會展信息管理

第三節 本章實訓

　　通過本章的學習，讀者對會展現場信息管理的了解主要有以下幾個方麵：

（1）會展現場信息管理的意義；（2）會展現場信息管理的主要對象與方式；（3）會展現場信息管理係統的主要流程；（4）現場觀眾信息管理的主要內容與方式；（5）現場展商信息管理的主要內容與方式。

4.3.1 現場信息係統實訓

1）案例分析：中國電信為中博會提供的信息服務實訓目標：通過案例討論與分析，了解會展活動現場信息化管理的現狀。

“案例4—2”

中國電信已經被第三屆中國國際中小企業博覽會暨中意中小企業博覽會（以下簡稱“中博會”）組委會指定為綜合信息服務提供商。由於本次中博會在廣州舉行，中博會將委托中國電信全力服務好大會。作為指定大會的綜合信息服務商，中國電信將充分發揮自身的技術力量和服務優勢，盡力打造一個獨具特色的信息化“中博會”，本次中博會，中國電信從三個方麵為本次中博會提供全麵的信息化服務。

（1）作為指定綜合信息服務商，中國電信全力保障展會現場的信息暢通在展會現場，中國電信將在不同位置提供LED大屏幕、等離子電視牆，提供現場視頻展示服務；為大會印製服務卡，向展商派發，為展會提供網上信息服務；通過企業號簿業務，為中博會提供號碼百事通會展服務，撥打114即可查詢展商信息、預訂票務等；此外，中國電信設立在會場的綜合信息服務點，將為展會提供全程免費服務工程師，進行現場設備維護和企業服務。

（2）中國電信充分發揮綜合信息服務商特長，利用商務領航平台，打造“網上中博會”。

為突破地域限製，擴展中博會的影響力，中國電信充分利用自身的網絡技術和服務資源，基於商務領航平台，開通了商務領航“中博會”頻道，該網站采用中、意、英三種語言版本，為大會提供了網上直播、網上會展等服務。

通過網上中博會，中國電信向全世界直播本次展會的開幕式及展會活動，展示中博會的參展企業情況、產品，並可通過互聯網視頻，實現實時互動的網上洽談。除了展會現場的企業，中國電信還通過遍布全國的網絡，收集了大量的企業供求信息，幫助這些企業展示自身形象和供求信息，並協助他們通過網絡尋求商業合作機會。

（3）中國電信根據中博會特點，和組委會、廣東南方電視台聯合策劃多場論壇考慮到參與網上中博會的大部分中小企業都麵臨著信息化的問題，中國電信在9月11日舉辦中小企業信息化論壇，由專家談中小企業的信息化進程與效益、中小企業信息化的狀況與需求，並由中國電信介紹推動中小企業信息化建設的舉措及相關解決方案。為進一步促進中、意兩國的經濟貿易友好合作，中國電信和組委會、廣東南方電視台還聯合組織了中意中小企業高級論壇和中意中小企業合作商機展望會。以上的論壇內容，在網上中博會平台和廣東南方電視台同步播出，並在博覽會期間的會場內循環播放，觀眾和參觀者可以和意大利的企業家們進行直接對話。

在商務領航平台的協助下，在各有關方麵的共同努力下，中博會將真正成為信息化的中博會，突破時間和空間的限製，通過網上會展、網上商機撮合、網上論壇等形式，把“小中見大，博覽天下”的中博會精神傳遞到世界。中國電信通過這次與中博會的緊密合作，也將充分證明綜合信息服務商的強大實力，向廣大中小企業業主展示商務領航的巨大魅力。

實訓題目：（1）討論案例中中博會信息化管理後解決的主要問題；（2）中國電信為中博會現場提供了哪些信息服務；（3）結合案例，討論展會現場信息化管理的好處。

2）會展現場信息管理係統功能設計實例分析

實訓目標：通過現場信息係統案例，全麵了解一個現場信息管理係統功能框架。

“案例4—3”

一個會展現場信息管理係統功能簡介（刪減版）。

（1）目標

為參展商提供信息服務：與主辦商合作共同為參展商提供展台觀眾信息采集服務，為參展商管理參觀客戶信息提供專業信息采集設備，全麵提高展會質量，打造品牌展覽並為主辦商創造全新廣告（印刷在IC卡或者門票上），伴隨觀眾整個展期或更長時間。

（2）係統功能簡介

展前，派遣預登記小組協助展會主辦機構一起完成。以傳真、郵件、電話記錄等方式進行預登記的參展商和觀眾信息錄入工作，負責相關胸卡的打印或定製。同時，為主辦單位提供郵寄標簽打印服務。

展中，通過高速圖像采集係統對觀眾的名片采集（沒有名片的手工填寫有關信息），得到易於辨認的相關圖像並自動存入數據庫，在實時對觀眾名片信息快速錄入的同時，對錄入信息進行審核；在大會的出入口係統設置門禁，對當前展覽會的每個出入口的到達情況作詳細的監控，包括到達人數、到達曲線、到達人員的比例、參觀時間等進行分析，同時將信息在大會現場發布，充分體現展覽會的專業化程度；現場派專人對保安人員和導引人員進行培訓和有效管理，保證現場秩序的有效性和觀眾登記的高質量，分擔主辦單位在現場管理方麵的壓力。

展後，通過規範地區、歸類部門和職位、合並相同信息的方式對展會現場收集的觀眾信息和觀眾行為數據進行深入的規範化處理，為主辦單位和參展商提供基於數據的多種統計分析報告。

（3）特點

專業的觀眾、參展商全麵管理方案，減輕主辦單位、參展商接待壓力。

高效的觀眾信息管理一體化平台。

準確：對每張錄入的名片進行人工審核，確保觀眾信息錄入的準確性。

快速：處理一名觀眾的信息在30秒以內。

完整：派出專門的展會服務隊伍收集觀眾信息，處理觀眾名片信息。

節省展覽場地：錄入和發卡人員分離，在發卡區可以節省大量的場地麵積。

（4）數據采集子係統

觀眾名片數據導入數據庫。

現場用戶調查表手工錄入數據庫。

在展會現場注冊大廳，由觀眾填寫調查表，然後由注冊人員手工錄入到展會現場係統，並發聯機錄入。

展會門禁係統數據采集。

根據觀眾信息生成條碼，粘貼在參展證件，條碼采集器掃描參展證件，記錄條碼號、進館時間等。

展會門禁係統數據導入。

將條碼采集器的數據導出到文本文件，再導入展會現場係統數據庫。

觀眾信息導出和打印。

（5）觀眾數據查詢和分析

觀眾基本信息查詢和編輯：展會現場係統采用展會管理信息係統的單位人員管理模塊。對導入後的數據提供查重、歸一處理，統計觀眾到達展會的情況，並分析觀眾來源。

觀眾職位、省份、地區分析：導出觀眾的基本信息，如單位名稱、地址、地區、主要業務、聯係人、聯係方式等等。

觀眾信息查重和歸一處理：查找和過濾重複的觀眾信息（主要依據：單位名稱和人員、郵件、電話等等）。

觀眾數據質量整理：查找並刪除無效的觀眾數據，進一步保證數據的有效性。例如：觀眾沒有姓名，或者觀眾提供了單位名稱，但是沒有提供單位地址或者電話等聯係方式。

實訓題目：（1）試分析案例中的現場信息管理係統的優缺點；（2）討論該係統現場管理的主要對象和方式；（3）提出該係統修改方案，並設計一份係統流程圖。

4.3.2 觀眾信息管理實訓

1）觀眾信息采集的意義和主要方式

實訓目標：全麵了解會展活動現場觀眾信息采集的主要方式，總結觀眾信息采集的意義。

“案例4—4”

第10屆上海國際汽車工業展覽會專業觀眾組織。

以第10屆上海國際汽車工業展覽會（簡稱車展）為例，看看成功的觀眾組織方法。這次車展由SIEC（上海國際展覽有限公司）聯合MMG（德國慕尼黑國際博覽集團）和IMAG（國際交易會及展覽有限公司）共同承辦。SIEC主要負責國內觀眾的組織。首先通過公司建立的汽車及其相關行業的專業觀眾數據庫向目標觀眾發出邀請函，然後運用新聞、廣告等手段，使潛在觀眾獲得展覽信息前來觀展。IMAG和MMG的主要任務是吸引歐洲及世界其他國家和地區的觀眾。

與此同時，本次車展得到了中國汽車工程學會和中國機械聯合會的大力支持和上海汽車工業（集團）總公司作為協辦單位的積極參與。由於多方的共同努力，展會現場人頭攢動，而且專業觀眾比例大，觀眾質量較高。展會獲得圓滿成功，得到社會輿論的一致認可。

案例解析：觀眾的質量是專業展會成功的重要因素，如何組織有質量的專業觀眾，需要從了解觀眾的需求為出發點。專業觀眾信息收集最常規的辦法是在展會現場設立觀眾登記處，使用信息表和收集名片。要想獲得第一手獨家專業觀眾數據資料，最簡便的辦法就是查看專業觀眾信息表。信息表上的所有信息都要按照觀眾所屬的行業、地區、產品興趣，公司規模等標準一一分類整理後全部保存在數據庫中，並有專人進行管理。信息表有兩種：一種是登記表（或記錄表）（定性），一種是調查表（定量）。登記表是一種簡單的記錄方式，一般隻記錄每位觀眾的姓名、職務、公司名稱、地址、聯係方式等情況。這是一種比較傳統的方法，雖然簡便，但內容有限（沒有對展商的評價和展覽效果的評語以及後續工作的建議），因此，不是最佳方法。而記錄表內容除參觀者的基本信息外，還有公司情況（如：規模、成立年份、經營業務、經營性質、現有代理和市場區域等）、參觀興趣、參觀要求、購買影響力等。記錄表和登記表相比，內容上增加了參觀者的背景、興趣、要求、展覽感受及建議等更為個性化的內容，對今後的市場分析有較大的價值。另一種是調查表，其理論依據是概率論，及從數量角度研究自然現象的規律性。其特點是抽樣，按照概率論的隨機抽象方法，調查結果準確度相當高，因此對數據庫的客觀真實性很有幫助。調查表可含以下內容：

參觀者姓名、公司名稱、參觀目的（收集信息、尋找代理、尋找新貨源、訂貨及其他）、參觀興趣（全部產品、特定產品、新產品、零配件）、從何處了解到本展覽會（廣告、新聞、內部刊物、直接發函及其他）、展台吸引注意的原因（展台設計、產品、資料及其他）、有興趣購買的產品是哪些或興趣範圍、你在公司購買過程中的作用（決定、參與、建議、不參與）、對展覽的感受（時間/地點/宣傳/設計）。你是否參加過其他同類展覽會（請列明）、本展覽會下一屆將在某年某地舉辦，你是否將參加（是、否、未確定），經常閱讀的專業報刊等等。關注在電視、報紙、網絡上刊登廣告的相關廠商，這些屬於潛在專業觀眾，應及時、全麵地統計到數據庫裏。除此之外，可采取通過國際商業公司、信息谘詢公司，公關公司等從事行銷研究的公司獲得專業觀眾名單。

（1）實地參觀幾次展會，收集展會現場觀眾調查表與調研問卷，對比不同展會觀眾信息調查內容的重點。

（2）由教師給出展會主題，學生分組討論設計該展會現場調查表和調查問卷。

2）觀眾信息存儲實訓

實訓目標：掌握現場采知識鏈接集的觀眾信息存儲常用的方式、方法。

實訓題目：根據本章知識鏈接4—1推薦的觀眾入口調查表式樣，結合第2章數據庫的設計方法，建立一個觀眾信息資料保存的數據庫對象。

3）觀眾信息統計分析

實訓目標：掌握收集、整理觀眾信息並進行統計分析的主要方法。

“案例4—5”

第十屆中國國際石材工業展覽會觀眾調查問卷分析為把下屆展會辦得更加完善，吸引更多專業觀眾，必須了解觀眾對我們的需求，在會中集中人力對前來參觀的觀眾進行了抽樣調查，共收集到有效調查問卷70份，以此抽樣調查結果，做了具體分析。

調查問題1.請問您來自何地？

調查問題2.您是第幾次參加我們的展會？

調查問題3.貴公司有多少雇員？

調查問題4.您參加本次展會的原因是什麽？

調查問題5.您在貴公司采購中承擔哪些工作？

其他的調查問題有：

調查問題6.您參加過其他同類展會嗎？

調查問題7.您對本次展會的組織工作是否滿意？

調查問題8.您經常瀏覽哪些媒體？

調查問題9.您是通過何種渠道知道這個展覽會的？

調查問題10.您對我們展會有什麽要求、建議或意見反饋？

實訓題目：由學生扮演展會現場觀眾，使用實訓2中的調查表填寫基本信息，按照案例中的主要內容，對觀眾信息進行統計分析，並寫出分析報告。

4.3.3 展商信息管理實訓

實訓目標：現場參展商調查表與調研問卷的設計。

實訓題目：由教師給出展會主題，學生分組討論設計該展會展商調查表和調查問卷。

　　§§第五章 會展場館信息管理