交涉退款

交涉退款

 

木愉

 

我們公司每個月都花一百多萬美元買治療癌症的藥，所以公司管理層一直很在乎這筆錢。前幾個月，采購經理找到另外一個供貨商，把這個新供貨商和舊供貨商的各類藥的報價進行了比較，又跟兩家公司討價還價，最後拋棄了舊的供貨商。算下來，可以節省百分之二。

 

新的供貨商用了兩個月，一切看去都好。唯一讓我不舒服的是付了兩千美元左右的超期罰款。叫下麵的人去問，為什麽這個供貨商要我們付這筆錢，才明白了緣由。原來，采購經理跟新供貨商談付款條款的時候，告訴我們的是一月付兩次，第一次付款是十五號，餘款在月底付清。但按照供貨商的解釋，每個月第一次付款必須是八號，其餘必須在二十三號付清。所有的賬單上出現的也是這兩個日期。這樣一來，我們所遵循的付款日都晚於供貨方設定的付款日，超期罰款就這樣產生的。

 

把超期付款費的來由搞清楚了，我認為我們是冤枉的，屬於溝通誤差。我於是叫手下管理這個賬戶的桑珠去跟對方商量一下，把這筆罰款還給我們。桑珠先是給對方打電話，之後告訴我，對方拒絕了。過了幾天，我跟她再提起這件事，叫她再去交涉。她答應了。

 

今天早上，桑珠把對方的回信給我看。我一讀，就生氣。對方是這樣說的“我沒有發現還有未付的超期罰款，所以沒有什麽豁免的。”我再讀桑珠給對方的信，覺得她沒有把問題歸咎於雙方的交流，聽起來像是我們的理解有問題，而且頗多語病，太多的流水句子（running sentences）。盡管如此，對方應該不難理解我們的要求。再加上以前桑珠跟對方打過電話，口頭討論過，對方不應該會錯我們的意思。對方之所以這樣回答，無非是裝糊塗罷了。我生氣的就是這點。於是，我決定立刻回信再交涉。

 

我的回信隻基於兩點。一是，我們所要求的不是豁免，而是退還（credit back）我們已經付了的罰款。第二，我們之所以有這個要求，乃是因為雙方一開始就關於付款期限有誤會(miscommunication)。寫完信，我決定把我的頭銜加上去，以便增加點份量。

 

過了不到二十分鍾，對方回信，說她是收賬的，沒有退還款項的權限，不過，她可以把這件事給有關部門反映一下。再過半小時，又收到她的回信，傳來的是好消息，我們已經付了的罰款會全部退還。

 

英語是母語的人未必就抓得住要領，在談判中得到斬獲。清晰的思路才是在談判中通向成功的通道。