會展信息管理

第三節 會展信息管理

　　1.3.1 會展信息管理的主要內容

當前展覽行業的信息管理局限在一個較低的層次上，主要表現在：在一次會展活動中，會展主辦方和參展商各自獨立地重複收集觀眾名片信息，數據沒有共享和交換；缺乏對信息的深入利用；不同會展活動之間的數據是獨立的，數據缺乏歸並和統一處理，因此如何對行業信息進行有效的管理就顯得尤為重要，人們希望通過有效的方法和途徑，把信息的孤島變成信息的海洋。

信息是管理活動中一項極為重要的資源，管理工作的成敗，取決於能否做出有效的決策，而決策的正確程度則取決於信息的質和量。

所謂信息管理是指為了滿足企業管理需要而進行的信息產生、識別、篩選、收集、加工、傳遞、存儲、檢索、輸出等各項工作的總稱。信息是管理人員可以加工利用的最重要的資源。

信息管理工作的主要內容包括原始數據的收集、信息的加工、信息的傳遞、信息的存儲、信息的檢索、信息的輸出等幾個方麵。實現會展信息有效管理的具體方法有很多，主要有：

（1）在會展活動中，會展主辦單位采集的觀眾信息可以為參展商所利用，而參展商在展台收集到的觀眾行為信息也可以與會展主辦單位共享。

（2）在大型數據庫的支持下，同一會展主辦單位的各屆會展之間的數據完全可以得到及時的歸並和統一處理，實現信息共享，更好地確定觀眾的行為習慣，同時也減少重複采集的投入。

（3）通過決策支持係統，實現數據挖掘和對數據的深入利用。

（4）會展服務商通過共享信息可以為會展客戶提供如商務旅行、專門接待等更加深入的服務。

1.3.2 會展管理信息係統

會展管理信息係統同其他的管理信息係統一樣，是管理信息係統的一個分支，因此它具有數據處理能力。簡單地定義，會展管理信息係統即一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以會展行業的企業戰略競優、提高效益和效率為目的，支持企業的高層決策、中層控製、基層動作的集成化的人機係統。

信息化是當今世界發展的大趨勢，也是我國產業結構優化升級，實現工業化和現代化、增強國際競爭力與綜合國力的關鍵環節。今後的信息化建設將更加注重實效性和行業信息化的完善，以及電子商務、電子政務的應用。

會展業被推崇為“現代城市的麵包”，具有強大的產業帶動效應，不僅能給城市帶來場租費、搭建費、廣告費、運輸費等直接收入，還能創造住宿、餐飲、通信、旅遊、購物、貿易等相關收入。更為重要的是，會展能匯聚巨大的信息流、技術流、商品流和人才流，會對一個城市或地區的國民經濟和社會進步產生難以估量的影響和催化作用。信息技術的廣泛應用可以使會展經濟所帶來的複雜的資金、商品和信息流動更加順暢合理，降低會展各方的運營成本。會展業的發展也推動了信息技術和信息資源的開發應用。會展經濟本身對信息化有著較高的要求，尤其是在信息基礎設施和信息資源開放利用方麵。它要建立各參展企業的數據庫，並能實現共享，在會展設施方麵要求具有聯係全球的通訊設施，同時會展業經濟的發展對信息產業的發展尤其是信息服務業的發展提供了更為廣闊的市場。

展覽會是會展行業最直接的市場表現，然而現代的展覽會已經不再是簡單意義上的展示產品、推銷產品、購買商品的場所，現代的展覽會已經快速發展為交流和獲得信息的中心，可以最快地傳遞和接觸到各類信息。會展行業的數字化、信息化建設最終將促使服務內涵的拓展，當然對於展覽管理等硬件設施的信息化建設也顯得越發必要。

我國會展業的信息化建設也正發展得如火如荼，會展企業正加大力度投入到信息化建設當中，據悉，中展集團的信息化建設早已開始，總投資預計是1800萬元人民幣，目前完成的第一期工程主要是對辦公自動化係統的建設，如光纖的鋪設、公司內部局域網的建造等，中展集團表示，在公司內部的辦公自動化完成後，下一步的信息化建設將向展覽業務發展。

1）會展管理信息係統的主要功能

（1）數據處理功能。會展管理信息係統的數據處理功能是指將各種來源的會展信息進行合理的分類、整理和保存，以供查詢。

（2）預測功能。會展管理信息係統的預測功能是指通過對數據的分析和判斷，運用各種預測方法，對會展企業的經營情況等進行預測。

（3）計劃功能。會展管理信息係統的計劃功能是指合理地製訂會展企業各部門以及整個企業的生產經營計劃，以供及時決策和確定對策。

（4）控製功能。會展管理信息係統的控製功能是指對每個工作崗位和整體計劃的執行情況進行監測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，以達到企業預期的目的。

2）會展管理信息係統的結構

會展管理信息係統的結構是指係統各個部分之間的相互關係的總和。從不同的側麵觀察和理解，針對不同的應用，會展管理信息係統具備多種結構形式，主要包括物理結構、軟件結構和功能結構。

（1）會展管理信息係統的物理結構。會展管理信息係統的物理結構是指係統核心部分的物理組成，主要包括硬件、軟件、數據庫、規程和人員五個部分，其物理結構主要考察的是硬件部分的拓撲結構，因此，硬件部分的不同組合決定了會展管理信息係統不同的物理結構，主要有單機結構、集成結構和網絡結構三種。

①單機結構。會展管理信息係統的單機結構是最簡單的一種結構，它由一台計算機和相應的外部設備組成，所有數據集中在該計算機上輸入、存儲和輸出，同一時刻隻能供一個用戶使用。它的優點是數據共享度高、一致性好、操作簡單、開發周期短，缺點是速度慢、存儲容量小、處理能力低。這種結構適合小型的會展企業。

②集成結構。會展管理信息係統的硬件集成結構是由一台計算機主機和多個終端設備通過通訊線路連接而成的，各個終端可以同時輸入數據，分別傳輸到主機，由主機集中處理，結果再從主機同時返回各個終端。這種結構的優點是處理能力強、數據共享程度高、一致性好、操作簡單、係統工作效率高，缺點是無法滿足多個用戶同一時刻對信息處理的要求。這種結構適合信息輸入量大，用戶使用時間衝突較少的中小型會展企業。

③網絡結構。這種結構是目前會展管理信息係統中使用最為廣泛、最為複雜的一種物理結構，它是由多台計算機通過通訊線路連接在一起所組成的一個功能強大的計算機網絡係統，其中各個計算機又可接多個終端設備。分布在不同地理位置上的每一台計算機既可獨立使用，自成係統，又可以通過網絡共享其他計算機上的硬件、軟件和數據資源。這種結構的最大優點是實現了多用戶資源共享和分布式處理，提高了數據處理的可靠性和靈活性，缺點是結構複雜、建立的費用高。這種結構適合大型會展場館和會展企業。

（2）會展管理信息係統的軟件結構。從軟件構成的角度來看會展管理信息係統的組成結構，一個完整的會展管理信息係統主要由技術管理、場館經營管理、客戶關係管理、財務管理、展覽服務管理、展會運營管理、物流管理、信息處理、高層管理等子係統構成。其中，每個子係統會涉及相應的業務處理、運行管理、管理控製、戰略計劃四個層次的信息管理活動，每個子係統同時帶有自己的專用數據文件和應用程序。對於整個係統而言，多個子係統還可同時共享公用的數據文件、模型數據庫和應用程序。

在實際的工作中，一個會展管理信息係統的開發可能隻涉及其中的某幾個子係統，某個子係統的開發也可能隻涉及某些層次的信息管理活動，這可以根據實際的應用而確定。

（3）會展管理信息係統的功能結構。任何一種管理信息係統，從信息管理的角度考慮，都應當有信息的輸入、處理和輸出的功能，而針對不同信息管理的功能設計，又必須包括對信息的存儲、傳輸、增加、刪除、修改、統計和檢索的功能。

從管理職能的角度來看，管理信息係統主要涉及對企業的人、財、物、信息資源的管理和對生產、供應和銷售過程的管理。一個會展管理信息係統針對它所服務的展館、展會、參展商和用戶，有不同的功能結構。

展會觀眾登記管理子係統：對現場觀眾進行登記、發放參展商胸卡、通過條碼識別進行身份認證、通過照片進行個人識別、對網上預訂觀眾進行統計分析，觀眾結構、數量、流量分析及時傳送給網站，觀眾信息數據庫及時交付給組委會。