會展信息管理

第六節 展館內部辦公管理係統

　　展館作為會展活動主要服務場所，必須以實現高水平管理、高效率、無紙化辦公為最終目標，首先建立一個友好的、多功能的、全方位的網絡環境下的愉快的桌麵辦公環境，解決領導間、部門間的協同工作以及上下級之間請示、批複等下情上達、上傳下達信息傳遞；其次通過EC-OA（展館辦公自動化係統）實現個人、部門乃至公司計劃實施的監督機製，確保公司經營目標的實現；同時，建立一個展館企業內部信息共享和交互的平台，實現企業內部信息的共享和員工的協同工作；還可升級一個易維護、易二次開發、易擴展的係統，盡可能地降低信息係統的維護工作量，為後續開發預留良好的接口。展館辦公自動化管理係統的主要內容有：

1）展館工作流管理

公文流轉是EC-OA的中心內容，此外企業裏還存在著其他的信息流轉流程（如企業內容的請示、匯報、審批等事務的處理），因此建立一個功能強大、符合企業需求的工作流係統，是保證EC-OA運轉效果的重要保證。

（1）公文收文。公文收文管理將基於瀏覽器提供對上級來文管理功能，建立收文的登記、查詢、催督辦及歸檔管理功能。

（2）收文部分提供針對收文登記的自動序號生成及分類功能。針對所有收文提供可選擇的催督辦自動提醒（郵件或手機短信息方式）功能，同時對於收文單位及主辦單位提供多重選擇方式。收文數據庫可用於整個公司或公司中各個部門，這一部分由管理員進行設置。

（3）企業發文。企業發文管理將提供內部針對公司業務的發文管理功能，發文管理包括上級來文在企業內部的轉發，也包括企業內部自行起草的公文的管理。企業發文管理包括企業內部的發文起草、發文審批，向各部門的發文登記、查詢及歸檔管理功能。

（4）領導批閱。本部分中為需要領導批閱的收、發文提供專門的批閱界麵。

同時結合多級角色和密碼認證的安全機製，為公司提供方便、強大、安全的領導批閱係統。

（5）公文歸檔。本部分提供對所有收發文的歸檔管理，並對歸檔的信息提供全文檢索與查詢。所有經過處理的收發文，在處理結束後，都自動進行存檔，係統會按照收發文的時間、類別、處理結果等信息進行分類存儲，並對於相應的處理單位，開發閱讀或管理的權限，保證所有收發文曆史信息的存儲與利用。

（6）日常事務處理。本部分為企業內部的員工提供日常事務處理的相應功能，如就有關的業務，向上級領導請示、匯報、審批等相關的工作。相對於公文的處理，日常事務處理用於處理企業內部日常相對比較簡單的業務。日常事務的處理不需要進行歸檔處理。

（7）工作流定製。本部分僅對係統中具有相應權限的人開放。工作流是辦公係統中非常重要的部分，而如何能讓工作流真正符合公司的運行要求，則是辦公自動化係統能否真正起到提高工作效率、降低工作消耗作用的核心問題。工作流的定製內容將適用於企業的收文、發文以及其他日常事務處理業務，如請示、匯報、審批等需要信息流轉的工作。在本部分中，我們將根據公司日常的流程習慣建立一係列的流程模板，由具有管理權限的人員參考模板建立內部工作流係統，以配合收文、發文及審批工作。所有的定製工作都以線形選擇的方式進行，同時在參與人員、部門的選擇上提供了很大的定製空間，以保證所建立流程的可用性。

2）個人信息管理係統

本部分主要包含用於公司員工的個人事務處理的相應功能。

（1）個人郵件。在辦公自動化係統中，郵件係統是最基本的模塊，它是其他業務模塊的基礎，建立基於標準POP3接口的個人郵件係統是十分重要的，它是建立整個EC-OA係統的前提條件。本部分將為公司的所有用戶建立用於日常工作的內部個人郵箱，其界麵及相應功能與目前Internet上流行的Web郵件，如163和263的完全一致，便於用戶上手和使用。個人郵件係統包括收件箱、發件箱、草稿箱以及廢紙簍等常用部分。

（2）日程安排。本部分提供對個人日程安排的錄入、編輯和查詢功能。當用戶錄入了自己的日程安排計劃之後（在瀏覽器中直接錄入），可以在本部分中清晰地查看自己的日程，同時係統還能夠將個人的日程中不同狀態的事件安排，如到期或過期的事件等以不同的顏色和圖標進行表示，便於用戶對自己的個人日程進行查詢和管理。

（3）工作計劃。本部分將開發並提供個人計劃管理係統。用戶可以進行個人工作計劃的錄入、編輯和查詢功能。

（4）工作總結。本部分是與工作計劃模塊相對應的，用戶可以針對工作計劃模塊中的不同項進行自己相應的工作總結的錄入、編輯和查詢，同時還提供了每日工作總結和每月工作總結以及年度工作總結的錄入、編輯和查詢功能。

（5）名片管理。本模塊將提供名片的類別管理功能，即用戶可根據自己的需要新建和維護自己的名片類別。同時在錄入了相應的名片細節之後，可以針對每個名片將其歸類。在查詢方麵，用戶可以在瀏覽器上根據名片人名的拚音字母順序進行排序查詢，還可以進入特殊定製的查詢界麵，按照名片上不同字段的組合查詢，或是輸入名片中的某個關鍵字進行全文查詢。公司所有部門和子公司的名片將分級作為客戶數據中心集中管理。

（6）密碼維護。根據係統安全性的要求，每個用戶均需要通過輸入自己的用戶名和密碼才能夠登錄到係統中進行自身權限所允許的辦公操作。我們將提供密碼維護模塊來幫助用戶在瀏覽器端修改自己的密碼。

（7）辦公助手。EC-OA是完全基於瀏覽器的。但是，為了係統用戶日常辦公方便起見，我們還將為用戶提供個人助手的功能。用戶開機後即可運行此小程序登錄到辦公係統服務器上，此後用戶完全可以不必打開瀏覽器進入到EC-OA之中，隻需自由地進行自己的工作。當EC-OA中有工作需要該用戶進行處理或是有信息通知到達時（如郵件、日程安排、會議安排的通知），在辦公助手的顯示欄中就將有信息閃爍提醒用戶進行處理，此時用戶再打開瀏覽器進行辦公事務處理即可。除了以上功能之外，用戶還可以在辦公助手中選擇自己關心的同事添加到自己的列表中，這樣，展開辦公助手的界麵之後，便可以看到其他人的狀態，還可以直接給其他人發信息或留言，這就意味著係統具備了類似於ICQ的用戶在線感知功能。此外，通過辦公助手，用戶還可以直接從桌麵上對係統內部的名片夾、個人文檔以及日程安排等信息進行訪問，而且其訪問的內容與OA係統數據庫中的內容是一致的。隨著Internet的普及，越來越多的人擁有自己的Internet郵箱，TF

Assistant提供了將EC-OA係統的郵箱和用戶自己的Internet郵箱有效管理起來的方法。TF

Assistant將為用戶提供對個人郵箱的全麵管理工具，它可以定期巡檢用戶在企業內部辦公係統和Internet上的郵箱，當某個郵箱有新郵件的時候，它都能以明顯的提示通知用戶，並顯示出郵件的基本信息，幫助用戶在第一時間完成對郵件的處理。

3）辦公事務管理係統

本部分主要包含了公司的日常辦公事務處理模塊。

（1）會議管理。本部分提供了會議室管理、會議通知管理、會議紀要管理等功能。用戶可以在會議室管理中新建或維護所具有的會議室資源。此後當召開會議時，會議召集人可以輕鬆地指定會議主席、會議參與人以及會議紀要人等身份，會議相關文檔附屬在會議通知中，並將該通知以電子郵件（或者手機短信息）的方式發出。此後，會議的相關角色將收到該郵件（或者手機短信息），並看到會議的相關文檔。會議召開之後，指定的會議紀要人將自動收到要求讓他填寫會議紀要的通知郵件，紀要人填寫紀要之後，會議的有關人員均可以查看到相應的紀要內容。本部分中將提供按照會議的不同要素組合查詢或是以全文檢索方式進行會議信息查詢的功能，十分方便用戶進行有關會議信息的查詢和管理。

（2）車輛管理。本部分將為公司對其公司內部的車輛的使用情況、油耗情況和維修情況進行管理。車輛管理將可以實現車輛的使用登記、維修記錄登記等方麵的日常記錄。同時將為車輛的管理部門和使用單位通過靈活的查詢工具，幫助查詢有關的空車信息以及對日常用車記錄、油耗進行統計。

（3）物品管理。本部分將為公司提供物品入庫管理、物品出庫管理、物品庫存管理及查詢統計四部分功能，滿足了綜合部對物品管理的需求。為了能更有效地對物品進行管理，還包括物品購買申請的流程管理、物品報廢管理、修改物品庫存管理等功能。

（4）工作安排。本部分與個人信息管理係統中的個人日程模塊比較類似，不同的是本部分提供的是可以供公司廣大員工進行查看的辦公室值班日程和人員安排表以及公司領導的日程安排表。

4）公共信息管理係統

本部分用於對公司中公共事務進行管理或是公用信息進行發布。

（1）公告管理。本部分提供公司公告和通知的發布功能，具有權限的用戶可以在公告欄中基於瀏覽器新建或維護相應的公告信息，一般用戶則可以通過瀏覽器查看公告欄中的相應公告和通知信息。

（2）IT係統公告。本部分提供公司有關IT係統的公告和通知的發布功能，具有權限的用戶可以在IT係統公告欄中基於瀏覽器新建或維護相應的公告信息，一般用戶則可以通過瀏覽器查看IT係統公告欄中的相應公告和通知信息。使用IT係統公告，將有助於提高公司內部IT係統的服務質量。

（3）公司動態。本部分將通過辦公係統向全體員工發布公司級的情況通報與動態信息，包括領導講話、公司通報等類型的內容，由公司相應人員維護。

（4）交流園地。本部分為公司的廣大工作人員提供了進行網上討論和思想交流的園地，它具備普通的BBS係統所具有的張貼、回複等所有功能，而且，係統管理員可以新建、維護討論問題類別，並可以在不同的類別中再建立相應的子版塊，每個子版塊有自己的版主，版主可以對本版塊中的文章進行管理和維護，同時，還提供精華區的功能從而便於用戶瀏覽到交流園地中的精華文章。本模塊中也將提供組合條件檢索和全文檢索的功能，此外，還提供按照不同的方式顯示討論區內部的文章的功能，十分便於用戶進行瀏覽。

（5）電子期刊。電子期刊將在企業內部的辦公自動係統中定期生成企業內部電子刊物，整個電子刊物的瀏覽和管理都能夠基於瀏覽器。本部分中，可以由不同的撰稿人提交相應的新聞稿件，由電子刊物的管理人員負責整個刊物的編輯和發布工作，電子期刊管理員將可以在瀏覽器端選擇發布的文章，發布版麵的格式，並由係統自動生成當期的電子刊物。

（6）部門信息。本部分中將按企業的組織形式生成不同的部門信息發布版麵，各個版麵將指定各部門的人員進行維護，各部門可以自行在自己的版麵上發布相應的信息，同時模塊提供基於信息類別、發布時間等多種排序方式，用戶也可以通過查詢工具對整個信息的內容進行查詢，以快速地查找所需要的信息。

（7）員工手冊。本部分向公司廣大用戶提供大家公用的一些背景資料信息，如國家的法律法規、企業介紹、企業內容工作準則、設備管理方法以及設備申請手續及表格、財務報銷辦法、鐵路及航班時刻表等信息。本模塊中信息的發布部分是很容易實現的，但是問題往往是這些信息常常發生變更，因而如何提供對這些信息進行動態的管理和維護手段才是本模塊中的技術關鍵。

（8）大事記。為企業提供書寫企業內部重大事件的場所，大事記將由專門的人員來進行管理，EC-OA將提供基於瀏覽器的大事記管理，同時用戶還可以在每條大事記添加相應的新聞圖片，使得大事記清楚、明了。

（9）通訊錄。通訊錄將企業內部重要的電話號碼、聯係方式公布出來，供公司員工查詢之用，通訊錄將由專門的人員進行維護。

（10）手機短信息。在辦公係統中，通過一部手機以及相應設備與服務器相聯，使辦公網絡中的每一台電腦都具備向遍布各地的GSM手機用戶發送中、英文短信的能力。可以給外出的同事發送留言、通知；重大節日，自動給他們或者客戶發送祝福；讓係統自動提醒用戶參加重要會議等。從安全角度考慮，在本部分係統自動將所有向外發送的信息記錄到係統日誌中，以備相關部門核查。

5）管理層功能

本部分用於對整個EC-OA係統進行維護和管理工作，本部分功能的強力實現，能夠確保EC-OA係統在將來進行平穩運行以及充分增加其可擴展性和適應性的重要子係統。