會展信息管理

第一節 會展場館信息化建設的主要模塊與結構

　　在新經濟時代中的信息化解決方案，是現代企業邁向成功的重要步驟。以推動信息化應用進程來提升企業核心競爭力，已經為大多數企業所接受。隨著經濟全球化的發展和國際展覽市場競爭的加劇，會展場館建設呈現大型化、智能化、信息化的趨勢。隨著展會規模的不斷擴大和對展會服務要求的不斷提高，許多國家都掀起了興建大型的、配套設施齊全的、智能化的、信息化的會展場館的熱潮。在中國會展場館的建築體係與經營管理中，越來越多的智能化設施、設備、技術得到了應用，可以說會展場館是一座融信息化、智能化等高科技於一身的“先進型”建築。現代展覽館信息化建設應該既兼顧場館經營的主辦商客戶發掘和管理，又為組展業務部門提供展覽業務管理係統，為培育品牌展覽服務；同時為開拓展覽服務業務提供主辦商、參展商客戶信息。

5.1.1 會展場館信息化建設發展模式

現代信息化的會展場館通過公用的信息平台，展館經營銷售部門、組展部門和展覽服務部門在為信息化建設提供基礎數據的同時，又能從管理信息係統中得到高附加值的服務。這樣業務部門就會對信息建設具有較高熱情，信息化建設就充滿原源動力，而展館的信息化建設需要在其原有的經營模式上加以創新。現今展館的經營模式主要有：

1）以展館經營為核心

展館出租為中心任務，開辟展覽主辦商市場和為主辦商服務是工作的中心，培養客戶、培育自身展覽是降低展館經營風險的保障。如果是這種以展館為單一核心的經營模式，相關部門工作都以場館經營為主導，以統一的麵目為來館辦展的主辦商提供服務，觀眾數據和參展商數據將以展館為基礎來整合，為所有的主辦單位提供信息基礎設施服務。信息係統的開發側重於場館服務，圍繞場館層麵整合和管理信息。

2）以發展組展業務為重點

展會作為數據中心，將場館和展覽館下屬的展覽服務公司作為服務商，將他們的數據放到展覽會管理平台上管理。展覽組展部門和擔任主辦商、協辦商的分公司獨立管理自身的經營信息，培育展覽品牌。

3）齊頭並進方式

將展館經營、主辦商業務、展覽服務業務放到同等重要的地位，齊頭並進。

由於三項業務是展覽服務價值鏈的不同環節，開發信息係統時數據的流程控製和共享情況控製更加複雜。圍繞三項主營業務建立三個數據中心和管理係統的方式顯然不可取，在這種模式下應該將數據集中經營和管理，建立信息管理平台，利用這個平台為整個信息整合提供基礎。

5.1.2 展覽館信息化建設的設計原則

如前所分析，現今展館的現代化建設發展模式是在自主經營、主辦項目和做好展覽服務方麵共理共營，在其信息化建設設計中應到考慮到兼顧原則。

1）適用性

考慮到展覽業務管理業務複雜、部門繁多，計算機新舊機型混雜，使得係統的設計方案應具有良好的適用性。

2）先進性

考慮到信息技術更新迅速，展覽業務競爭激烈，對信息化的要求很高，係統設計應該保持相當的先進性，保證係統在較長時間內仍能夠在技術層次上不落伍。

3）易用性

考慮到員工計算機應用水平差別很大，係統設計應該充分考慮易用性，確保公司內具有不同計算機應用水平的所有員工均能夠快速掌握本係統並方便使用。

4）安全性

信息係統存放大量客戶信息和業務數據，同時將在係統上進行電子交易，因此係統的信息安全性設計非常關鍵。

5）可擴充性

考慮到展覽業務是一個國際化的業務，係統應具有良好的外接接口和擴充性，能夠保護公司在信息化工作上的投資。

5.1.3 會展場館信息化建設的主要模塊與結構

我們可以將展覽館信息化建設分成六個部分：信息數據中心及應用係統平台、財務支持管理係統、主辦商業務及客戶關係管理係統、場館經營信息管理係統、展覽服務管理信息係統。

1）信息數據中心及應用係統平台

由專門的信息部門組織專門團隊進行建設，各部門在集中的平台上收集、處理信息。信息部不僅負責組織和整合公司各方麵信息，同時還應積極開發包括全國以至於世界範圍內的展覽信息數據庫，幫助各部門掌握市場導向、拓展業務。

信息平台是公司的數據庫中心，是各業務功能模塊的基礎，也是其他各子係統功能模塊聯係的紐帶，它集中各部門需要收集展覽行業信息，其中不僅包括全國展覽場館的信息、專業展覽會信息、參展商和廠商信息、展覽觀眾信息以及展覽服務商信息，它還是一個展覽知識庫和數字圖書館，同時作為底層支持係統給其他模塊交互數據提供接口功能。

應用平台在數據庫結構的表現形式上為數據庫的核心，在應用層上表現為企業內部網、外部網和OA部分。該平台作為公司內部各部門各子公司信息交流和共享的平台，在係統設計方麵本方案依據不同的權限區別外部人員和內部人員的身份，控製功能模塊訪問權限和不同層麵的數據信息訪問權限。

係統作為公司同外界交流的窗口，為參展商、觀眾、展覽合作夥伴提供深入的展覽信息服務，包括觀眾網上登記，參展商網上參展、網上展覽和網上展覽服務申請、委托、管理等服務。

同時，應用係統平台的重要組成部分就是公司領導查詢模塊——信息係統的建設的一個最重要的目的就是使公司領導能夠及時了解全集團最新的經營狀況、各部門項目運營和盈利情況，為領導提供展館和展會的市場趨勢報告和經營成果報告，使公司領導集中查看公司整體信息，力求做到簡單高效地反映公司的運營情況，為領導提供準確的決策支持數據。

2）展館財務管理係統

財務支持管理係統是建立在應用信息平台上的核心模塊，通過財務支持係統，領導能及時了解每個項目、每種服務、每個部門在任意時間點的收支情況、應收應付情況、付款收款計劃，及時發現問題。通過對財務數據的立體式查詢（數據庫），能清晰掌控整個係統的財務狀況。

3）展館客戶關係管理係統

主辦商業務是高附加值和高利潤的業務。利用信息化手段提高項目策劃水平，提高預算準確度，加強項目收支管理，加強參展商、觀眾客戶關係管理，擴大招展銷售，完善對參展商、觀眾的信息服務，促進參展商展前及展覽過程的溝通和交易，提高展覽服務質量，樹立展覽品牌，開辟更大的利潤空間。

在此基礎上，展館的客戶關係管理係統還可以為展覽館的組展部門提供組展信息管理服務。這些組展單位在統一的平台上通過各自的權限與公司內部的服務支持部門溝通，同時也利用這一平台同展覽市場的其他服務商溝通，從而統一集團主辦的各展覽會信息管理平台，提升整體的管理和服務水平，提高管理效率。

4）場館經營信息管理係統

利用信息係統開辟主辦商市場，使場館服務規範化，提高服務質量，客戶響應更快速，項目控製更嚴格，不僅可以擴大展館市場份額，提高國際大展在租戶中所占的比例，同時利用信息服務平台，為主辦商提供信息化係統服務，從而吸引更多的國際化展覽，培育現有的優秀展覽市場。

展覽場館經營模塊為場館銷售、運營、技術保障、保衛等部門圍繞場館經營提供信息管理平台，綜合管理場館包括會議室的出租和服務。將這些場館經營過程中的關鍵信息數字化，並集中管理，使場館服務更具有市場競爭力，並高效、快速、協調地為租館主辦商提供服務。其不僅為內部的自辦展提供服務接口，也為在展覽館辦展的其他展覽主辦商提供服務界麵，為主辦單位提供觀眾信息管理的完善解決方案，提高場館的競爭力。

5）展館服務管理係統

展覽服務管理係統是展館為展覽會提供的附加服務，這種服務和場館經營服務的區別是前者是可選的，而後者是必需的，比如，主辦商不能雇用別的技術保障部門為其展覽會服務。

首先，通過展覽信息平台，幫助展覽館的相關服務部門挖掘更多的主辦商用戶和參展商用戶，拓展展覽服務業務；其次，利用信息化手段規範展覽服務業務，減少展覽服務部門對展館的依賴性，提高市場競爭能力，提高管理質量，增強自身競爭能力。

展館服務管理係統還可利用軟件係統規範管理，為其他主辦商客戶提供服務合同與項目信息管理平台。

6）展館內部辦公管理係統

提高職能部門的管理效率，用信息係統整合集團各子公司和各部門資源，綜合管理集團資金、信息、人員，為展覽館集約化管理提供信息基礎。展覽館內部職能部門管理模塊部分包括對內部的人事管理、OA，這些部分信息化的重點在於自動化部門管理流程，提高信息質量，為決策層提供更加快速有效的數據報告。