會計的秘密

來源: 醉裏吳音於 2009-05-22 20:43:08 [檔案] [博客] [舊帖] [給我悄悄話] 閱讀數 : (2208 bytes)

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最近和一位網友聊到variance 問題，ERP幾套報表間的巨大誤差搞得他寢食不安，以前和不少朋友討論過同樣困惑，因此寫這篇文章，和同行們互相安慰。

會計的秘密:
#1: 有誤差是正常的，沒誤差才是驚奇的
#2: 越大的公司誤差越大，不要被Million 數級嚇趴
#3: 我認識的做ERP的同行，凡是公司大一點兒的、數據庫做得稍微複雜一點的，沒有一個能把幾套帳全部軋齊，所以千萬不要因此嚇趴+失眠！

記得我小時候媽媽做會計，分類帳和總帳差了2分錢，她廢寢忘食做了幾天幾夜才找到毛病，把一個3寫成了5。當時我就想，天哪我可幹不了這一行。沒想到兜兜轉轉最後還是做了會計，不過時代不同了，會計電算化徹底消除了這種3、5分錢的筆誤－－－－同樣拜ERP之福，我要是做錯帳，那可是一串串的零錯個十萬八千裏。

財務係統通常是ERP的核心之一，分類帳到總帳這類傳統data flow 做得比較好，很少有出錯。但是profitability analysis，data warehouse之類有matrix的數據分析，如果再有inter-company，multi-currency，要把各個modules出的financial report & managerial report 對齊，那就得費九牛二虎之力了。

如果你是負責軋數據的FA，幾條對策：
- 找IT，從原始data table 下載數據
- 確定總數正確的一套報表，作為分析基礎：一般越基本的報表正確率越高，越複雜的分析越容易出錯，legal report > managerial reporting。
- 找implementation 人員，consultant也好internal super user也好，最好是從blueprint做起的人。做項目難免要權衡利弊做出compromise，很多係統問題其實是先天不足，找當初的負責人一問就知道。不問的話，各種症結憑你抓破腦袋也想不出來。(插話：所以implementation的經驗才異常重要。）
- 打報告要求capital budget 升級係統

如果你是管理層，幾條對策：
- 雇一個有經驗的FA，逼他/她軋平
- 還軋不平的話，權衡materiality，不要因為小小誤差投入巨大人力物力
- 誤差太大的話，打報告要求capital budget 升級係統
- 升級係統還軋不平的話，要求繼續升級－－－－同時說服頭頭們：數據是昂貴的，錯誤是難免的，ERP是奢侈的，各公司騎虎難下的困境是一樣的。

做會計的基本素質是精準，variance analysis 常常令負責的好會計們發瘋，對新手尤其如此。但是要記得會計本身並不是rocket science，很多計提之類數據本身就是建立在assumptions 上，現在的會計越來越多decision support roles，越senior的職位越要轉換思維從決策者的角度看問題，不要太糾纏於單純的數據variance，而是多著眼解決對策，和決策層溝通，權衡孰輕孰重。

最後，祝所有的好會計們忘掉variance，做個好夢 :-)