會展信息管理

第一節 會展現場信息化服務介紹

　　信息化的迅速發展正強烈地影響著各行各業的發展，展覽會現場的信息化管理能夠充分體現從事展覽管理企業的管理水平的規範化和時代化。成功的展覽會是一次行業與行業之間或行業內部最為廣泛的聚會，全麵準確的信息資源可以記錄當前行業最為真實的需求，同時也預示著行業未來幾年的發展方向。信息的索取與管理是參與展會的行業人士所關注的問題，同時，作為展覽會的組織者，如何使您的展會專業化程度更高，準確切中展商和觀眾的參展心理，做最好的展會服務，使您的展會具有源源不斷的生命力，信息的應用價值是十分寶貴的。展覽會活動現場是整個展會活動中信息量最豐富的場所，也是信息獲取最及時的場所，充分認識展覽現場信息的價值，並研究分析目前采集、管理、分析這些信息的有效手段，是有關展覽活動信息化管理的主要問題。

4.1.1 會展現場信息管理的意義

展覽館、主辦商、服務商、參展商、專業觀眾構成了展覽業的價值鏈。可見，在展覽會上，所有的服務最終都要作用於此價值鏈的頂端，即專業觀眾和參展商，在這裏我們把他們稱為價值實現的一方，他們是展覽利潤的來源，因此做好他們之間的信息溝通，以及如何更好地與他們取得信息溝通，就顯得尤為重要。而在展覽活動的整個過程中，展覽會活動現場的信息量最為豐富和準確，如何認識現場信息的價值並對這些信息進行有效的收集與管理，成為展覽服務商、主辦方和展館服務方主要關心的問題，我們在這裏把他們稱為價值創造的一方。

集觀眾和參展商的信息的益處主要體現在以下幾個方麵：

（1）建立完整準確的展覽會觀眾信息庫。通過對收集的觀眾基本信息、調查問題的答案、觀眾參加研討會的信息、觀眾訪問展商的信息等進行分析，能較好地了解觀眾的層次、行業細分、觀眾的采購信息等。

（2）通過收集和整理參展商的參展資料、公司介紹、聯絡信息等，形成行業資料庫，提供按類別、產品名稱、地理位置、公司名稱等多種方式查詢的手段，為觀眾提供尋找合適產品的最佳途徑。

（3）通過為參展商提供有用的觀眾信息，提升展覽會的價值，加強參展商對展覽會的依賴程度。

（4）通過對展覽會調查問卷的統計分析，能得到所屬行業的大有價值的分析報告，也能為下屆展覽會的組織提供有益依據，如觀眾得知展覽會的途徑等。

（5）利用高科技手段提供先進的服務，如通過給每個觀眾發放ID卡，提升展覽會的層次；通過展台信息采集係統，避免觀眾重複交換名片和填表；通過觸摸屏係統，為觀眾提供現場信息查詢工具。

（6）完備的專業觀眾信息庫為下屆展覽會觀眾邀請提供數據庫支持和快捷簡便的聯絡工具。

（7）通過周期展的不斷積累，能得到越來越豐富和有價值的信息庫，為建立行業信息中心提供數據庫支持。

（8）通過對展覽會現場的行為進行分析，為觀眾和參展商提供尋找對方的有效工具，提升展覽會價值和信息中心的價值。

2）現場信息用於價值創造方的益處

主辦方、各類展覽服務商和展館提供方是展會活動價值的創造一方，他們希望從展會活動中創造和獲取價值和利益。活動現場信息的利益價值作用在價值創造方主要表現在以下幾個方麵：

（1）收集與管理觀眾信息，增加現有參展商的滿意度，挖掘潛在的參展商。

通過觀眾信息庫的積累，可以邀請更多的專業觀眾參展。參展商都希望能夠在展覽會上見到更多的專業買家（觀眾），那麽如何才能邀請到更多的專業觀眾，便成為展會組織者最應關心的問題之一，通過周期展對專業買家的信息進行積累，是解決這個問題的有效方法之一。我們發現，在展覽會期間，部分專業公司用於參觀的費用已經遠遠超出了展覽會的展位價格，此類公司為展覽組織者應關注的潛在參展商。

（2）收集與管理參展商信息，建立行業信息庫，提供行業信息服務，打造品牌展會項目。

（3）充分利用有效信息，提供數據分析統計服務。依據現場所得信息得到的各種分析報表都是決策分析的重要依據。

（4）開發商務配套服務，在酒店預訂、票務、餐飲、商業、旅遊等方麵，為專業觀眾和參展商製定個性化的商務接待服務，與各類展會服務提供商共享資源，帶動周邊經濟的發展，凸現展會價值。

3）會展活動現場的信息化管理還可提高服務效率與質量

（1）可以規範接待人員的行為。接待人員的隨意性對接待工作會產生負麵影響，管理人員通過管理製度減輕這方麵的影響，而信息化工具的應用實際是一種管理手段，能幫助規範他們的操作過程。舉例來說，一套信息程序要求操作人員必須先完成操作A，才能完成操作B，否則就會出錯。

（2）利用計算機高速處理現場獲取的信息。通過計算機係統，我們對現場信息的處理和人工處理相比，其速度將有質的飛越。

（3）利用門禁係統控製與判別觀眾信息，如利用現場的信息化門禁係統，我們能夠通過讀取觀眾的身份信息，判斷這個觀眾是否有進門權限、是否重複進館等，這些是常規的手段無法實現的。

（4）現場的高科技手段的服務，提高觀眾與參展商的滿意度。現場大量的信息化設備的使用，能提升觀眾的心理感覺，使他們認為這個展會注重服務、檔次高。

4）展會現場的信息化管理可以促進資源共享和信息交流

一般展覽會（會議）對觀眾信息采集簡單而重複，多為收集名片、填寫表格、人工錄入，數據利用率低，這樣導致的後果是對觀眾信息的采集準確率（質量）沒有保證；主辦方沒有積累的信息數據庫，即用即毀（業務員隨之流動），資源不能積累。在這種管理模式下，主辦方與參展商收集現場信息各自為政，導致參展商不能及時地得到客戶分析報告，可能會延誤商機；同時可以看出，主辦方沒有積累資源，會後的服務質量難以得到保證。

展覽會（會議）管理信息係統作為一項越來越必不可少的服務項目，具有越來越重要的意義。用專業的手段完成信息的收集與分析，可以提高工作效率，恰當地分配信息資源給買賣雙方。

4.1.2 會展現場信息管理的對象

1）觀眾信息

我們可以把觀眾信息分為觀眾基本信息、觀眾需求信息和觀眾行為信息三大類。

①觀眾基本信息。這是以觀眾的名片信息為主的信息，主要是觀眾的姓名、所在單位、所在部門、職務和通過郵寄、打電話、發傳真、發E-mail、打手機等五種方式能聯係到該觀眾的必要數據。

②觀眾需求信息。觀眾在入口填寫的調查表大致反映了觀眾的需求信息。觀眾的需求信息能清楚定義每個觀眾的參觀目的和個人需求，因此，能從此角度去查找有價值的觀眾，如我們希望得到“下次意向參展”的觀眾名單，就可以在調查表查詢中查找回答了這個問題的觀眾。

③觀眾行為信息。觀眾在展覽會上進出各個場館、參加研討會、訪問各個展台留下的數據是觀眾的行為信息。通過這些數據，能得到有用的結果，如展會第一天上午來的人有哪些，參加了某個會議的觀眾有哪些，哪些觀眾在不同的時間單位內多次來參觀，參觀了某個分場館或展台的觀眾是誰，展覽會的觀眾滯留率等。

2）參展商信息

參展商信息包括公司基本信息、行業相關信息、部門信息、聯係信息、展品信息、行業獲獎和認證情況、參展曆史行為。對於專業的展覽組織者和展會服務提供商來說，這些信息都是非常寶貴的資源，而參展商的參展情況和參展史、新產品推出周期是展覽未來招展的重要數據基礎。有效地收集和管理參展商信息，建立行業數據庫，提供以名稱、類別、展品、展商、展位等為入口的查詢係統，能夠方便觀眾查找參展商以及感興趣的產品，提供更全麵的采購和銷售渠道信息。做好參展商的服務，能夠提升展會的信用度，為打造品牌項目打好基礎。