會展信息管理

第二節 會展場館信息中心

　　“知識鏈接5—1”

全國農業展覽館的信息中心功能介紹。

信息中心是全國農業展覽館的信息服務部門，現擁有計算機、通訊、圖片、聲像等各類專業技術人員15人。其主要業務為：負責構建“全國農業展覽館”和“中國農業博物館”管理信息係統和日常信息管理維護工作；負責“全國農業展覽館”、“中國農業博物館”、“中國國際農業博覽會”網站規劃、建設以及日常更新維護工作；負責收集有關國內外業務信息，為農展、農博事業發展建設服務；負責“全國農業展覽館”和“中國農業博物館”局域網體係的規劃、建設及網絡管理工作；負責“全國農業展覽館”、“中國農業博物館”和在本館舉辦的各類展覽會、展銷會通訊設施（電話等）的安裝、調試、管理及維修工作；負責拍攝、整理、保管各類業務所需的圖片和聲像資料，負責“全國農業展覽館”及“中國農業博物館”電視新聞的製作。

在會展場館信息化建設管理中，如果把整個場館比喻為一個人的身體，那麽信息中心就相當於人的神經指揮係統。企業中各個業務和職能部門猶如人體的四肢，在執行各自的功能；企業的管理部門和高層決策者好像人體的大腦，指揮著企業的一切運轉；企業的市場分析和信息情報部門猶如企業的耳目，應該做到耳聰目明，為企業收集大量的信息。大型企業在市場競爭中，越來越注意信息化的建設，其目的就是建立“企業數字神經係統”。首先，把企業戰略、企業經營目標、領導指令貫徹到企業的各業務和職能部門；其次，把信息部門和情報部門的信息迅速傳遞給公司決策層和業務部門，幫助他們以市場為導向，迅速調整業務，適應競爭的需要；再次，企業綜合信息係統能夠加強各部門之間業務的同步和溝通，使企業內部的經驗和知識充分共享，規範管理運營經驗和客戶關係，使這些經驗和客戶成為企業資源，避免人員流動帶來的損失。我們可以根據業務範圍將場館的信息中心分為以下幾個主要部分：

1）信息收集中心——為“耳目”服務

信息收集中心主要完成數據錄入和信息收集功能，包括：對國內外展覽行業信息資料的收集：展館、展覽會、參展商、服務商、圖書資料等數據管理。

展覽會觀眾和參展商數據錄入和綜合規範管理功能。

各業務部門/管理部門的業務信息和管理信息的錄入：主辦商對場館租賃的需求、參展商的參展需求和服務需求、觀眾網上報名等數據。

合同和訂單統一管理。

綜合評估數據統一管理：展會評估報告、分析報告、組展商、觀眾、參展商、服務商滿意度調查報告。

公司內部公文數據和辦公數據存檔。

2）信息分析中心——為“大腦”服務

針對以上的數據，根據業務邏輯能產生大量基礎報告和分析結果，這些數據能及時高效地為展覽館和各部門的領導查詢、分析，做出決策，從而形成數字神經係統的大腦。

3）快速反應中心——為“四肢”服務

該模塊的主要功能有：

能方便公司領導把握全局，快速調動全局。

能快速反應用戶請求，提高客戶請求相應能力，更加突出公司以市場為導向的戰略。

能敏銳地根據客戶的反饋，及時調整和響應，提高應變能力。

能成為內部協同工作的協同工作中心。

通過統一的信息平台，作為一條綱，把公司所有和展覽有關的服務整合起來，為組展商、服務商提供統一的接口；可以提高展覽會服務效率、簡化工作量；可以提高公司內部不同資源整合的能力；可以充分共享公司的知識、共享服務展會經驗。

通過先進的數字神經係統的建設，及時、客觀、全麵地了解市場動向，把握市場脈搏，為公司高層決策和企劃發展提供第一手的數據資料；能方便、快捷地提供公司的全部服務項目，更好地為主辦單位、參展商和廣大觀眾服務；能通過信息化建設，提高公司內部各部門間協同工作水平，實時收集展會、參展商、場館使用等綜合數據，提高場館使用效率，使公司業務和管理邁上新台階，實現可持續發展。

信息數據中心及應用係統平台由專門的信息部門組織專門團隊進行建設，各部門在集中的平台上收集、處理信息。信息部不僅負責組織和整合公司各方麵信息，同時還應積極開發包括全國以至於世界範圍內的展覽信息數據庫，幫助各部門掌握市場導向、拓展業務。

“知識鏈接5—2”

會展場館信息中心除了作為整個場館信息管理平台的指揮部門外，還可以具有完備的數據信息查詢功能，主要有：

（1）公司財務數據查詢：提供對公司財務信息的查詢功能。

（2）公司財務報表查詢：提供對公司財務部門的日結算報表、月（季、年）結算報表、損益表、資產負債表等常規會計核算報表，以及財務分析數據的查詢功能。

（3）項目資金收支情況查詢：提供對特定展會項目或展會工程項目的資金收支情況的查詢功能。

（4）公司各業務部門情況查詢：提供對公司各業務部門動態業務信息查詢功能。

（5）展會計劃查詢：提供對展會籌劃、立項、計劃安排等信息的查詢功能。

（6）展會日程重要活動情況查詢：提供對展會重要和重大活動安排的查詢功能。

（7）場館銷售情況查詢：提供對場館預定和銷售情況的查詢功能。

（8）展會工程項目情況查詢：提供對展會工程投標、簽約、施工等情況的動態信息的查詢功能。

（9）項目資金回收情況查詢：提供對展會和展會工程合同資金回收情況的查詢功能。

（10）國內展覽會動態查詢：提供對國內其他地區、展覽企業辦展情況和動態的查詢功能。

（11）國外展覽會動態查詢：提供對國外展覽會、博覽會情況和動態的查詢功能。

（12）公司人力資源信息查詢：提供對公司人力資源情況的查詢功能。

（13）參展商情況查詢：查詢各類展會的參展商統計數字、參展商名錄和參展商資料。

（14）觀眾情況查詢：查詢各類展會的觀眾統計數字及其他資料。