現代人禮儀全書

2.辦公室工作禮儀

　　新進員工的辦公室禮儀

　　新進入一個工作單位，不論是什麽職務，也不論工作資曆，剛開始時，除了埋頭苦幹之外，什麽都不要說，隻需要觀察和傾聽，當然還要思考，良好的思考習慣是非常重要的。在沒有完全了解你的同事和事情的前因後果時，不要輕易發表自己的看法，特別是針對某人的。在任何時候，牢記這條原則都是有益的：沒有調查，就沒有發言權。隻有在了解事實真相基礎上，才可能作驚人之語。贏得上司注意的最好辦法是成熟的結論，這會增添上司和同事對你的無限信賴感。

　　盡量不要發表片麵的意見或願望——很多的所謂意見隻是自身一廂情願的想法。沒有事實依據的偏見更糟，倒不如保持沉默，不講話，就不會馬上暴露你的弱點，別人也不好判斷你的深淺，要知道，曲線飛行的鳥兒逃生的幾率最大。

　　你需要收集資訊，這至少是表麵上看得見的工作方式和動作方式，再深一步考察辦公室內的權力互動關係。這關係到你在公司的前程，即使你的能力超人一等，隻要你不是老板，隻要你還想在那裏幹，就不可忽視這一點。有時候，這種權力互動關係是很微妙的，在這上麵多花一點心力，是值得的，可從中學到非常寶貴的人際交往的經驗，也可以使你不被“有心人”傷害與利用。看透他人的動機，你就能夠保護自己。即使是大智若愚地讓他利用，由於你知道他的那點本事和伎倆，足可以從容應對。

　　要找到上述的種種資訊，可以通過以下方式：

　　想一些聰明的問題，在適當的時機向聰明的人請教。在任何環境中，最重要的事莫過於掌握適當的時機做該做的事，因此學會掌握時機是你首先要做的。他們的解答中往往會透出比你預想多得多的資訊，但要注意的是，當某人明顯地已經來不及在限定時間內完成工作，或者工作負擔過重時，千萬不要去占用他的時間。

　　翻閱檔案和工作記錄，它們會告訴你公司裏的人如何撰寫書信，如何和客戶或買主對話，以及如何彼此溝通的，甚至是公司的發展曆史。如果可能，這項工作會使你得到連老板都遺忘了的資訊，也許他正好需要這信息。目前，我們國家很少有公司做這項工作，也少有人能堅持做這項工作，但如你公司恰巧有，你千萬不要錯過。

　　最重要的是要仔細傾聽和細心觀察。在辦公室內外聽到和看到的種種，是非常有益的一種受教育的過程，不僅可從中看到人心善惡，也相當於上一堂有關公司曆史的課。有些人新到一個地方，隻是一味專注於自己的談話，聽不到別人的聲音，因而對周遭的認識經常是一知半解，這是一個很不利於自身發展的習慣。

　　新到一個單位，要記住和善地對待每一個人，不論他是公司的最高主管，還是做清潔、送文件的。如果客觀分析一下，辦公室裏每一個人都可能對你的事業產生影響。人言過多必無譽，眾口一辭的壞話多了，即使那是假的，於你的前途也不利。老板不會因一個人的利益而背離公司多數員工的願望。

　　更重要的是，如果你真心對每一個人好，會大大調和你的工作氣氛，提升辦公室的士氣。客客氣氣地對每一個人，在多數情形下都是不壞的，但是這並不要求你無原則地討好人。宗教教導人們要一心向善，並能以舍身喂鷹的精神以善待惡，雖然有些誇張，但其中的道理卻是不言而喻的，如果你的閱曆夠豐富，你會發現，在任何地方工作，最好的朋友及支持者都將是你的秘書和接待員。

　　一段時間以後，你可以逐一邀請同階層的同仁共進午餐，以便在輕鬆的氣氛下，以個人對個人的方式認識每一位同事，順便也可獲悉關於公司的寶貴資訊。邀請同仁共進晚餐或共度周末，應該在彼此熟識之後才宜進行。如果上司邀請你共進午餐或晚餐，不妨爽快地答應，在談話時不要亂講自己不知道與不擅長的事，初次談話，穩重些總比輕浮和不懂裝懂的好。辦公室的友誼都是在工作中慢慢滋長的，一般情況下，這種友誼很難達到學生時代的深度。一段時間以後再參加同事上班時間外的活動，是比較合適的。事實上，即使不參加他們的活動，也沒有什麽不好。與他們保持適當的距離，在初期是利大於弊的。

　　另外，在提起自己過去的工作和資曆時，要謙虛。謙虛的人總是受歡迎的。要贏得廣泛的尊重，謙虛與能力缺一不可。

　　要主動做事。如果你在軍隊待過，你會知道，作為新兵，勤快而聰明的特質多麽重要，而且做事時要真心誠意，如果隻是暫時的表現，同仁們是會看在眼裏的，與其這樣，倒不如不做，而通過其他特質來體現你的才華和能力。

　　不宜太計較報酬的多少。想自己當老板的員工，不會計較付出多而回報少。他知道自己要的是什麽，現在多付出一點點，將來一定會回報在自己的事業中。給別人打工，既學經驗，又拿工資，多做一點，能建立有意義的社會關係，而這對成功來說，又是多麽的重要。

　　作為新員工，不要把辦公室作為結識男女朋友的場所，也不要加入老員工的黃色談話中，這不是明智的做法，可以笑笑，然後自行走開。此時，要尋求某人的友誼，應該不巴結不逢迎，但謙卑一點卻是必要的。

　　這個階段，結識朋友有必要堅持兩個原則：一、他（她）願意幫你；二、他（她）有力量幫助你。這兩大原則可能與你所受到的為人處世教義完全不同，但是，如果有心有一番作為的話，卻是有必要考慮的。

　　如果太麻煩他人，如確實情非得已，否則還是親自動手為好。如動輒求人，易給人一種懶散、無能力的印象，別人會自動疏遠你的，因此應慎行。

　　優秀主管應具備的禮儀

　　在單位和企業裏麵，主管還不是老板，他是老板和員工的中間層，一位優秀的主管應該具有良好的個人品質以及激發員工為團隊工作的素質，因此，對他有一定的禮儀要求：

　　（1）要有良好的個人素養和寬廣的胸襟。

　　俗語說：“佛要金裝，人要衣裝。”絕大多數人都以貌取人，因此身為主管必須要有套體麵的衣服。

　　不要居功自傲，要把成就歸功於團體。不要因現有地位和成就而沾沾自喜，以為高人一等。相反，你要把部門的成績歸功於大家的努力，這樣做會讓你得到下屬員工的愛戴和尊敬。另外，要勇於為團體承擔責任，當事情出了差錯時，不要在高層主管麵前推諉責任。

　　對下屬員工要平易近人，主管得不到下屬配合，就不能有效完成部門任務。平易近人能得到下屬的支持。寧要慷慨過甚，不要吝嗇過度。比如同同事一起吃飯時，搶先付賬是有必要的。

　　養成良好的電話交談禮儀，如使用自己的電話機；講話時間不宜過長，不要講個沒完沒了，更不能在工作時間打私人電話；約好的客人已經坐在辦公室時，一般不要再接聽電話；如通話對象是個大忙人，注意為他節約時間；不要在電話中大發雷霆；當撥錯電話號碼時，要說聲對不起。

　　要信守承諾，說到，就一定要做到。別人來電，務必在24小時內回話，或至少找人代為處理。

　　有來賓走進辦公室時，不論長輩或同輩，都應起立相迎以示尊重。要掌握介紹的禮儀，把男士介紹給女士，輩分、地位低的介紹給輩分高和地位高的人。絕不可要求下屬遵守一項你自己都不遵守的規定。

　　（2）要具有團隊合作精神。

　　不管有無正式的組織，凡是同一個辦公室的員工和主管都應該具備團隊精神。所謂團隊精神，是指一些人以共同的行動追求共同的目標。

　　組合起團隊，創造良好的合作氣氛，必須由主管來主導，員工自下而上是培養不出團隊精神的，一個團隊是否有團隊精神，其主管必須：

　　①所有時間內都須保持良好而親切的態度——敞開大門麵對所有自己的部屬，歡迎他們，並顯示出對他們的尊重。

　　②把好處與那些做出貢獻的人分享，並讓他們知道自己對組織是有所貢獻的。

　　③如果屬下必須連夜加班時，得盡可能注意到他們的安全問題。

　　④當知道屬下生病、過於憂慮、壓力太大，或是心中有所疑惑等事情時，必須表示出高度的關懷之意。

　　⑤有了好消息得讓所有相關的同仁們知曉。若有了成就，也要對每位相關的屬下表達肯定及感激之意，而不是貪得無厭地把所有功勞歸到自己一個人身上。

　　⑥阻止謠言或風言風語的傳播。不要背後說長道短，更不要搬弄是非。

　　⑦在作出決定前可向人請教一番——尤其是當這些決策和他們有關時更應如此。

　　⑧耐心聆聽別人所說的話，千萬不要讓對方產生這個印象：你動機不良或別有所圖。

　　⑨鼓勵大夥兒互相協作。

　　⑩即使是自己一個人工作，也要像在團體裏工作一樣，得隨時注意自己的行為舉止。

　　（3）要關心部屬和他人。

　　如果你是一位高層主管，務必確保每一位部屬擁有一個良好的工作環境，如辦公桌要方便使用，椅子要舒適，照明要好。

　　盡量幫助、訓練年輕的同事，不僅教他們做事，還要教他們做人。例如可以提提建議，耐心回答他們提出的問題，在他們學習工作的過程中充當一位友善的輔導員。

　　部屬有突出表現時，應即時向他道賀並且公開加以表揚。

　　下屬遭到誤解時，應在適當的時機替他向大家或更高層主管解釋。這表明你能夠主持公道。下屬遭遇壞事，要加以慰問，可以叫到一旁拍拍他的肩膀，詢問自己能否幫上忙。

　　同事精神沮喪時，要給予鼓勵。人生常會遇到不如意之事，別人的鼓勵可能使人一下子振作起來，因此，關照同事是主管的職責。

　　同事住院、受傷或生病時，可以和其他同仁一起表達慰問和關心，如送一束花、提供有關辦公室的信息，一個星期去探望他一次。

　　介紹同事時，設法讓每個人聽起來都很重要。

　　（4）信守承諾。

　　身為主管，信守承諾是原則所在。今天的主管，不僅要本事好，會做，而且要口才好，會說。說得出來，做得漂亮，誠實守信，才是現代管理人才應具備的素質。

　　稱職員工的辦公室禮儀

　　（1）準時上班，按時下班，保持環境整潔。

　　上班時間，不是來公司的時間，而是開始工作的時間。從進門到坐在自己的座位上，至少需要幾分鍾時間，因此，應在開始工作前10分鍾到達公司，上班是否準時，反映你是否敬業。

　　到了下班時間，如果已經做完了工作，就可以向周圍的同事打聲招呼：“我先走了”，再自行離去。看到上級正在忙工作時，最好問一聲：“需要幫忙嗎？”確知不需要時，方可離去。

　　下班之前，應將辦公桌上的文具和文件等擺放整齊，將椅子放回原位。

　　（2）穿著整潔，修飾得體。

　　工作時間，必須穿著正式。穿著邋遢的男性上班族會給人一種粗心大意、不守規矩的印象，同時也給人種需要照顧的感覺。而穿著邋遢的女性上班族則會給人一種不端莊、自甘墮落的印象。雖然這樣，但也不能穿得過火。一個男士若是穿著太瀟灑或說過分火辣辣的話，則會被認為是個有野心且略顯輕浮的人。一個女人如果穿得太漂亮，會讓人覺得她在事業或性方麵（或同時在這兩方麵）“野心勃勃”。

　　女職員不能在寫字樓內化妝，尤其是有異性同事時。更不能在辦公桌上擺滿化妝品。如果辦公室設有女衣帽間，這可作為化妝間使用，否則，就隻能用洗手間代替了。

　　（3）勇於承擔責任。

　　勇於承擔責任，不要諉過給同事，這是辦公室內一種良好的態度。如果有輕微的事被弄錯了，上司追問起來，即使那件事大家都有點兒責任，你就直截了當地給上司解釋明白，自己先向他道句歉，承認就算了，當然你可能挨一頓罵，可是卻會在辦公室中贏得一個忠實的美名。

　　（4）講求效率，不幹私事。

　　私人事情不要帶到辦公室去，這一點每個人都要謹記，公司給你薪金，目的就是需要你做好本職工作，所以你應該盡責地做你分內的事情。辦公期間，最好不要接打私人電話，也不宜趁閑時跑出去買香煙等私人活動。

　　（5）請示上司，不得越級。

　　按照常規，如果遇到棘手的事，首先要找直接管你的主管，切勿去見一個更高級的上司。須知一個大公司，它的組織和軍隊相似，發號施令有關聯性，即使對你的頂頭上司有意見，而你又偶然犯有過失時，你也先要獲得他的同意才可向更高一級申訴。

　　（6）對人和氣禮貌。

　　在辦公室中禁止使用俗語、流行語以及親近而不嚴肅的話語，尤其是那些剛參加工作的職員，由於處在下級的地位，無論對誰都要注意用尊敬的語氣說話。

　　“早安”和“午安”是辦公室中最普通的禮貌用語，對同事也不能因為熟悉而將其省去。對於不相識卻常見的人或一同坐電梯的人，適當時也要以早安或午安向人家問好。

　　同事之間多以名字相稱。對一些德高望重的同事或者上司，要以“先生”或“經理”來稱呼較為合適。對上級，如稱“X部長”、“X科長”的時候，應直接稱職務名稱，不叫姓名。

　　無論男士或女士，自己稱呼自己時都宜用“我”。

　　在辦公室中，不要隨便挪用別人東西，即使是公司統一配發的用品，也屬個人私用。未經主人許可，事後又不打招呼的做法，是忌諱的，也是不道德的。

　　無論誰的客戶，誰的朋友，踏進公司的門，就是你們公司的客人，你做為主人應熱情接待，決不可以三言兩語把客人打發掉或把他晾在一邊。

　　（7）工作場合，男女平等。

　　在辦公室裏，男女同事之間是平等的，所以男士並無必要在他的女同事進入房間時站起來，或者為她們開門，或是遵守社交活動中“女士優先”的規則。

　　辦公室進餐時的禮儀

　　時值今日在辦公室裏吃午飯已經相當普遍，而且大都以盒飯為主（今天已經很難見到從自家帶午飯到單位的情景了），也有的公司集體在附近的餐館包桌。

　　在辦公室裏進餐當然是輕鬆愉快的事情，但是也應該注意一些禮儀。謹記以下原則，它對你的形象培植一定有百利而無一害：

　　進完餐後即時將餐具洗幹淨，一次性餐具最好立刻扔掉，不要長時間擺在桌子或茶幾上。如果有突然事情耽擱，也記得禮貌地請同事代勞。

　　特別不要忘記飲料罐，隻要是開了口的，長時間擺在桌上總是有損辦公室雅觀。如果不想馬上扔掉，或者想等會兒再喝，那就把它藏在不被人注意的地方。

　　吃起來亂濺以及聲音很響的食物，會影響他人，最好不吃，吃時也盡量注意點。

　　食物掉在地上，要馬上撿起扔掉。餐後將桌麵和地板打掃一下，是必須做的事情。

　　有強烈味道的食品，盡量不要帶到辦公室，即使你喜歡，也會有人不習慣的，而且其氣味會彌散在辦公室裏，這是有損辦公環境和公司形象的。

　　在辦公室吃飯，拖延的時間不要太長。他人可能要即時進入工作，也可能有性急的客人來訪，雙方都有點不好意思。在一個注重效率的公司，員工會自然形成吃飯快速的習慣。

　　準備好餐巾紙，吃後要及時擦拭油膩的嘴，不要用手或其他東西擦拭。

　　嘴裏含有食物時，不要貿然講話。他人嘴含食物時，最好等他咽完後對他講話。由於大家團坐一堂，難免有人講笑話，要防止大笑噴飯的情形發生，因此嘴裏不要含飯太多。