會展信息管理

第三節 會展策劃信息的管理與應用

　　2.3.1 信息存貯

信息存貯是信息管理工作的基礎，也是科學技術乃至整個社會得以存在和發展的基礎。信息存貯是科學知識得以積累與流傳的基本條件。人類存貯信息有三種方式：大腦存貯、實物存貯和文獻存貯。長久以來，人類一直在不斷地探索和尋求保存信息的方法和載體。結繩刻痕是人類最早的、最低級的信息存貯的方法；泥土、石塊、甲骨、竹簡、絲帛都曾作過信息的主要載體；直到原始社會末期文字的發明，使得人類信息的傳遞突破了口語的直接傳遞方式，從而超越了直接的時空界限，是人類解決信息存貯、信息表達、信息交流的一次本質飛躍。文獻存貯已成為知識存貯的主要手段，大腦存貯和原始的實物存貯的容量與時間都是有限的，不能長期保存、廣泛交流和充分利用。而存貯於文獻中的信息既是大量的，又不受時間、地域限製，能夠長久地保存傳播。因此，隻有通過各種載體形式的文獻，才能把人類獲得的科學知識加以存貯、積累，世代相傳，才能促進人類社會的發展。

從早期的文獻收集、整理到今天電子計算機信息數據庫的建設，從古代私人藏書、藏書樓到近代的圖書館，直到現代化圖書信息服務機構的建立，信息存貯一直都是信息管理工作的主要內容。沒有信息的存貯，就沒有人類文明和知識的流傳和繼承，更談不上知識體係的完整構建和迅速發展。而信息存貯手段的不斷發展和進步，增強了人類加工利用信息的能力。現代信息技術的發展，尤其是電子計算機的發明和應用，從本質上改變了信息存貯依賴於文獻載體的基本方式，也突破了人類大腦及感覺器官加工處理信息的局限性，使信息存貯進入了一個新的階段。

信息存貯是整個信息檢索工作的基礎，信息檢索的全過程包括信息的加工存貯和檢索利用兩個方麵的內容。信息的檢索與利用依賴於信息的積累和加工存貯，可以說，沒有信息的存貯工作，就談不上信息的檢索工作。

信息的存貯過程，主要是實現整個信息檢索係統的存貯職能，從文獻信息源接收信息，經鑒別、篩選和分析加工，把信息的主題內容轉換成主題概念或外形標誌，然後進行有序化整理，形成特定的信息集合，以待利用。這種信息的存貯過程是檢索係統的基礎，同時也是檢索係統得以存在的前提條件。信息的檢索過程也正是在此基礎上加以進行和得以實現。

新型存貯檢索技術的發展，為信息的存貯和檢索展現了廣闊的前景。電子計算機中存貯的信息，也正由早期的數據、文獻的著錄項、文摘等向全文信息、圖像信息、視頻數據信息、多媒體信息發展；信息檢索的範圍也將日益擴大，由文本檢索向多媒體檢索以及超媒體檢索發展。

2.3.2 會展項目策劃管理信息係統

1）會展項目策劃的信息管理流程

如前所述，在一個會展項目的立項策劃階段，我們首先需要做的是對項目市場信息的調研和收集，用收集起來的信息建立一個展會資料數據庫，這樣的數據庫是適時更新的，也就是說，每當一個新的展會項目立項前，我們先從原始的展會資料數據庫中了解它的相關信息（包括已有的市場信息等），如果原始數據庫不夠完善，可以在做調研的同時更新該數據庫。項目立項後，將有關信息在數據庫中更新。同時，這個數據庫還具備對項目策劃流程進行記錄、管理的作用，即可對接下來的招展、活動策劃、文檔整理等工作進行管理。這樣，在項目的策劃階段先將有關數據進行記錄和整理，在項目結束後我們還要做詳細的信息記錄與整理，這有助於項目的評估和總結，同時，也可對項目的進程作適時更新和總結。

2）數據庫設計

從會展項目策劃的信息管理流程圖中可以看出，設計一個功能完善、易於使用和更新的展會資料數據庫是項目策劃階段信息管理的關鍵。展會資料數據庫不是一個在項目策劃階段獨立的數據庫，應當考慮在後期項目營銷、項目運營和項目總結階段的共享性，且同整個項目信息管理的需求相關，所以我們在這一章中對展會資料數據庫的設計，僅重點討論其設計的主要結構和內容，而對其設計的主要技術方法不做重點介紹。在本章中提到的關於技術方法的更具體的知識讀者可參考有關數據庫設計的相關資料和書籍。（說明：本章中有關數據庫設計的界麵示例以Microsoft

Access關係數據庫為平台建立，僅起到示範說明作用）（1）展會資料數據庫的設計步驟

一般數據庫設計的方法有兩種，即屬性主導型和實體主導型。屬性主導型從歸納數據庫應用的屬性出發，在歸並屬性集合（實體）時維持屬性間的函數依賴關係。實體主導型則先從尋找對數據庫應用有意義的實體入手，然後通過定義屬性來定義實體。一般現實世界的實體數在屬性數1/10以下時，宜使用實體主導型設計方法。由於展會項目的特性，可選擇麵向對象的關係數據庫設計方法，這是因為麵向對象的數據庫設計是從對象模型出發的，屬於實體主導型設計。

（2）數據庫應用對象模型的設計

數據庫設計（模式）是否支持應用係統的對象模型，這是判斷是否是麵向對象數據庫係統的基本出發點。由於應用係統設計在前，數據庫設計在後，所以應用係統對象模型向數據庫模式的映射是麵向對象數據庫設計的關鍵。由於麵向對象的關係數據庫（RDBMS）是以二維表為基本管理單元的，所以對象模型最終是由二維表及表間關係來描述的。換言之，對象模型向數據庫概念模型的映射就是向數據庫表的變換過程。采用麵向對象的關係數據庫建立展覽會資料數據庫具有以下幾點優勢：

①數據庫結構清晰，便於實現OOP。由於實現了應用模塊對象對數據庫對象的完全映射，數據庫邏輯模型可以自然且直接地模擬現實世界的實體關係。用戶所處的當前物理世界、係統開發者所抽象的係統外部功能，與支持係統功能的內部數據庫（數據結構）一一對應，所以用戶、開發者和數據庫維護人員可以用一致的語言進行溝通。特別是對多數不了解業務的程序開發人員來說，這種將應用對象與相應的數據對象封裝在對象統一體中的設計方法，大大減輕了程序實現的難度，使他們隻要知道加工的數據及所需的操作即可，而且應用程序大多雷同，可以多處繼承由設計人員抽象出來的、預先開發好的各種物理級超類。

②數據庫對象具有獨立性，便於維護。除了數據庫表對象與應用模塊對象一一對應外，在邏輯對象模型中我們沒有設計多重繼承的泛化關係，所以這樣得到的數據庫結構基本上是由父表類和子表類構成的樹型層次結構，表類間很少有繼承以外的複雜關係，是一個符合局部化原則的結構，從而使數據庫表數據破壞的影響控製在局部範圍且便於修複，給係統開通後的數據庫日常維護工作帶來了便利。

③需求變更時程序與數據庫重用率高，修改少。在映射應用對象時，除關係映射規範化後可能出現一對多的表映射外，大多數應用對象與表對象是一一對應的。我們可以把規範化處理後的、由一個應用對象映射出來的多個表看成一個數據庫對象，因此當部分應用需求變更時，首先，係統修改可以不涉及需求不變更的部分；其次，變更部分的修改可以隻限於追加或刪除程序模塊或追加新庫表，而基本上不必修改原有程序代碼或原有庫表定義，從而大大減少了工作量，降低了工作難度。

④最簡單的就是最好的。客觀世界是錯綜複雜的，計算機科學理論的發展也越來越高深、複雜。然而，人類探索理論和技術的最終目的是讓客觀世界的複雜變簡單，最簡單的就是最好的。

綜上所述，展會資料數據庫的建立就簡化為如何定義數據庫中的應用對象和對象的屬性，以及如何定義數據對象間的關係了。

“知識鏈接2—3”

展會資料數據庫建立示例。

其中每一個數據對象我們都可以在麵向對象的數據庫平台中用一個二維的數據表來實現。例如，“展會基本信息”對象可定義為一個二維數據表“展會基本信息表”。

在定義的數據對象二維表中，可將對象的各屬性定義為表中的各個字段，並且需要定義各個字段的數據類型，以便於實現數據錄入和數據操作。

可以按照此方式對展會資料數據庫中定義的各個數據對象進行設計，最後確定各個數據對象之間的關係。一般來說，在數據庫領域中，數據表和數據表之間的關係一般可以分為如下幾種：

單對單：比如公民和身份證的關係，一個人隻有一張身份證，同時每張身份證也僅僅對應一個人。

單對多：比如單個客戶和訂單之間的關係，每個客戶可以同時下多張訂單。

多對多：比如學生管理係統中，學生與課程，教師與學生之間的關係。

我們也可根據實際的應用，最後定義展會資料數據庫的各個對象之間的關係。

3）係統應用

會展項目策劃階段信息管理的應用依據不同的項目需求而不同，下麵我們一起來看一個案例，對此階段信息係統的應用進行了解。

“案例2—3”

某展會策劃階段展會信息管理係統的使用界麵，這個係統的主要功能是對展會策劃階段的展會信息和展商信息進行收集與管理。其中展會信息分為曆史信息和本次展會信息兩部分，而對本次展會信息主要定義了展商的信息。