現代人禮儀全書

5.商務旅行禮儀

　　商務旅行是一種非常特殊的旅行，在商務旅行中除了觀光、旅行之外，更要完成其商務計劃和目標，因此我們在商務旅行之前一定要作好充分的準備，應該作出詳細的旅行計劃。要做一個優秀的商務人士，要取得好的旅行效果，我們就應該對旅行計劃的製定程序有深刻的了解和掌握，本節主要就旅行計劃的製定程序作簡單的介紹。

　　製定計劃

　　旅行計劃擬定程序，要明確公司差旅費用、交通、食宿等級標準範圍及有關規定及程序後，才宜進行。例如，誰負責製定差旅安排？公司是否設有差旅部門？是否指定有秘書負責辦理公司所有管理人員的差旅安排？如果由某家旅行社代辦，要搞清是哪一家。允許乘頭等艙還是普通艙？管理層是否可自行決定？公司有關使用公司車輛及出租車的規定。公司自己是否有飛機？如果有的話要了解使用飛機的規定，辦理有關預定的收費標準，及為上司預支現金差旅費的程序。了解了這些問題後，就可以親自製定差旅計劃或將其移交給負責該項工作的秘書去做。無論由誰製定旅行安排，一定要提前作好所有預定，確保計劃的食宿安排得以實施。

　　你在為上司製定差旅計劃時必須考慮以下問題：

　　（1）出差的時間，啟程及返回日期，接送安排，以及出差的路線、終點及途經地點和住宿安排；

　　（2）商業會晤計劃（人員、地點、日期和時間）、需要攜帶的文件、合同、樣品；

　　（3）行程安排，約會、會議計劃，會晤人員的名單背景，會晤的主題；

　　（4）交通工具的選擇，飛機、火車、大巴或轎車。飛機要列明客艙種類及停留地的交通安排；

　　（5）上司或接待人的特別要求，以及上司旅行區域的天氣狀況；

　　（6）差旅費用、現金、兌換外幣、辦理旅行支票、旅行文件（護照、簽證、健康證書）及行李。

　　你還需要上司的住宅電話號碼。航空公司在接受機票預定時，通常需要乘客的單位電話和住宅電話，以便在改變航班或出現長時間延誤時通知他們。

　　為了便於計劃日後的旅行，要建有旅行檔案。上司出差回來後，要在此次旅行的備忘錄上記載對此次交通安排及飯店食宿等安排的意見。

　　許多公司設有差旅部（有些稱為交通部或運輸部），由該部門負責計劃、安排所有雇員的差旅行程，為差旅人員預定賓館。差旅部的職員手頭都有官方最新發布的航空、鐵路、輪船時刻表，並且與這些運輸行業負責預定的部門有密切的工作關係。有時，差旅部也與旅行社保持聯係。要求公司差旅部幫助時，要打電話通知他們你的上司的啟程日期、旅差地點、返回日期及有關上司交待的各項具體事宜。差旅部的人員將會根據航班、車次情況準備出一份可能的計劃，並由你轉交你的上司批準。在差旅安排完成之前，你總是要與差旅部一直負責你的申請的職員相處。一旦你的上司批準了你們製定的差旅計劃，則要立即請差旅部一直協助你的同事安排預定並購買機（車）票。

　　如果貴公司沒有差旅部，秘書可以根據情況來製定旅行安排。例如，如果你即將製定的旅行安排是直達並且住宿的賓館是上司所熟悉的，你就應自己安排，並且隻需打兩個電話，一個打往機場，一個打往酒店即可獲得確認。

　　旅行社有最新的各條航線航班資料、鐵路時刻表及賓館食宿標準。除此之外，旅行社經驗豐富，在預定時通常比個人想得更周到。旅行社將圍繞你的上司對住宿、餐飲等的要求為他作出差旅計劃，該計劃將可能是最令人滿意的行程安排。旅行社代表的是行程當中所有的航空公司、旅店等，而不是其中的某一家。當然，為了滿足你的上司的要求，你要向旅行社提供一切必要的詳細資料。計劃旅行安排時，凡事要與旅行社負責你的上司旅行安排的同一職員聯係，並依靠同一個人準備出完整的行程安排。

　　旅行社將製定出行程安排，定購機票，預定旅店，安排租車，及有關旅行的其他服務，交由你的上司批準。對於國外旅行，旅行社將提供更多的服務。你的上司將被告之允許攜帶多少行李，並將得到一本旅行社提供的有關他要出訪的國家的旅行指南，通知你許可帶入訪問國家的外匯限額，及有關通關時攜帶物品的海關規定。

　　無論是國內還是國外旅行，絕大多數人都喜歡乘飛機，因此，出國旅行的交通安排大體與國內旅行類似。在安排國際旅行計劃時，一個需要特別考慮的是穿越不同時區的長途旅行對旅客的影響。當為上司計劃海外旅行時，要在他到達目的地後留有適當的休息時間。

　　航空旅行

　　許多公司多選擇航空旅行是因為它省時、便捷、舒適。當你的上司提出航空旅行時，你要仔細查詢航空旅行服務的有關事項，以便計劃航班時符合上司的喜好並節省時間。

　　你可以打電話向當地航空公司了解有關旅行的具體信息。更多的時候，你隻需參照航空公司發行的飛機航班時刻表，就能找到你所需的資訊。不過，航班表會定期更新，所以你要與航空公司的代理保持密切聯係，確保你手中的航班表是最新版的。

　　第一，航班的選擇。選擇航班時，乘客考慮最多的是：極少發生延誤；方便。因此，為上司製定旅程時，要按下列優先次序選擇航班：直達中途不停的航班；直達航班——無論沿途停站次數，但乘客無需中途換機；如果需要換機，但始終是同一航班號；中途換乘同一家航空公司的航班；中途換乘另外一家航空公司的航班。

　　乘客需要換乘同一航線的飛機時，要選擇換乘飛機的登機門與原機出機門距離相距較近的。因為，在大型機場中，兩條不同航線的登機門相距非常遠，從一個登機門乘班車或步行至另一個登機門要浪費許多時間。如果第一個航班發生延誤，乘客可能會沒有足夠的時間換乘續航的班機。

　　現代機場因進出港飛機班次頻繁，飛行員需要等到機場空出位置才能起飛或降落，班機經常發生延誤。為了減少出現飛機延誤的情況，乘客應該遵循以下建議：如果有直達中途不停的航班，寧可不選用時間適宜但需要換乘的航班；即使需要換乘也要盡量保持同一航線，並計劃出足夠的時間以便在換機時留有餘地；避開繁忙的大型機場，冬天乘機更要避開因氣候原因出現問題的大型機場；對於重要約見，計劃航行旅程時，要留有充足時間，以防止因氣候惡劣、機場擁擠、飛機故障等意外事件造成的延誤。

　　第二，服務等級。乘客乘機時享受的服務，特別是他的座位位置、餐飲標準等是根據他們所購買的服務等級而定的。服務等級基本分為一級和普通兩類，有時也會提供其他等級服務。一般來說國際航班分為頭等艙服務、公務艙服務和經濟艙服務。

　　有些公司考慮到公司的聲譽，要求他們的管理人員乘坐頭等艙。頭等艙可以提供給每位乘客寬鬆的座位及更舒適的活動空間，這對長途旅行是很重要的。而另外一些公司則規定旅行人員乘坐公務艙，因為這樣比較經濟。在航班時刻表及機票上都有標準的參照標誌代表服務等級。當你為上司製定旅行日程安排時，一定要看清機票上的標誌，核實服務等級。航班表上列出了所有標誌圖型及其說明。

　　第三，預定航班。你可親自前往航空公司售票處或電話預定機票。與航空公司機票預定處聯係訂票之前，要充分了解旅行日程。預定處的職員可以查尋存儲著所有預定情況的計算機係統，該係統可顯示出各售票處任一航班的預定情況。在與你對話的同時，預定職員把你提出的行程信息鍵入電腦，並可立即告訴你所需的航班是否有位。如果有位，當即可進行預定。回程也可提前預定。如果上司不知道確切的返回日期，可先購買開放票（openticket）。待他確定返回日期後，立即給航空公司打電話預定具體航班。

　　如果欲乘航班巳經沒位，則要更改計劃。在與預定處職員聯係時，詢問同一家航空公司及其他航空公司早幾班和遲幾班的航班情況。若沒有選到可變更的航班，則請預定處職員將你的上司的姓名列在候補表上，萬一所期望的航班出現被取消的機票，則可如願以償。聯程機票需要到航空公司機票預定處辦理機票再確認手續。旅行者從一個機場飛抵另一個機場後，需逐段對其航程進行再確認。

　　機票的出售和退票要提前24小時前往機票預定處辦理，否則你的預定將被取消。當航程涉及多家航空公司時，也僅發售一張機票，由航程首站航班所在的航空公司填寫全程機票，並按客人要求辦理回程機票。

　　當乘客必須更改旅行計劃或取消預定時，應立即打電話通知當地的航空公司機票預定處。除了扣除部分手續費外，未乘用的機票及全程機票中未乘用的部分在機票退回航空公司售票處後，即可得到退費補償。各航空公司出版的航班時刻表都不盡相同，並經常更新。查閱航班時刻表時要注意以下內容：（1）飛離城市；（2）抵達城市；（3）起飛時間（Leave）及抵達時間（Arrive）；（4）上午（AM）下午（PM）。如果使用黑體字，則用黑體字代表P。M，用標準字代表A。M；（5）使用的時間。注意飛離、換乘、飛抵城市所使用的時間是標準時間還是白天時間，例如P34是太平洋標準時間（Pacific3tandard4ime）；（6）航班號。如果列有二個號碼，則第二個號碼代表換乘航班號；（7）途經站或換乘城市。如NON-340P（直達），ONE340P（途經一站），4WO340P（途經二站）或城市名稱；（8）票價通常列出單程票價，票價前麵的標誌代表服務等級；（9）用餐服務。在航班時刻表裏查找用餐服務代碼；（10）設施類別。通常用數字代表；（11）航班安排。如每天一班，每周六有航班，或星期三、四、六有航班；（12）地麵交通。多數城市機場距市區較遠，在4至20公裏之間甚至更遠，因此所有機場都為乘客提供地麵交通服務，有豪華轎車、出租車、大巴士等。

　　正式出版的航空服務指南裏，列出了機場的方位、距離、可提供的地麵交通服務種類及大致費用。交通服務的代碼如下：（L）豪華轎車，（4）出租車，（2）租用車輛，（A）出租直升機。欲定地麵交通的安排，包括機場班車，可以查看航空服務指南或詢問航空公司預定處的職員或公司的旅行代理。正常情況下，機場班車往來於機場與市區內的指定地點之間，為進出空港的旅客服務。

　　有些機場提供出租直升機服務，飛行於兩個目的地城市機場之間，機場至市區之間或飛往噴氣機不能降落的機場。與其他形式的服務相比，出租直升機費用昂貴，但為旅行者節省了大量時間。當乘客必須要從一個機場到另一個機場換機時，則有可能需要乘出租直升機趕赴換機。若你的上司出國旅行由於他要換乘的航班可能與他所乘坐的國際航班不在同一機場，那麽就會遇到在不同機場換機的情況。在預定出租直升機前，先看看能否訂到往來於換乘航班機場間的豪華大巴士。

　　第四，租用車輛服務。你可以通過以下途徑訂到租用車輛。（1）給當地租用車輛公司打電話。（2）要求航空公司預訂租用車輛。（3）給租用車輛公司預定處打電話預訂。國外的車輛租用公司提供國內和國際車輛租用服務。在航空公司預定處的職員確認預定航班的同時即可確認預定的租用車輛。安排租用車輛時，詳細說明抵達城市、日期、時間、欲租車輛的產地、型號、提車地點、租用人姓名、車輛交還地點、用車時間、付款方式等。

　　乘客可以前往租用車輛公司提車，也可由車輛租用公司把車開到乘客要求的地點，或停在機場等候客人到來。如果你的上司希望車輛停在機場等候，務必清楚無誤地安排此項工作。當他到達機場後所需做的就是去車輛租用公司在機場的辦事處，出示他的駕駛證，完成租車手續。租車費用在車輛租用完畢之後交納，但必須事先辦理租用手續。預定租車時，要告訴對方結帳卡的帳號。許多公司與車輛租用公司簽有協議，對公司的管理層提供優惠折扣。根據協議，費用記在公司帳上。如果沒有攜帶信用卡或特別協議，車輛租用公司將拒絕租用請求。由於租用車輛以24小時製計算，因而避免出現上、下午時間混淆。即按該規定，租車計時從午夜零點一分算起，過二十四小時，再回到午夜即二十四點。

　　飯店預定與確認

　　首先要了解出差地的飯店資料，包括位置、星級、價格、交通、服務等，然後再征詢上司的意見：普通樓層還是行政樓層、單人房還是雙人房。

　　預定房間時，隻需告訴負責預定的服務員客人的姓名、住店日期、離店日期、航班號碼以及你的姓名、電話、所在公司的名稱。如果發生航班延誤，要及時通知預定員，否則，所定房間將被取消。並在上司啟程前，再次確認預定的房間。

　　旅行文件

　　（1）護照：是由政府發給本國公民的旅行文件，持有護照即可獲準離開本國，按規定前往國外旅行。護照在國外可用來證明持有者的國籍、身份，並要求外國準許護照持有者自由出入其國境。持有人有權得到本國及出訪國的保護。護照是證明國籍的最有效的文件。

　　（2）簽證：許多國家對外國人入境實行入境簽證管理。簽證是允許你按某種規定在準許的時間內進入該國旅行的準入印章。簽證印章加蓋於護照內頁。旅行者必須在出發前提前檢查是否辦理好護照及出訪國所需的簽證。出國前應獲得必要的簽證，可以在大使館或領事館申請獲取。大部分外國領事館設立在主要城市，其地址可在所在城市的電話號碼簿上查到。

　　旅行者獲得護照後，還要把它依次遞交給每個入境國家在本國的領事館，以便申請簽證。辦理簽證的時間要看護照遞交到領事館的時間。由於旅行社在申請簽證方麵經驗老道，故你可以請他們代你辦理簽證申請。

　　（3）健康證書：世界衛生組織頒布的《國際健康規定》是進入任何國家的條件之一。去大多數國家旅行，並不需要國際接種疫苗證書。如果需要，則可從當地衛生部門、進出境衛生檢疫機構申領。證書必須由為你接種疫苗的醫生簽字並且蓋有當地衛生部門的印章。

　　§§第十二章 商務饋贈禮儀