做匯報(presentation)有感

中國人在外國公司做事, 最怕的就是在眾目睽睽之下做匯報(Presentation).

 

匯報有多種形式, 有正式的, 有隨便的; 有圓桌會議型的, 有站在台前麵對聽眾的, 還有純在電話裏進行的, 等等. 無論何種形式的匯報, 都對樹立一個人的職場形象至關重要, 是得到上司, 同事, 和客戶認可的重要(有時是唯一)的途徑. 而且, 很多決定都是在聽取匯報之後作出的, 好的匯報會大大增加你的說服力; 而要在大機構裏做出成效, 必須要不斷的說服別人, 因此匯報的成敗往往直接關係到你的業績. 而中國人在非母語環境裏做事, 語言上就先天不足, 加上我們從小的教育並不注重這個, 因此這讓很多在外國打拚的中國人感到頭痛.

 

N年前, 我進入了一個不論從哪個角度都排得上全球前十強的大機構做事. 當時我剛從一個很普通的州立大學畢業, 英文又是我的二外, 可想而知還不靈光, 進入這個公司完全是憑著實習期間的工作表現. 麵對周圍一群野心勃勃的名校畢業的美國人, 我心裏暗暗打鼓, 有點底氣不足, 但又不甘人後, 於是不動聲色的觀察他們, 了解他們的長處.

不久我發現, 他們真正做起事情來, 能力不一定比我強, 可是人家做匯報時那侃侃而談的勁頭, 確實顯得比我更有條理, 更自信, 更能說服人, 而且一看就是當領導的苗子. 相比之下我好象隻是個埋頭做事的人而已, 人家總說我好人 (Nice), 也很聰明 (Smart), 卻從沒人說過我有魄力 (Edgy). 在職場上, '好人'往往是'無用'的代名詞, '聰明的好人'頂多是一個理想的團隊合作者, 卻不一定是個好的領導. 我可不想人家有這樣的印象.

 

好了, 知道了差距就努力唄. 先從苦練英文開始, 口語筆頭雙管齊下, 直到大家都說在工作環境裏聽不出也看不出我是外國人. 同時, 我上了好幾堂專門教你如何做Presentation的培訓課, 練習語氣眼神, 身體動作, 如何構思, 如何做PPT, 等等. 我還特意對著錄音機說話, 練習提高自己的嗓門, 因為即使我覺得已經很大聲了, 人家還是覺得我的聲音太小. 公司平時大大小小的匯報是家常便飯, 練習的機會很多, 每次我都會精心準備, 連開場白, 結束語和中間的起承轉合都預先構思, 免得到時候張口結舌接不上來.

 

過了兩年, 我覺得該努力的地方已經努力了, 但從上司的評語來看, 我並沒有得到預先期望的認同: 能做事, 但不算頂拔尖的, 匯報技巧好象總是列在需要改進的項目之內. 與那些特別優秀的同事比起來, 我在英語方麵不存在什麽劣勢, 匯報的內容和觀點也不差什麽, 但效果不盡人意, 人家那揮灑自如的風度我總也學不來.

 

於是, 在一次重要的匯報之後, 我請教一位我非常佩服的經理:'您覺得我剛才的匯報做得怎麽樣?'

他客氣的說:'很不錯, 顯然你對討論的話題很熟悉, 看得出你知道你在說什麽.'

我還是不滿意, 懇切的問:'謝謝你. 不過, 您覺得有什麽可以改進的嗎? '

他想一想, 認真的說:'Talk less (少說話)'.

 

Talk Less?

 

此話雖然出乎意料, 細細思之卻意味深長. 一語驚醒夢中人, 我恍然大悟, 知道自己的毛病在哪裏了.

 

這就是: 矯枉過正.

 

越是不自信的人, 越是喋喋不休的說個沒完. 生怕人家不明白, 拚命的把腦子裏的東西全倒出來. 孰不知, 匯報的成果不在於你說了多少, 而在於對方聽進去多少. 忽視了這一點, 費多少功夫也白搭.

 

越是自信的人, 越是胸有成竹, 氣定神閑, 風格沉穩, 說話簡練而切中要害. 他們不需要說太多, 他們隻需要以最簡單明了的方式, 說該說的話, 這樣才讓人印象深刻.

 

怕自己現場沒詞了, 提前準備發言稿, 卻給人以背誦的感覺, 顯得緊張不自然, 旁人看了都替你覺得累. 如果是自己非常了解的內容, 何妨大略的列個提綱, 記下重要數據和事實, 到時候現場發揮, 視需求而定. 當然, 如果語言表達有困難則另當別論.

 

各人都有自己的一攤子事, 你覺得很重要的內容, 對方不一定覺得重要, 人家也不一定有這個必要了解你工作的每一點細節. 同領導匯報時尤其要注意, 因為你的整個世界在他那裏可能隻是地圖的一小角, 過分的, 不分場合對象的介紹細節, 會讓人覺得你看不到全局, 甚至有些瑣瑣碎碎婆婆媽媽的小家子氣, 缺乏領導才能是肯定的.

 

每個人都願意覺得自己聰明, 當他能聽明白你說的內容時, 就會饒有興趣, 積極參與, 你也能順水推舟的向對方推出自己的觀點, 得到期望的回應和支持. 一下子說太多細節, 尤其如果僅從自身視角來說, 不但於事無補, 反而讓對方感到迷惑. 一旦人家聽不懂你在說什麽, 對你的匯報自然就失去了興趣, 那你就成了自說自話, 人家不打哈欠算是客氣的. 我們這兒的氛圍比較直截了當, 常見的是對方輕敲一下桌子打斷你:'got it (明白了)', 潛台詞是:'move on (繼續)'. 其實他不一定真的明白, 而是沒興趣聽. 多被人這樣打斷幾次, 自然就亂了陣腳, 隻好草草收場了事.

 

我的印象中, 越是兩耳不聞窗外事的人, 說話往往越讓人不明白, 他還怪別人太笨. 也許別人真的不如他聰明, 但肚裏有貨倒不出來, 就隻能埋頭一個人做事了, 領導不了別人的.

 

越是見多識廣的有領導才能的人, 越能從聽眾能理解的角度來說話, 深入淺出才是真本事.

 

那麽, 與其沉浸在自己的世界裏單方麵說話, 不如開門見山的來個簡練的開場白, 然後根據對方想聽什麽, 以及你希望他事後記住什麽, 該詳細的詳細, 該簡略的就一帶而過, 不要囉裏囉唆的多費口舌.

 

每一個話題, 先不忙把所有細節都急急忙忙的如竹筒倒豆子般解釋, 先來個概括把觀點表明, 如果對方表示想了解更多, 再提供深入的信息. 我們這兒形容一個人對某個領域知之甚少, 常說這個人'can't answer 3 questions deep' (回答不了三個深入的問題), 這說明我們公司匯報的形式講究互動(其實大部分美國公司都這樣), 也從反麵說明, 如果能做到有問必答, 就顯得你懂得更多, 更有深度, 更自信, 也能讓聽眾產生興趣, 更有參與感.

 

就象中國畫講究要'留白'一樣, 做匯報時偶爾的停頓幾秒鍾也很重要, 這樣能給聽眾一個喘息的餘地, 讓他們有機會思考你剛剛說過的觀點, 甚至能有機會插話或者提問. 狂風暴雨般不停歇的說話, 往往會讓人應接不暇, 產生疲憊或者厭倦的反應, 自然匯報也不會成功.

 

我終於明白了為什麽人家做匯報時能夠揮灑自如, 侃侃而談, 那是因為他少說, 多看, 多留心聽眾的反應, 注意與聽眾互動, 因此他知道他說的東西人家樂意聽, 也在用心聽, 有什麽比這個更增加信心的呢? 自顧自的說話, 得不到對方的回應, 心裏自然不踏實, 因此越發不自信.

 

Talk Less(少說話), 這是我聽過的關於匯報的最佳建議, 因為Less is More (少即是多). 尤其後來當我有機會轉換角色, 坐在聽眾席上聽下屬做報告時, 對這句話更是深有體會.

 

在外麵做事, 與人溝通是免不了的, 因此做匯報是個不斷練習和改進的過程. 很多資深職業經理人都承認, 在他們整個職業生涯中都需要不斷練習這方麵的技巧.

 

盡管後來我的匯報能力有了很大提高, 也聽到過不少讚揚, 我至今仍然覺得這是我工作裏最具挑戰性的一部分. 有時候不注意還是會犯老毛病, 所以我時常提醒自己, 一旦發現對方注意力不集中, 就馬上改變策略, 避免喋喋不休的令人生厭. 不過這確實不是件很容易的事, 需要長期的練習和自律.

 

世上無難事, 隻怕有心人. 我相信匯報的能力一定是可以練出來的. 謹以這點粗淺的體會與大家分享吧, 共勉!

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後記:  這是一篇寫於2006年的舊作.

如果說"Less is More", 那我這篇文章就有些搬起石頭砸自己腳的嫌疑, 嗬嗬. 但這不是做匯報, 是給一個當時剛出來工作的妹妹分享體驗, 自然就知無不言, 言無不盡了. 過幾年後再讀, 雖然淺顯, 但道理並沒錯, 所以也就大膽發出來請大家指正.

[柳暗花明～]

讚一個，非常有啟發！

[清風蝶影]

好文！謝謝分享！