會展信息管理

第一節 管理信息係統

　　1.1.1 信息

管理信息係統主要是對信息的加工、處理和分析，以此作為管理層決策的依據。了解信息的概念，以及信息與現實數據的聯係與區別是十分必要的。

“信息”一詞來源於拉丁文“information”，原意是解釋、陳述。在現代社會中，信息是一個被廣泛使用的名詞，隨著信息的地位和作用的不斷增強，以及人們對信息概念的理解的不斷加深，信息的含義早已超出了原先的簡單意義。目前，人們對信息概念的表述有許多種，例如：信息是物質資源配置的信號；信息是關於客觀世界某一方麵的知識；信息是經濟活動決策的依據；信息是一種可供開發和利用的，並具有其自身價值的資源；信息是經過加工並對人們的行動產生影響的數據等。

綜合各種表述，人們普遍認為能夠比較準確包含信息本質特征的定義是：信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化並可借各種載體加以傳遞的有用的知識。這一含義包括以下四個方麵的內容：

（1）信息是對客觀事物特征和變化的反映。人們通常所說的訊號、情況、指令、原始資料、情報、檔案等都屬於信息的範疇，因為它們都是對客觀事物特征和變化的反映。

（2）信息是可以傳遞的。信息必須是通過人們可以識別的符號、文字、數據、語言、圖像、聲音、光、色彩等信息載體來表現和傳遞的。

（3）信息是有用的。信息的有用性是相對於其特定的接受者而言的。同樣一則消息，對於甲、乙兩個接受者而言，若對甲有用而對乙無用，則甲接受到的是信息，而乙接受到的就不是信息。例如，糧食增產的消息對於農民來說是信息，而對於在工廠工作的工人師傅來說可能就不是信息。

（4）信息是有用的知識。信息和數據是信息管理係統中兩個重要的概念，二者既緊密相聯，又有著本質的區別，並且在特定的條件下可以相互轉化。一般來說，數據是人們用來反映客觀世界而記錄下來的可以鑒別的數字、字母、符號、聲音和圖像；信息是對原始數據進行加工或解釋後得到的對客觀世界產生影響的數據。

數據是對現實世界的客觀事物觀察記錄的結果，隨著載體的不同，數據的表現形式也不同。例如，同一個數據“今年糧食增產200萬公斤”，寫在紙上是文字數據，通過新聞播出則是聲音數據。信息是對數據加工處理後的產物，它不會隨著承載它的實體形式的變化而變化。例如，數據“今年糧食增產200萬公斤”被加工處理成一則信息之後，農民不論以何種載體得到這則信息，都會知道“今年的糧食增產了200萬公斤”。另外，信息有有用性的嚴格限定，而數據則沒有。例如，對於農民和工人師傅來說，“今年糧食增產200萬公斤”都是可見數據，而將其加工成信息之後對於工人師傅來說它就是無用的了。

1.1.2 管理信息

管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、經過加工處理後對管理決策產生影響的各種數據的總稱。它以從企業生產經營活動中收集到的原始數據為依據，經過加工處理、分析解釋、明確定義後，對企業管理決策產生影響。管理信息的表現形式主要有報告、報表、單據、進度圖、計劃書、協議、標準、定額等，反映企業所進行的生產經營活動以及與之相關的外部環境。它是現代企業管理工作的依據。

現代企業管理所需的信息數量多、品種雜、範圍廣，為了科學合理地利用這些信息，必須對管理信息進行分類，而目前分類方法頗多，這裏隻列出以下兩種主要的分類方法。

按管理信息的來源劃分，可分為內部信息和外部信息。內部信息主要包括業務管理信息、質量信息、統計信息等。

按管理信息的作用劃分，可分為戰略計劃信息、管理控製信息和作業信息。

戰略計劃信息是指企業在製訂發展戰略計劃時所依據的信息，既包括企業內部信息，如企業自身的經營要素和供需變化等，又包括企業的外部信息，如自然環境、人文環境和市場競爭環境等。

1.1.3 管理信息係統

管理信息係統（Management Information

System， MIS）一詞最早是由基萊荷（J。D。Gallagher）在電子數據處理係統（EDPS）的基礎上於1961年提出的，其產生已有40多年的曆史。它的含義有廣義和狹義之分，廣義的MIS是指存在於任何組織內部、為管理決策服務的信息收集、加工、存儲、傳遞、檢索和輸出的係統；狹義的MIS是指按照係統思想建立起來的以計算機為基礎、為管理決策服務的信息係統。1985年，管理信息係統的創始人，明尼蘇達大學卡爾森管理學院的著名教授GordonB·Davis（高登·戴維斯）對管理信息係統給出了這樣的定義：“管理信息係統是一個利用計算機硬件和軟件，手工作業，進行分析、計劃、控製和決策的模型，以及數據庫的用戶—機器係統，它能提供信息，支持企業或組織的運行、管理和決策功能。”之後，不少專家學者都給出了管理信息係統的定義，目前普遍被采用的定義是：“管理信息係統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以企業戰略競優、提高效益和效率為目的，支持企業的高層決策、中層控製、基層動作的集成化的人機係統。”

這個定義的基本要點是：①管理信息係統是一個由人、機構成的係統，而不是一個單純的機器係統；②管理信息係統是一個以人為本的係統，強調決策的重要性和係統實施的目的性；③管理信息係統是一個以實現管理增效為目的的係統，在管理的功能上明確指出了高、中、低三層的具體模式。

1）管理信息係統的基本功能

管理信息係統的基本功能是對信息進行采集、處理、存儲、管理、檢索和傳輸，以達到供人們使用信息的目的。

（1）信息采集。信息的采集是管理信息係統的基礎，是係統所需信息的重要輸入部分，係統通過信息采集功能，將係統內部和外部的各種有關信息收集起來，並轉換成係統所需的形式。同時信息的采集要注意準確性、及時性和有效性，隨著信息采集量的不斷增多，信息的采集向著更高層次的自動化水平發展，以適應係統對信息量的需求。

（2）信息處理。通過信息的采集，將管理信息係統的信息存儲在計算機中，信息即被稱為原始數據。要提供有價值的決策信息，供管理人員決策時參考，需要將原始數據進行分類整理、有序存儲、加工處理等。常用的信息處理方式有分類、排序、查詢、統計、計算、模擬、預測和判斷等。

（3）信息存儲。在信息化的社會中，任何一個企業和單位都是一個大的信息處理係統，具有大量的數據，要對這些數據進行有效的存儲，必須采用先進的存儲技術。一般來說，信息的存儲涉及兩個方麵的技術，一方麵是硬件技術，即存儲介質技術；另一方麵是軟件的數據存儲技術，要求盡可能降低數據重複存儲的冗餘，保持數據的一致性、完整性、安全性和保密性。在硬件條件相同的情況下，軟件的存儲技術是管理信息係統中信息存儲的重要因素。

（4）信息管理。信息的管理包括對數據格式、編碼以及數據的組織方式、邏輯結構、訪問權限和數據定義等方麵的管理，隨著係統數據量的增加，對於數據的管理就顯得尤為重要。

（5）信息檢索。信息存儲的目的是為了信息的再利用。從存儲的大量信息中找出所需的信息就是信息的檢索，迅速準確的信息檢索是以科學和先進的存儲為前提的。

（6）信息傳輸。信息傳輸又稱為信息的傳遞，其目的是要使信息成為一種可共享的資源。早先的信息傳輸主要依靠某種存儲介質來作為傳輸的媒介，而現代的信息傳輸主要借助於計算機技術和通信技術，以及這兩者結合的產物——網絡技術。網絡技術應用於信息的傳輸，對管理信息係統的發展起到了極大的促進作用。

2）管理信息係統的基本結構

一個概念上的管理信息係統由信息源、信息處理器、信息管理者和信息使用者組成。其中信息源是數據的輸入源，來源於係統內部或外部；信息處理器負責信息的接收、傳輸、加工、存儲、輸出等；信息管理者依據信息使用者的要求來進行係統的設計開發、運營維護；信息使用者還包括企業內部不同層次的管理者。

3）管理信息係統的基本組成

管理信息係統通常由以下三個基本的係統組成：

（1）管理係統。管理係統由企業組織機構、管理人員、規章製度等構成。

（2）信息處理係統。信息處理係統由相應的硬件、軟件、數據庫、信息處理規程以及信息管理人員等組成。

（3）信息傳輸係統。信息傳輸係統由終端設備、通訊線路和通訊控製設備組成。

管理信息係統的分類方式有多種，這裏按照功能和適用性來分，可分為商業銷售和經營的管理信息係統、生產製造和管理的管理信息係統、輔助設計和科研的管理信息係統、事務管理的管理信息係統和財務管理的管理信息係統等。