會展信息管理

學習目標

　　明確：會展現場信息管理的意義及一般會展活動現場信息管理的流程。

掌握：會展活動現場信息管理的主要對象與方式，重點掌握現場觀眾和參展商信息的采集與管理。

了解：會展現場信息化管理的硬件設施。

“引例”

廣州錦漢國際展覽中心展會現場觀眾信息服務係統。

1）服務項目介紹

廣州錦漢國際展覽中心為“中國（廣州）錦漢禮品、家居用品及裝飾品展覽會”和“中國（廣州）錦漢紡織、服裝及麵料展覽會”提供的展會觀眾統計分析已順利通過注冊會計師審核，獲UFI（國際展覽聯盟）的認證。服務的項目主要包括快速的觀眾信息采集、觀眾胸卡印製發放、現場身份識別、完整的觀眾信息統計分析以及提供專業的買家數據庫。

2）提供展前、展中、展後各項服務

a。展前

信息谘詢：運用自身經驗，結合展會特點，為主辦方就信息管理和現場接待工作出謀劃策。

展前預登記和觀眾邀請：提供網上預登記平台，向主辦方提供的目標客戶和預登記觀眾郵寄邀請函和胸卡。

胸卡設計和印刷：代理製作各種卡證、塑料套及掛繩。

條形碼製作：代理製作標準條形碼，使觀眾胸卡和觀眾信息產生關聯。

調查問卷設計和印刷：根據展會特性，為主辦方設計最合理有效的調查問題，並負責排版製作。

原有觀眾信息導入：科學地分析、整理主辦方原有觀眾數據，並導入到現有數據庫中。

現場設備準備及登記處搭建：填表台、辦證台的搭建，辦證流程的標示，以及通道圍欄等設施的擺設。

b。展中

現場接待和組織管理：配置統一著裝、相貌端莊、舉止用語規範的展會服務人員，保證觀眾登記和入場的有序性，並對其進行崗前培訓。

現場觀眾卡製作：現場根據觀眾資料印製標有展會信息、觀眾個人基本信息、觀眾身份識別條碼的觀眾胸卡。

大會/研討會出入口門禁管理：配置無線數據采集器，識別觀眾個人身份，並對每個出入口的情況作詳細監控。

現場分析報告製作：提供展會當天觀眾到達人數曲線、到達人數變化曲線以及觀眾區域分布、調查問卷統計等分析報告。

c。展後

觀眾信息的采集、錄入及處理：名片掃描采集係統實現了對觀眾名片圖像的采集，保證了錄入的準確性。調查問卷內容錄入更利於分析相關數據，了解觀眾需要。

數據處理：按地區、部門、職位等對現場收集到的觀眾信息進行劃分，對無效的、相同的記錄進行處理。

展會統計分析報告：提供基於觀眾基本信息、需求信息、行為信息數據的多種分析報告。

展後信息管理：提供完整的觀眾數據、準確的觀眾信息、詳盡的統計分析。

展後回訪：展後通過郵寄以發送E-mail、傳真等方式向觀眾進行展覽滿意度、下屆參觀意向等調查。

案例解析：新型的會展場館麵向主辦方和參展商提供更多的現場信息服務，大大增加了展館的信息服務質量和整體服務水平。信息化的展會現場服務將是現今展會服務中不可缺少的部分。