現代人禮儀全書

3.日常工作禮儀

　　上崗禮儀

　　通過種種考試，能夠被錄用並開始上崗，應該說已經是一個幸運者、勝利者了，而第一次上崗對於每一個人來說都是十分重要的，因為如果說應聘時是推銷自我的話，上崗就是展示自我能力的開始，尤其“首次效應”十分重要，為了樹立良好的“第一印象”，在走上新的工作崗位時，有一些禮儀是要講的：

　　（1）全麵了解公司的各項規章製度。

　　（2）了解管理各項業務工作的負責人姓名及其職責。

　　（3）當你有困難時不要不好意思求助他人，人們願意原諒無知，而不肯原諒錯誤。

　　（4）被介紹時一定要仔細聽清並記住同事們的姓氏，盡早區分認識。介紹時應起身握手，注意禮貌禮節。

　　早安禮儀

　　早上一到公司要精神抖擻地向他人有禮貌地道早安。

　　細心觀察周圍每一個人道早安的方式，有些人聲音小得連旁邊的人都聽不到，有的像是有滿肚子悶氣似地大聲吆喝，還有的悶著頭一聲不響地自坐下等等。

　　“道早安”是社會行動的第一步，是確定自己存在的積極行動。如果自己所發出的聲音能夠引起對方的反應，這不僅達到了“自我確認”的目的，也說明了自己的禮貌有了效應，良好的社會關係因此而產生。

　　你與周圍人互道早安，就等於辦公場所中的上班鈴聲一般。從這一句“早安”開始，表示今天又是新的一天。你如果希望在這新的一天當中，自己的人際關係更加圓滿，無論如何都要清新、明朗地和他人道聲“早安”。

　　你必須要使自己明了自己對道早安的意義所在。道早安，不隻是告訴大家一些禮儀以及有關的經驗教訓或利弊得失，還要大家知道這些日常生活中不可或缺的禮儀，其實對於我們自我存在的確認及人際關係，有著極重要的影響。

　　從實際生活來看，早上打招呼的對象應包含與自己交情一向不睦的人，甚至包括昨天曾經為了工作而起衝突的人。

　　這一句輕鬆愉快的“早安”等於是向對方宣布“昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已經過去了，今天又是愉快的一天。”

　　尤其是對上司精神飽滿地打招呼，可以讓上司對你保持著“這家夥今天還是幹勁十足”的好印象。

　　早上的印象會影響到別人對你印象的強化，也許會因此改變你的境遇也未曾可知。

　　有時你愉快地向對方道早安，對方卻因昨天的不愉快而耿耿於懷，不給你好臉色。如果你碰到這樣的情況也不必在意，不愉快或芥蒂就讓對方去負擔好了，自己要保持清爽愉快的心情。

　　上班禮儀

　　上班時提前10分鍾到辦公室，逢人打招呼時應點頭微笑，愉快地說聲：“早晨好！”然後做下列事情：

　　（1）用吸塵器清潔地毯、打掃房間。

　　（2）開窗透氣，擦抹辦公桌椅等用具，用酒精或消毒水給電話機聽筒兩端消毒。

　　（3）如你辦公的屋裏養了花草，你可以為它們澆水、清理枯葉等。

　　（4）倒掉紙簍內的垃圾。

　　（5）檢查審視牆壁飾物是否端正。

　　（6）調節室內空調溫度和濕度，調整百葉窗或垂直簾角度，使之保持一致的角度。

　　（7）把日曆翻到當天，檢查時鍾是否準確。

　　（8）把報紙雜誌堆放排列整齊，準備好各類辦公用品。

　　（9）把日程表和必要的文件資料、當日報紙放在上司桌上，準備好茶水。

　　如果上班遲到，應和上司明確說明遲到原因，尤其應記得向同事打聲招呼，因為自己的遲到而讓同事費神照顧，當然得說聲：“對不起”或“有勞”，然後立刻投身於工作中，不要一再複述自己遲到原因或經曆，以致耽誤和影響自己和同事的工作，甚至招來上司的不滿。

　　有時由於午間也可能會有來電來訪，因此除了吃飯，最好不要離開辦公室，如果必須離開片刻，也應將手頭工作或可能的來電來訪暫時交代身邊的同事代為關心一下。上司和同事休息時，你說話和接打電話聲音應輕一些，也不要和同事大聲聊天或竊竊私語，更不要把文件資料推開辦公桌隻顧忙自己的私事。

　　下班禮儀

　　下班時推遲10分鍾離開辦公室，一定不要在下班前幾分鍾或幾十分鍾便開始準備下班。當上司和同事離去時，一一和他們告別，比如說聲：“辛苦了！”或“明天見”。如果自己先走，也要打聲招呼，千萬不要一聲不響地走掉，這樣做是極為不禮貌的。如果是最後離開辦公室，就要做完下列事情才可離開。

　　（1）將自己手頭尚未完成的工作處理好，以便次日一開工就能投入工作繼續做下去。

　　（2）關閉所有辦公設備（除傳真機外），切斷電源，鎖好抽屜、櫃櫥門、窗，再仔細檢查一遍，確認無誤後，鎖門離開辦公室。

　　匯報工作禮儀

　　下級向上級匯報工作時的一般禮儀要求：

　　（1）遵守時間，不可失約。應樹立極強的恪守時間的觀念，不要過早抵達，使上級準備未畢而難堪，也不要遲到，讓上級等候過久。

　　（2）輕輕敲門，經允許後才能進門。不可大大咧咧，破門穿堂，即使門開著，也要用適當的方式告訴上級有人來了，以便上級及時調整體態、心理。匯報時，要注意儀表、姿態，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有禮。注意上級辦公室是否允許吸煙，如果可以敬煙時應打開煙盒彈出幾支，遞向上級由他自取。

　　（3）匯報內容要實事求是，匯報口音要清晰，語調、聲音大小恰當。有喜報喜，有憂報憂，語言精煉，條理清楚，不可“察顏觀色”，投其所好，歪曲或隱瞞事實真相。

　　（4）匯報時如果上級不注意禮儀，不可衝動，仍然要堅持以禮相待，也可以以身示範來暗示上級糾正錯誤，如果直言相陳，須得注意言辭的藝術性。

　　（5）匯報結束後，上級如果談興猶在，不可有不耐煩的體態語出現，應等到由上級表示結束時才可以告辭。告辭時，要整理好自己的材料、衣著與茶具、座椅，當領導送別時要主動說“謝謝”或“請留步”。

　　企業的經理與上級主管部門的聯係主要是通過匯報工作的方式來實現的。所以，匯報工作的形式和技巧對於企業管理者是十分重要的，要想讓上級主管了解自己，並取得其支持，在很大程度上依賴於此。

　　對於如何匯報工作，也許並沒有一定的模式可循，這多半由具體領導的特點而定。上級領導通常分為兩種類型，一種是“讀者型”，一種是“聽眾型”。“讀者型”的領導喜歡看書麵報告，而“聽眾型”的領導則喜歡聽口頭匯報，所以在匯報工作時，首先要了解上級領導的特點，以便投其所“便”，這樣做的目的並不是為了討好上級，而是從工作的效果出發，以最有效的方式向上級主管匯報工作。

　　其次，要緊扣中心，有條不紊地闡明問題實質。一般來說，性格外向、善於交際的領導往往屬“聽眾型”的，他們反應迅速，思路敏捷，喜歡用對話的形式來獲取信息。他們不但可通過語言，而且能夠從對方的表情中覺察其意圖。對於下級來說，這種領導往往比較難應付。口頭交談的一個最大優點就是聽者可以發問，因此下級在匯報前對對方有可能提出的問題最好做好準備，這頗有點像研究生的論文答辯。無論什麽樣的領導，都不會喜歡漫無邊際、雜亂無章的匯報，所以匯報者應盡量緊緊扣住所要闡明的中心問題以簡單明了、有條有理的語言讓上級了解到問題的實質。在此之後，領導對什麽地方不清楚，或者感興趣，自然會發問，其他細節如有必要則可在回答問題時說明。領導者一般都是大忙人，這樣做可以大大節約時間。

　　再次，匯報時，切忌羅列太多數字和使用含糊詞語。如果需要用數據資料說明問題時，則要注意選擇最重要最能說明問題的數字，因為再好的腦袋也不可能在短時間內消化大量數據。通常情況下一個數據的單獨存在是毫無意義的，許多數據的組合和排列才更能說明問題。數字的對比說明事物之間的關係，數字的排列說明事物發展的趨勢，當人們把握了這些關係和趨勢之後，數字的存在就沒有意義了。領導者需要了解的隻是這類“關係”和“趨勢”，而不是數據本身。所以，匯報者應把分析數據的工作留在家裏去做，而在匯報中隻要拿出分析的結果或結論就行了。如果領導者發問，再根據情況將具體數據及分析過程提出來。不過，在列舉數據的時候，一定要明確，表現得信心十足，而不能猶猶豫豫、含含糊糊，盡量避免使用“大概”、“估計”、“可能”之類的詞，這將給上級留下不良的印象。

　　另外還有一點需要注意的是，匯報問題要有順序，輕重緩急應有所側重，一般原則是先講最重要的事情，然後再講次要的，先談結論，然後補充論據。上級了解情況的普遍心理都是希望首先知道下屬企業取得的最大成績和存在的首要問題，而幾乎沒有希望從次要問題入手的。

　　最後，要根據自身情況，選擇匯報方法。從匯報者的角度出發，口頭匯報的優點是讓上級主管了解企業經營狀況的同時也讓其了解企業主管本身。另外，交談中存在著信息反饋，可以及時調整雙方的信息誤差，這有利於上下級的相互溝通。口頭匯報的缺點是匯報者處於被動地位，壓力較大，如果準備不周，很容易出現意外的失誤。而書麵報告則相反，書麵報告中匯報者處於主動地位。由於缺乏反饋，信息是從匯報者一方向上級領導者一方單方麵輸出。一方麵，報告的起草者可以有充分的準備，另一方麵，他可以對上級領導的判斷造成較大的影響。同時，書麵報告之短又恰是口頭報告之長，上級領導雖可通過書麵材料了解企業的經營狀況，但他卻很難通過幾頁紙判斷企業家本身的水平和素質，正由於缺乏信息反饋，使上下級之間了解不像口頭匯報工作那樣方便、直接。

　　在很多情況下，上級領導的風格和特點並不明顯，無論是“讀”還是“聽”，均可接受。這時企業幹部就要根據自己的具體情況來選擇匯報方式了。一般來說，能力比較強的企業幹部宜於口頭匯報工作，因為這有利於發揮自己的長處；而能力較弱的企業幹部宜於書麵匯報工作，因為書麵的東西，有較多的時間去修飾、雕琢，甚至可以請人代筆或潤色，這比較有利於掩蓋自己的短處。

　　聽取匯報禮儀

　　上級在聽取下級工作匯報時的禮儀要求：

　　（1）應守時。如果已約定時間，應準時等候，如有可能可稍提前點時間，並作好記載要點的準備以及其他準備。

　　（2）應及時招呼匯報者進門入座。不可居高臨下，盛氣淩人，大擺什麽官架子。

　　（3）要善於聽。當下級匯報時，可與之目光交流，配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對匯報中不甚清楚的問題可及時提出來，要求匯報者重複、解釋，也可以適當提問，但要注意所提的問題不致於打消對方匯報的興致。

　　（4）不要隨意批評、拍板，要先思而後言。聽取匯報時不要有頻繁看表或打嗬欠、做其他事情等不禮貌的行為。

　　（5）要求下級結束匯報時可以通過合適的體態語或委婉的語氣告訴對方，不宜粗暴打斷。如果已到了吃飯時候，可挽留下級吃便飯。當下級告辭時，應站起來相送。如果聯係不多的下級來匯報時，應起身送至門口，並親切道別。