會展信息管理

第七節 本章實訓

　　5.7.1 會展展館信息管理案例分析

實訓目標：通過案例討論與分析，全麵了解會展場館信息化管理的現狀。

實訓題目：中國美術館藏品信息管理係統案例分析。

“案例5—1”

隨著計算機的普及和網絡技術的發展，各類文物、博物館係統資源管理數字化建設進程更是關係到文物事業在新的世紀是否具有生機與活力，並將在很大程度上決定著文物、博物館事業在新世紀的生存方式和發展水平。如何推進美術館等文博係統單位的信息化建設，建立起統一的藏品管理信息係統並在藏品管理信息係統的支持下逐步實現通過Internet建立起自己的網站，實現館藏資源廣泛共享，突出古老的中華文明和中國傳統文化特色，成為擺在美術館信息化建設前首要解決的核心問題。

麵臨信息技術帶來的機遇和挑戰，中國美術館經過長期充分的調研和論證後，並克服資金、人才匱乏的困難，在2000年就將中國美術館的信息化建設提上了曆史日程。但在初期建設中由於選型不當，走過了一段彎路。2001年，中國美術館在經過綜合比較和測試後，最終選擇了國信貝斯公司的iBASE數據庫用以構建中國美術館藏品管理信息係統。

該係統采用標準的B/S結構，以iBASE Internet Gear

Framework為應用開發平台，圍繞藏品信息的管理，以藏品信息為中心”的策略，實現了以信息流為線索的係統框架結構，具有強大完善的功能和開放性、規範性和方便、易用等特點。其主要功能有：

藏品信息的采集。

在以“藏品信息管理”為中心的思想指導下和在統一的數據采集標準基礎上，中國美術館藏品信息管理係統提供基於B/S結構的靈活可定製的數據錄入界麵，並按照國標代碼編製要求進行編碼，編碼符合係統性、完整性、唯一性、通用性、可擴展性原則，實現對藏品、作者、收藏、借閱等信息基於瀏覽器界麵的統一快速輸入、校對、審核和修改、刪除，從而將已有藏品檔案、賬冊、憑證、卡片數字化，建立起中國美術館特有的近代美術作品庫和民間作品美術庫。

藏品數據庫管理。

藏品數據庫管理是該係統的核心。由於藏品的多樣化和不確定性，文博係統在長期以來並沒有形成像圖書館那樣的如北圖分類法、人大分類法基本為各圖書館所認可的分類法。因此，目前各館在藏品管理信息係統建設方麵都麵臨數據采集標準、數據結構等不一致，無法實現數據交流與共享的問題。

中國美術館藏品信息管理係統為解決這個問題，利用iBASE開放的體係結構和對業內標準的廣泛支持，從數據庫結構定義到數據庫中的內容形成，為中國美術館建立起了嚴謹的藏品信息結構體係。該係統通過藏品信息、信息分類、分類主題詞和藏品數據庫緊密結合，規定了主要的數據采集和著錄標準。因此，工作人員根據自身藏品檔案登記情況，可調整藏品信息結構，修改數據庫結構，修改代碼表結構及內容，甚至於建立新的數據庫，從而解決藏品數據著錄項不一致的矛盾。

主要功能有：

藏品數據的增、刪、改功能。係統管理人員在授權情況下可通過瀏覽器，實現對藏品信息、作者信息、收藏信息和借閱信息等藏品數據的增加、刪除和修改。

藏品數據的智能檢索。係統提供查詢視圖定義功能，用戶可實現檢索界麵的定製；提供基於美術作品內容的檢索，實現對藏品的智能檢索功能。係統提供作者、作品和模糊查詢三種檢索方式，提供作品類別、款式、材質、題材、技法等組合查詢和對查詢結果的二次檢索，用戶隻需要輸入作品名稱、作者等關鍵信息或加入綜合條件，即可顯示所需要的所有信息及相關圖片，整個查詢設置過程能夠存儲，為以後直接調用提供方便。

藏品的統計、排序和輸出打印功能。針對內部用戶，係統提供特殊的查詢排序功能和輸出功能，可以對整個庫進行自動統計、報表輸出。例如，根據分類、曆史時期、作者、材質、技法等可進行檢索統計和排序，其結果可以按指定格式輸出和打印。

圖片管理。

利用iBASE強大的多媒體數據管理能力，係統基於圖片主題而不是存儲位置的管理模式，借鑒網頁風格，以樹型目錄方式提供對各類圖片所見即所得的瀏覽與管理。用戶選中某一分類，即可瀏覽該類下屬所有藏品略圖；對每一件藏品的略圖，可以進行無極縮放瀏覽。

作者管理。

由於藏品管理中存在一個作品可能對應多個作者或者一個作者對應多個作品的情況，係統特增加了藏品作者的管理，可對作者及其作品進行管理。隻要選中一個作者，即可瀏覽該作者的所有作品，且作品按照類別、年代和材質等進行分類存儲、管理及借閱管理，提供對藏品借閱單位、借閱日期、歸還日期和藏品登記號信息的輸入、修改和查詢等功能。

用戶權限管理。

係統對數據庫的操作有嚴格的權限控製，對每一位工作人員均可按其相應的工作範圍分配操作權限，提供基於用戶角色的權限定義功能。係統管理人員可根據中國美術館工作人員的不同角色設定其權限，設置主要包括以下幾個方麵的內容：角色類別和角色視圖的設置，角色權限設置，並提供用戶的注冊、認證和登錄管理。例如負責國畫的管理人員隻能登錄國畫藏品庫，對國畫藏品進行維護管理，而負責油畫的管理人員則隻能對油畫藏品進行管理和維護。

利用藏品管理信息係統，中國美術館如今不僅實現了藏品信息的采集、記錄、標注、存儲、管理、檢索、查詢和定製輸出的一體化信息化管理，提高了管理水平，同時為在藏品管理的基礎上實現藏品信息的統一動態上網、發布、檢索及對外數據交換，建立數字美術館實現信息資源的共享奠定了基礎。

案例分析：（1）討論現有的中國美術館藏品信息管理係統具備哪些優點和缺點；（2）根據本章對會展場館信息化的介紹，為中國美術館重新設計一套信息化管理方案，並相互討論。

5.7.2 會展場館信息化建設建議書的設計

實訓目標：在全麵了解會展場館信息化建設的主要方案前提下，學會設計並纂寫一份場館信息化建設建議書。

“知識鏈接5—4”

會展場館信息化建設方案建議書模版。

聲明：版權所有問題、項目組主要成員。

一、場館信息化建設需求分析

1.場館的特點與現狀分析

（1）場館特點：主要優勢、市場定位。

（2）場館目前存在的主要問題：新項目開發、場館管理、現有資源整合、財務管理、服務管理等方麵。

2.得出結論

（1）從場館的特點與現狀分析，影響其發展的瓶頸。

（2）場館上信息化的時機適當的原因。

（3）場館當前上信息化主要需要解決的問題。

二、會展場館信息化總體規劃

1.場館信息化建設的實施策略。

2.場館信息化的總體框架。

3.場館信息化實施計劃。

4.場館網站建設策略。

5.培訓方案。

6.場館信息化投資概算。

7.場館信息化實施的組織與製度保障。

實訓題目：結合本章內容，在教師的指導下，學生可分小組完成。在做好前期調研的基礎上，為某會展場館信息化建設設計一份建議書，並相互交換討論。

　　§§第六章 CRM在會展行業中的應用