科學化時間活用法 zt

第四節  科學化時間活用法

你可能沒有米開朗基羅的藝術天分，或是莫劄特的音樂天賦；你可能也不像保羅·蓋蒂之類的富豪那般富有。但是有樣東西，你擁有的和別人一樣多，那就是時間。

你的一天，和莎士比亞或愛因斯坦的一天，同樣是24 小時。善用你的時間，莫蹉跎。因為這一分鍾過去了，就永遠過去，不再回頭。

如何善用你的時間呢？開始要先學習如何說：“不！”培養一種能力，禮貌地拒絕那些你沒有時間、缺乏天分，或沒有真正興趣的活動，這點非常重要。

每一個人都知道時間的重要性，但即使擁有充分的時間，卻無法將它有效運用，也是枉然。善於利用時間的人，常能在短時間內比別人完成較多的工作。

處在現今知識日新月異的信息時代，人們常因繁重的工作而緊張忙碌。

如果想調劑自己的生活，就必須學會善於利用時間。無論是在工作或學習方麵，若能以最短的時間，做更多的事，那麽剩下的時間就可以挪作他用了。

因此，善於利用時間，不僅可以完成許多事情，更能擁有輕鬆自在的生活。

我們也許會對於社會上那些著名的企業家、政治家感到懷疑：他們每天有那麽多事情要處理，卻還能將自己的時間安排得有條不紊；不但能看看自己喜歡的書籍，以休閑娛樂來調劑身心，並且還有時間每年帶著全家出國旅行好幾次。難道他們一天不是24 小時嗎？正確答案是：他們比別人更善於利用時間。

其實他們也並不是有什麽特別好的方法，和旁人不同的隻是——他們非常重視時間，並將之有效運用。換句話說，他們不認為時間是“量”，而認為它是“質”。在現今競爭激烈、分秒必爭的有限時間內，“質”的充實是非常重要的，這是他們有效使用時間的不二法則。

那麽，如何有效利用時間呢？安東尼·羅賓提出了一些科學化時間活用法，以供大家參考。

一  起床時間的使用方法

（一）利用音樂提高一天的效率

“一日之計在於晨”，早晨起床時心情如何，對一整天的工作效率有很大的影響。但是有不少人即使鬧鍾響了，卻還賴在床上，早晨對這些人而言實在是頭痛的時間。

倘若在前一天睡前，先將自己喜歡的音樂錄音帶放入錄音機中，再安置好定時開關，起床時間一到，音樂自然傳出來。

如此一來，仿佛在睡夢中聽到輕快的音樂，自然醒來之後，心情也會隨之愉快起來。

錄音機具有各種功能，連音響都是高性能的。買一台放在寢室內，選擇一些自己喜歡的音樂來聽，其實是非常簡單的。

對於不喜歡鬧鍾鈴聲的人，或者即使在床頭擺了好幾個鬧鍾卻仍然叫不醒的人，不妨試試這個方法。喜歡古典音樂的人如果一大早從帕瓦羅蒂的《四季》中醒來，想必今天的心情一定會很好，工作效率也不錯吧！這個方法也可以當作是一種睡眠學習法，例如學習外國語言的人，可以選擇外語課程錄音帶，又兼具了學習的功效。

（二）起床前先想好今天應做的事

從醒來之後，開始起床、洗臉、吃早餐、到出門上班為止，這是一天之中最忙碌的時間。

再加上無法提早起床，這段時間是很難悠閑度過的。

首先將上班前的這段時間分為兩部分：一部分是從醒來到起床，一部分是從起床到出門為止。

這樣分法是為了在每一個時段內，安排不同的使用目的。

先是從醒來到起床的這段時間，醒來之後不必立刻起床。躺在床上，將一天的工作先做好安排，或者思考一些疑難問題的處理方法。等到將所想的事情都整理妥善之後，再起床。

換句話說，一天內要做的事情在床上已經都做好了安排。

這個方法有以下的幾個優點：第一、在寢室中沒有任何妨礙思考的聲音或事物，可以安靜地思考問題。

而且這時在寢室中隻有自己一人，不會受到幹擾。

第二、躺在床上這個姿勢使人非常舒適，很容易就想出好點子。工作上如果發生什麽行不通的地方，利用早上這段時間，很容易找到解決的對策。

但是，有一種人如果醒了不立刻起床，躺在床上問題還沒有想出答案，瞌睡蟲卻又跑出來了。這種人最好不要讓自己賴在床上。

第三、利用早晨的“雜用時間”與小孩溝通。

從起床到出門的這段時間稱為“雜用時間”。

這個時段要做的事包括洗臉、換衣服、吃早餐。上班族大多必須花很長的時間來通車，出門前這段時間不夠用時，往往隻好犧牲早餐。

懂得善用時間的人不應隻將這個時段用來處理雜事，還應用來和小孩共處、溝通。當然無法刻意地挪出時間，隻是和小孩一起刷牙、或吃飯，聽聽孩子說話，就足以建立親子之間的感情了。

一起刷牙、換衣服，還可以談談天，實在是節省時間的好方法。

如果你每天都必須加班，回到家已經是深夜，孩子們都已睡了，找不到談話的機會，你不妨找一個適當的時間，從辦公室撥電話回家，利用電話和孩子長談一番。

電話也是一個溝通效果很好的工具。對於忙碌的上班族而言，很難得有時間來陪陪小孩，可以試著活用早上的“雜用時間”，或者在夜間使用電話作戰。

二  攜帶物品的管理方法

（一）將攜帶物品放進一個袋子內，統一管理

為了合理地使用時間，最好能將所要攜帶的物品，放置在最容易取得到的地方。

經常看到很多人喜歡提著很多個皮包或紙袋，不僅提起來不方便，而且很容易放了就忘記帶走。有好幾個袋子在找東西時也非常麻煩。

一般人每天必帶的東西包括工作用的文件、筆記、小錢包、地圖、眼鏡、雨傘、備忘錄等等。

除此之外還有很多，因時因地不同，尤其以出外旅行時所攜的東西最多。

無論所攜東西的多寡，最好都隻裝在一個袋子內，而不要同時提好幾個袋子，費時又費事。

將所有東西都裝在一隻袋子內，如果發生緊急情況時，攜帶會非常方便。

例如突然被派遣到外地或國外出差時，袋子一提，就可以出發了，一定不會有手忙腳亂的情形發生。而且，隻提這個袋子，不用再帶別的東西，就不可能半路掉了東西。

（二）步行到車站有益健康

因為現在交通太方便，很多人往往一走出家門，伸手就要招計程車，連多走一步路都不願意。其實步行是最有益健康的運動，效果甚至比慢跑或打球更好。

雖然說運動應該到公園散步，作體操，但是對上班族而言，花這樣的時間活動太奢侈了，在這段時間內所做到的單單隻有運動而已。

以步行的方式上班則不同了，不但能達到上班的目的，還兼具運動的效果。實在是節省時間的好方法。如果你住的地方距離辦公室非常遠，至少每天也要花十分鍾走到車站。

太花時間的運動，例如高爾夫球之類，對上班族而言實在是抽不出時間來參與。為了健康著想，與其每周、或每月特意花一、兩小時來做激烈運動，不如每天早上步行十分鍾。

（三）提早一個小時出門，有效運用通車時間

大多數的上班族每天早上都必須花費一段不算短的通車時間。如果家住得較遠，或者遇到路上塞車，往往一個多小時必須擠在公車裏。這一個多小時如果用來看書或看報，不知可以吸收多少知識呢！因此最好避開高峰時間，搭乘一輛比較空的車子。

如果有座位的話，可以看報紙、或讀書，雖然同樣是花一個小時的通車時間，但是所獲得的效果卻大不相同。

一般高峰時間大多在8 點到9 點，7 點以前的車子就比較空了。提早一個小時出門，就可以得到一個小時的時間，而一年累積下來，這個差別就相當可觀了。

（四）多花一點通車時間，選擇換車較少的行程

當我們計劃外出，而前往目的地的路程不隻一種時，通常我們會選擇所花時間最短的行程。

但是上班通車時就不一定是最短時間的行程最好了。多繞一點路，如果能夠更有效利用車內的時間，收獲會更多。

例如，前一站是公車的起站，如果在起站上車的話，一定會有位子坐。

你不妨試著往回走，到前一站去搭車，雖然多花了一點時間，但是效果卻不差。

如果必須換車的話，盡量選擇換車少的行程；換車次數太多時，讀書常常遭到打斷，效果也會大打折扣。

（五）在車內準備一張厚紙板來書寫

如果是提公事箱上班的人，坐在公車上無論看書、或寫點字都非常方便。

但是如果是使用手提包的人，想要將它放在膝蓋上寫字就非常不方便了，所以最好隨身帶一張厚紙板，必要時可以墊著寫字。

厚紙板質地堅硬，大小適中，墊在筆記薄上非常好用。如果在車上突然想到什麽值得記錄下來的點子，立刻可以拿出來寫，非常方便。

除了厚紙板和筆記簿之外，袋子內還要隨時放置一支筆，否則也無法將臨時想到的東西記錄下來。

上班族難免會遇到演講、開會等必須準備講稿或報告的機會，但是實在很難抽出時間來執筆，以下介紹一種利用通車時間整理講稿的方法。

第一、在汽車中如果有座位的話，就可以拿筆記出來整理。

在汽車中沒有人和你交談，也沒有電話的幹擾，是最適合思考和整理的時間。

第二、在汽車中寫東西時，即使是想到非常片麵的，或者不完整的，也要將它記錄下來；事後再加以修改、削減、或整理，就可以變成一篇好文章了。

如果一開始就想要完整地寫好一篇文章，最後一定很難再繼續下去。

第三、一邊走也可以一邊作文章，當然不可能邊走邊寫，而是要用錄音機錄下來。

例如每天早上從家裏走到車站，左手拿著皮包，右手拿著小型錄音機，想到的文章就可以立刻錄進去。

現在的電器不僅價格便宜，功能也非常精良，錄音、停止、倒轉、重錄隻要用拇指輕輕一按就可以了。

到了辦公室之後，再將錄音帶交給秘書，請他幫忙用文字處理機、或打字機打印出來。

結束一天的工作，坐在回家的公車上時，再將它過目一次，需要修改的地方再訂正一下。

這個方法並不限於在上班的途中，出差時坐在汽車或飛機上也可以說是一個節省時間的好辦法。

（六）養成在通車時間看備忘錄的習慣

在一天的早晨將當天的行程確定出來後，這一天才能過得充實而有收獲。

確定好開會、約會的時間，安排工作的順序，考慮好應指示部下的工作，如此一天的業務才能順利進行。這些工作都可以利用通車時間。

在公車上將備忘錄的日程表過目一遍。如果是早上，就安排一天的日程；如果是晚上，就檢討一下當天未完成的工作，作為第二天工作的參考。

雖然每天隻花5 分鍾的時間，但是對工作效率的影響卻非常大。

（七）在車內讀書時，先裝好鬧鍾

坐在公車內，如果太過專心看書的話，很容易就坐過頭了。但是如果老是在意著下車時間的話，又無法集中注意力來看書。

所以不論是在車上讀書、看資料、或寫稿，先將手表的鬧鍾調到下車前一點點的時間。

如此一來，搭車的短短10 分、20 分之內也可以安心地讀書，而且如果太疲倦的話也可以安心地睡一下。

除此之外手表還有許多的功用，當然你必須先擁有一個多功能的手表，例如具有簡單計算的功能。

對於上班族而言，實在有必要買一個實用性的手表。

一般女性戴手表都喜歡將數字盤戴在手腕的內側，不但在車內看書時可以用餘光瞄一眼；在與人商量事情時，也可趁對方不留意之際，偷偷看一下時間。

三  工作的安排方法

（一）講求效率，也兼顧人情味

有人誤解效率的真諦，以為講求效率就是廢話少說、公事公辦，毫無人情味可言。和這種人打交道根本談不上意見交流，充其量隻是交換信息而已。

喜好此道的人頗以“專業作風”自詡。在他們心目中，關心別人的子女或是休閑度假，是白白浪費生命。

其實，這麽做非常不符合時間的經濟原則。少談私事或許真能節省更多時間辦正事，但可能留下一種印象：你是個不值得共事的朋友。

對事可講效率，對人可不可講效率呢？有個年輕人，一度對追求效率十分著迷，每天的行程都安排得相當緊湊。

到後來，日程表居然已細分到以分鍾為單位。記得有那麽一天，諸事順利，他依計劃洗車、借書..但到了“與女友分手”這一項，事先的計劃完全被打破。

原本他隻安排了10 至15 分鍾打電話，向女友解釋一切。沒想到，解釋了一個半小時，還難以收場，因為女友實在無法接受這突如其來的打擊。此事證明，對人不可講效率，對事才可如此，對人講效率要看某一行為是否有效。

（二）避免無謂的電話捉迷藏

但願別人在電話“捉迷藏”上浪費一分鍾，你就能收入一分鍾，那麽不出一年，你就能像英國女王一樣富可敵國。有太多時候，你打電話找某人，可是對方卻：

·不在辦公室裏

·正在開會

·正在上洗手間

·走開了不在位子上這就是電話捉迷藏。

這種事在所難免，因為人不可能拴在辦公桌前分秒不離。但是有兩個最起碼的原則，可以避免這種一而再、再而三的追蹤遊戲。

一、如果是對方的助理、秘書（或家人、室友）接的電話，務必打聽何時可以聯絡到此人。

二、留話時別忘了請對方在某個時刻或某個期間回話，如果暫時聯絡不到你，也告訴接電話的人一聲。

（三）效率也具有感染性

有效運用時間必須靠群策群力。

就算是為時間而競爭，也需要群體的合作。就以時間競爭最顯著的例子——賽跑來說。

在跑道上，為突出領先群雄的選手，必須有某種形式的團體合作加以配合。首先，有人必須在起跑之後就一馬當先，這算得上是一種難得的犧牲，因為除了短跑，在其它賽跑項目中一馬當先的，通常都不會第一個抵達終點。

比賽期間，又需要有人亦步亦趨的跟著最後奪標的選手，使他不敢稍有懈怠。

到最後衝刺階段，更需要有人給他威脅，激發他更深層的潛能與意誌，奮力向前，最終贏得冠軍。

即使是世界級的選手，如果沒有勢均力敵的競爭者在場，也跑不出傑出的成績。

運動場上的狀態，也可應用在日常辦公室中的運作中。有些公司一開始步調就放得很慢，不論是由上而下，還是由下而上造成的，在此種環境中，怎能有效率可言？相比之下，有些公司卻一味追求效率，毫不鬆懈，不論是否麵臨特殊狀況，永遠處在備戰狀態中。

假如現在請秘書過來，交給她一堆文件複印，她卻看到身為主管的你斜倚著椅背，雙腿搭在辦公桌上，手裏還把玩著魔術方塊。想想看，她免不了也是把文件往桌上一堆，就徑自喝起咖啡，然後先打幾個私人電話再說。

她為什麽要認真努力呢？老板都如此散漫，秘書何必拚命呢？部屬當然是追隨上司的作風。

但是，如果秘書走進來，發現你已經在擬下一個指示，自然就不敢怠慢。

因為她知道還有更多工作要處理，容不得拖延。想當然就會采取不同的態度，說不定會立刻快步奔向複印室。

當然，這其中帶有爭口氣的成份，不過那是同心協力的“爭”，彼此目標是一致的。等過完一整天，你可以對著已完成的工作，誠實地對秘書說：“今天我們的表現都不錯。”這樣的結果，是她激勵你更積極，而你激發她更有效率。

這種相互影響的狀況隨時發生在生活的各個層麵當中，無怪乎打哈欠或是蹺腳都具有傳染性。或有意或無意，人都有模仿與善變的心性，時時度量著、附和著同伴的步調與節拍。

（四）作決定寧可慢，不可輕率

遲緩的決定總比草率的決定更恰當；不作決定比作錯誤的決定要好得多。可惜大多數人寧可求快不要慢，寧可犯錯也不願有所保留。

如果發覺這其中有衝突矛盾之處，那就對了。在這追求速度的時代，人人都是速度至上、效率第一。想要迅速有效地作決定，結果很可能適得其反。

凡是可以緩一緩的決定，就該緩一緩；人必須極力抑製自己的衝動、草率。

可惜許多人辦不到，或因為缺乏耐心、等不及，或由於其他原因，總之是要求立見分曉，於是我們被迫作出匆匆的決定，被迫不假思索地回答對方草率提出的問題。如此行事十分危險。

安東尼·羅賓指出，延緩決策過程的訣竅在於，要相信不作決定或不能作決定，其實並不會帶來不良的後果。

美國醫生或處理預約掛號的美國護理人員，最擅於此道。你急著找醫生時，打電話去，結果如何？你根本不會直接找到醫生，一定是護士先來接聽，問個相關的問題，然後告訴你最快也要兩周後才能輪到你就診。

她會問：“要上午來還是下午？”很平靜的又把決定權推回給你。

說穿了，護士所問的是：你是否寧可討人厭煩非立刻來看醫生不可？還是可以等上兩星期，到時候病痛可能早已不治而愈？醫生都知道，病人大部分的不舒服都還不到必須立即處理的地步，所以也最懂得拖到更多症狀時再作決定。

這個辦法太棒了。醫生可借此依自己的步調來處理問題，不必受製於病人。這個原則在十之八九的情況下都適用。

商場上也有同樣的例子。曾擔任《時代》周刊主編八年的卡夫說過，每周部屬所提出來的問題，有半數他都任其懸而不決。但這並不表示他優柔寡斷，主編的工作絕對是“決策密集”的。他每天要麵對不下數十個疑難雜症，這可不是該先給誰打電話、該給哪些人回話、或到哪裏午餐之類芝麻綠豆的小事；他每一個決定都會影響到一群遍布世界各地的一流人才。

一旦他決定要報導某個主題，就會引起一大群記者、編輯、撰稿人員及攝影記者一連串的動作，同時也會引發一係列其它的決定。在主題決定後，他還得決定由誰執筆，篇幅多長，要配合哪些照片及由誰來拍攝。雜誌中的每一頁都有許多細節要處理，每周六的截稿時間又一分一秒地逼近。辦公室人來人往，都是拿問題來請示他的。

最後，為了維持判斷力，為了不受雜事幹擾，也為了控製預算，他幹脆順其自然，不作決定。以目前世界情勢與新聞事件瞬息萬變的狀況，不出所料，這些所謂迫在眉睫的問題多半會自然而然地消失，要不就換個方式又出現。且不論是哪一種結果，當初若下了決定，此刻也已失去意義。

卡夫舉例說明：“如果有人極力推薦某個題材，但是我沒有把握，就先擱一邊涼一涼，寧願晚一天再著手，也比指派某人去做以後才發現錯誤，又必須重來要好得多。”

（五）洞悉對方的“陽謀”

第二個延緩決定的訣竅是：好好了解為什麽對方老是逼著你快快下判斷。

這方麵最典型的例子就是倍受業績壓力的業務人員。在一月或一季結束之前，業務人員的業績總是最好，因為他們總會運用各種策略逼迫客戶快些點頭，包括降價、給予各種優惠或來個清倉大拍賣。

通常在這種情況下，顧客反而更要猶豫不決，逼得業務人員不得不作更多讓步，才算精明。

當有人逼著我們當機立斷時，我們會感受到那種壓力。但有時候對方手法高明，絲毫不露痕跡，就很難察覺其動機。

IMG（美國國際顧問管理公司）總裁麥考梅克手下就有這麽一位主管，無論是對外作公關或與新聞界打交道，絕對是一把好手。他最有興趣的就是安排麥考梅克上電視或接受報紙專訪，打打知名度。

可惜麥考梅克素來不喜接受訪問，也沒有太多時間耗在這上麵。這位主管卻不斷催著麥考梅克把一項項訪問排入日程表，有時甚至幾個月前就要排定。麥考梅克不願那麽早就被時間綁得緊緊的，可是這位主管總說，這是為公司、為客戶好，說起來仿佛他幫了公司大忙。

過了好一段時間麥考梅克才發現，其實是麥考梅克在幫他。不斷安排麥考梅克曝光可使他在新聞界麵前顯得很有辦法。麥考梅克決定得愈快就愈顯得他有能耐。換言之，他犧牲麥考梅克的時間來爭取個人在新聞界的地位。

一旦覺悟到這一點，以後再要延後或拒絕訪問時，麥考梅克心中就不再覺得歉疚。

近年來，又出現第三種因素，迫使決策的速度必須加快，那就是高科技。

文字處理機使各種文件充斥，造成一種信息相當充分的錯覺。

傳真機使得再細微末節的事，也顯得十分緊急。

快遞服務也使人不得不立即反應，當機立斷。

華盛頓在英法北美殖民地戰爭期間，與手下將領有過一段快速反應的曆史。

當西部邊境發生拓荒者集體被殺的慘案時，消息往往要數周或數月才傳到華盛頓耳中。華盛頓接到通報後必然萬分震怒，氣得拍桌子，並且要求立即還以顏色。他火速發出命令，要求立即增兵，往西部支援。

但是以1780 年的通迅技術與交通工具，軍令移動的速度如同牛步。待人員集合好、裝備好、訓練完畢，已是數月後的事了。那時華盛頓的氣已消，原來十萬火急的事也不那麽急。國家有限的資源應運用在更有價值的用途上。

這一切不禁令人懷疑，新式的辦公室科技，是否正驅使我們對於應該三思而行的決定，反而草率從事。

（六）上班前將一天的工作安排好可提高效率

舉個例子來說，如果比別人早一個小時起床，早一個小時出門，到了上班時間為止，你就能悠悠哉哉地多看了五、六張報紙了。如此一來，你就能比別人先獲得最新情報，對工作幫助頗多。

而且早一點出門上班，可以有更充裕的時間來安排一天的行程。

無論是什麽工作，如果沒有適當的安排，一定無法獲得太好的結果。因此早上早一點出門，就會有一段空出來的時間，可以用來安排工作，使工作進行更順利。

安排工作雖然很花時間，但是會提高效率，結果所花的時間反而更短。

（七）詳細列下該做的工作，並決定工作順序

在安排工作時，不必安排得太詳細，如此可使工作具有某種程度的彈性，進行起來比較順利。

有的人習慣將工作時間安排得很緊湊，一件事接著一件事。看起來似乎很合理，實際上卻是非常沒有效率的方法，因為這種作法會讓人覺得束手束腳的。如果工作未完成時時間就到了，勢必要將工作中斷；如果提早將工作做完了，就隻好幹瞪著辦公桌了。

以下介紹一種安排工作的方法。

首先將一天應做的工作全部寫在筆記簿上，如果前一天有未完成的工作，當然也要加上去。寫完之後，再從頭到尾仔細看一次，並決定出工作順序。

但是排定的工作並不是一成不變的，一邊做的時候可以一邊修改。

例如，假設中午有一個約會，不一定要先吃過飯再去碰麵，可以和對方相約一起吃飯，邊吃邊談事情。

這樣就可以同時做兩件事，多出來的時間可以用來做別的事情。

（八）將工作分類

所有的工作應先分類為“隻有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。

在安排工作的先後順序時，一定要緊緊記住這個原則：隻有自己能勝任的工作委托給他人，或者可以交付他人的工作由自己親手來做，都是一種損失，工作效率也會因此而無法提高。

如果是主管級的人可能會擁有私人秘書，幫助整理一些非常繁瑣的工作，也就能更有效地運用時間。但是一般職員請不起秘書，隻好將工作委托給部下、同事，或家人來代勞。

剪報、整理檔案之類的工作連小孩子都會做，盡可能交給別人，自己應該做更重要的工作。

（九）事前的熱身工作最好能與工作本身有關

為了使一天的工作能順利地進行，無論如何一定要先做好事前的熱身工作。

有的人喜歡在工作前先看一遍當天的報紙，這也算是一種熱身工作。

但是，倘若事前的熱身工作與工作之間有著密不可分的關係，往往會對工作有幫助。在有限的時間之內，為了使工作的進行更有效率，最好是盡可能早一點進入工作狀況。

例如，一大疊非讀不可的會議記錄擺在眼前時，不妨先看一遍目錄。

如此一來，在實際開始閱讀正文時，效率一定會大大地提高。

如果該做的工作太多，不知從何下手才好時，先將工作逐條列於紙上，然後再來仔細挑選。

（十）需要對方盡快回應的工作最先處理

每天早上，開始上班的第一件工作最好是先整理需要對方回應的事，早一點聯絡以防對方回應太遲。

早上聯絡的事情，往往到中午才有回應；倘若中午才聯絡的事情，恐怕要拖到第二天才有回應了。雖然隻差二、三小時，往往卻遲了一整天。

為了防範這個損失，聯絡工作就變成一天之中最重要的事項了。

另一件事情是指示要委托部下的工作。

如果忘了指示就開始自己的工作，等到察覺時再說，部下一定會認為這是不重要，而且不急的工作。為了避免因此而造成太大的損失，上班之後應該立刻進行指示工作。

先決定好哪些工作是要委托別人的，然後再來安排自己的工作的先後順序，有效而靈活地運用時間。

（十一）事情委托他人時應說明做法及意圖

舊式的管理方法注重權威，上司在對部下發號施令的時候往往隻說：“你去做××吧！”省略了前後的說明。這種做法很難傳達命令的意圖，因此很容易出錯，產生令人不滿意的結果。在委托別人幫忙時，一定要將做法和意圖說明清楚。

例如，請秘書代為購買飛機票時，不要說：“請買某月某日某時到紐約的機票。”最好改說：“我想要在某月某日某時某分抵達紐約某飯店，請你幫我買一張機票。”前者說法萬一那一班機客滿，秘書買不到機票，也隻好無功而退了。但是後者將意圖表達得非常清楚，即使沒有最恰當的班機，他也可以非常有彈性地購買前一班機的機票。如此將目的和意圖說明清楚，可以減少失誤，並且增加效率。

（十二）若希望盡早獲得工作報告應事先說明

現在不隻是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。

如果將工作交代清楚之後，就靜待結果的人，始終是等不到部屬的工作報告，開始加以催促之後，所得到的答案竟是“我還沒開始呢！”或者是“我以為這件事不急。”雖然延遲報告是不對的，但是指示者也有不當之處。

為了防止這種“失誤”再度發生，盡早知道工作結果，在交待工作時應先說明清楚，如此一來，部下也非常希望將工作早一點結束，可以向上司報告工作結果，就不用再苦苦地焦急等待了。

隻差短短的一兩句話，就可以節省時間，提高工作效率。

精疲力竭的時候是難以妥善處理事情的。

約會則安排在下午比較恰當。

通常與人約會要比在辦公桌上辦公少花一點頭腦，不太容易疲倦。

看過的信件就登記在人事資料之中，例如收到搬家、更換地址、結婚、生日、死亡通知等，告知各種變化的信件時，都應轉記於人事資料之中。

這些信件雖然看過了，但不應立即丟棄，最好能放在一個固定的地方，保存一定的期限之後再丟棄。

如果立刻將原始資料丟棄，一旦發生事實誤差或轉讓錯誤時，想要確認就非常困難了。

整理信件無論是在家裏、或在辦公室，腳邊最好先放一個廢紙簍，不要的東西隨手就丟，可以省去再檢查一次的時間。

四  敢於說“不”

若要集中精力於緊急的要務，就得排除次要事務的牽絆，此時需要有說“不”的勇氣。

有位夫人曾被選為社區活動的主席，可是既放不下許多更重要的事，又不好意思拒絕，隻好勉為其難地接受。後來她請一位好友接下這個擔子，對方卻委婉拒絕了。這位夫人大失所望地說：“但願我也能拒絕。”這並不是說社區活動或社會服務不重要，而是人各有誌，各有優先事務。

必要時，應該不卑不亢的拒絕別人，在急迫與重要之間取舍。

麥考梅克任職大學時，曾聘用了一位極有才華又獨立自主的撰稿員。有一天，麥考梅克有件急事想拜托他。

他說：“你要我做什麽都可以，不過請先了解目前的狀況。”他指著牆壁上的工作計劃表，顯示超過20 個計劃正在進行，這都是早已安排下來的。

然後他說：“這件急事至少占去幾天時間，你希望我放下或取消哪個計劃來空出時間？”他的工作效率一流，這也是為什麽一有急事麥考梅克就會找上他的原因。但麥考梅克無法要求他放下手邊的工作，因為比較起來，正在進行的計劃更為重要，麥考梅克隻有另請高明了。

麥考梅克訓練課程十分強調分辨輕重緩急以及按部就班行事。他常問受訓人員，你的缺點究竟在於以下三種情況中的哪一種：

（一）無法辨別事情重要與否；

（二）無力或不願有條不紊地行事；

（三）缺乏堅持以上原則的自製力。

答案多半是缺乏自製力。事實上，卻不是這樣，而是“確立目標”的功夫還不到家，而且不能由衷接受“事有輕重緩急”的觀念，自然就容易半途而廢。

這種人十分普遍，他們能夠掌握重點，也有足夠的自製力，卻不是以原則為生活重心，又缺乏個人使命宣言。由於欠缺適當的指引，他們不知究竟所為何來。

五  就寢時間的使用方法

（一）不可剝奪睡眠時間

經常聽人誇口說：“我可以通宵熬夜，一、兩天不睡也無所謂。”這句話令人感到懷疑，當然不是懷疑能不能通宵熬夜的問題，值得懷疑的是他真的“無所謂”嗎？通宵熬夜是很多人都有過的經驗，但是，到底有多少人第二天還能用相同的精力來工作呢？結果必然是效率一落千丈。

中學生在準備聯考時，常常會減少睡眠時間，結果讀書效率反而降低；因為一直沒睡好，大腦昏昏沉沉，平常隻需要四個小時就可以全部做完的數學習題，變成得花六個小時了。原以為可以節省睡眠時間，沒想到卻反而浪費了第二天的時間。

長距離賽跑，尤其是馬拉鬆跑，最重要的是速度的分配。如果想要在希望的時間跑完全程，不可以靠一時的衝動跑得太快，必須控製自己，守著一定的規律，按部就班地向前跑。

對於我們每天持續不斷的工作或學習，很少會在短程內就看得見目標，重要的是要依照自己的速度，循序漸進地努力。如果跑得太快，損害了健康反而會使速度降低。

所以，即使工作再忙碌，也不能任意剝奪睡眠時間。以長遠的眼光來看，這是最具效率的好方法。

（二）將心事用筆寫出來

夜晚睡覺的時候，將電燈關掉之後，各式各樣的想法會一一浮現在腦海中。如果這是在白天就已經察覺的事情的話，反複浮現在腦海中，就會使人難以成眠。

例如，想到白天被上司斥責的事情，想到明天必須安排一項會議，突然間著急、不安都會蜂擁而來。這樣的經驗每一個人都曾有過。

一旦這樣的念頭占據了心頭，想揮都揮不走了。

這時最好試著將問題理出一個頭緒。

到底煩惱在哪裏？例如，白天受到上司斥責的話，究竟錯在哪裏？如果為明天的會議感到不安的話，其原因何在？將問題或理由簡單羅列出來，即使當場無法想出具體的解決方法，至少也使問題客觀化了，會比較放心些，然後將解決方案交由意識去思考就可以了。如果這個時候能發現具體的方法，當然是最好的。

但是，這個方法發現了之後，最好立刻寫下來。寫下除了備忘之外，同時也是叫自己不要再去想它了。將處理方法記錄下來，如果安心感由此產生的話，就不要再胡思亂想，而擾亂了睡眠。最好能一覺到天亮，醒來之後以全副精神去麵對一天的工作。

不隻是掛心的事情突然想出好方法之後，要立刻提筆記錄下來，想到別的事情時也應該記錄，所以身旁最好擺著備忘用具。

就寢前的狀態是最適合思考的。但是為了不影響睡眠，在忘記之前先記錄下來，記錄了之後就立刻將它拋到腦後，安心地休息。這是最有效率的方法。

（三）利用睡眠學習機來學習

一般人總認為學習外語就是要上外語補習班，或者用心製造單字卡；其實這些方法隻會讓人覺得枯燥乏味，不但引不起興趣，反而會對學習產生不良作用。

“工作太忙，沒有時間去英語教室上課。”“每天下班回家都累得動彈不得，哪有力氣再去看教科書！”許多人在開始學習語言之前都因為這兩個原因駐足，總之，光有學習的意誌是不夠的。學習語言的最好方法就是躺在床上學。利用睡眠學習機，在就寢前聽聽音樂或語言的錄音帶。

雖然上下班時間、或休假日也經常聽，但是學習量還是不夠，所以睡覺時也應持續這種聽力的練習。

睡眠學習機是在空中自修的人非常強而有力的“秘密武器”，而且可以輕鬆愉快地學習。學習語言最重要的是每天累積的功夫，因此輕鬆愉快、持續不斷的學習過程就更加不容忽視了。而且，即使身體和眼睛再疲倦，也不會妨礙聽力的學習。當一件事做得太久，想變換一下情緒時，也可以拿錄音帶來聽聽。如此一來，可以一邊休息一邊學習，時間的利用更有效率了。

六  選人煙稀少的路走

這句話是斯科特·派克的書名，摘錄自羅伯特·弗羅斯特於1916 年出版的詩《無人之徑》。

樹林中有兩條岔路，我選擇人煙稀少的那一條路走，因此有了全然不同的境遇。

安東尼·羅賓認為，有時候從高速公路下來，改走旁邊的道路，或許會有全然不同的感受，這個道理也適用於其它的情況。走旁邊的路也許要花費較長的時間，才能到達目的地，但是你會發現在高速公路上從來都不會發現的東西。你可以在晚上、周末或假日從事這種意外之旅，這都是漫遊的最好時機；也可以在工作日中做意外之旅，這些路可能會帶你到圖書館看看好玩的書、去高爾夫球場——前提是，高爾夫球不是你的日常活動。你要做的是異於平常所做的事情，避免你生活中的陳詞濫調，試試新鮮的東西：新的工作方式、不同的廣播電台、不一樣的早餐。偶爾打破你的舊習，嚐試新的衣著風格、不同的嗜好或度假地點。

走人煙稀少的路可以當成是在緊張忙碌的事件之後，自我獎賞的報酬，或是在重要事件之前的放鬆方式。

曾經連續贏得六次足球大賽的喬治亞工學院的名教練博比·多德相當了解這個技巧的潛力。當其它球隊的教練每天兩次嚴格訓練他們的隊員，使隊員受傷、疲倦時，博比·多德的球隊也一樣做訓練和練習，但是他們有放鬆的時間，他們輕鬆地玩橄欖球，享受在新奧爾良、傑森維爾、邁阿密的球場玩球的樂趣。這種想法管用嗎？當然，他們贏得了六連冠。

漫長的人生道路要能產生一些奇妙的意外。海耶克華在成為美國加州參議員之前，已經是世界聞名的學者、大學校長、作家；他的著作《思想與行動的語言》銷售數萬本，並且已印製了許多的版本。有人問當時80 多歲的參議員，他希望別人如何紀念他，他作了下麵精彩的回答：“我希望他們說：‘他的確沒有白走一遭。’我的興趣廣泛，我對政治有興趣，我對語言學有興趣，我對學術生涯有興趣，我曾經非常喜歡心理學..我拿到了人類學和爵士音樂史的文憑，我學過潛水。這個未知的世界持續不斷地激勵著我。

“我認為人們說：‘我是製造工具者’、‘我是牙醫’、‘我是教授’就是詛咒自己提早入土。當他們要你退休的時候，你再也不是工具製造者、牙醫、教授了，此時除了死亡還有什麽可做的？如果這是你看待自己的態度，你真的是詛咒自己死亡。

“以我來說，我不知道我是什麽..我不知道下一步會發生什麽事情，但是我想要在死之前經曆許多的事情。生命非常非常的短暫，所以你一定要好好活著。你問我希望曆史學家在死後怎麽形容我，我希望他們說：‘嗯，他沒有白走一遭。’”

七  在長假中盡情玩樂

有許多人每天為了工作而疲於奔命，即使有一段長期的休假，仍然想利用這個機會來整理未完成的工作，或者再著手於遲遲沒有進展的研究。

有這樣的想法，其實也不能算是錯誤；但是卻不是最正確而有效的使用休閑時間的方法。

休假是為了要使自己離開原來的工作，讓疲憊的身心獲得放鬆的機會。

因此，與其關在家裏繼續工作或讀書，不如去旅行，過一個積極而快樂的休假。

上班族的生活往往在不知不覺間已經積壓了過去的壓力，如果再不找一個適當的發泄機會，很快就會像一個吹得太大的氣球，隨時都有可能會爆炸。

而且，即使絲毫沒有感覺壓力的存在，休假日繼續工作或研究的話，效率也往往無法提高，休假之後更不可能會拿出最好的精神來工作。因此，休假時盡量放鬆自己，使身心都能獲得恢複，休假後則必須更努力地工作。

若你是個怎樣也無法放下工作和學習來玩樂的人，不妨利用休假的第一天來做整理的工作，然後再愉快地度過其餘的休假日。

總之，好好利用長期休假，盡情玩樂，舒展身心，也可提高工作效率。