禮儀全書 4

商務來訪與接待

　　接待或拜訪是很多企業員工的一項經常性的工作。在接待和拜訪中的禮儀表現，不僅關係到自己的形象，還關係到企業形象。所以，接待來訪的禮儀曆來都受到重視。

　　對來訪者，應起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，要起身上前迎候。對於不是第一次見麵的同事、員工，可以不起身，不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者，要安排助理或相關人員接待客人，不能冷落了來訪者。

　　來訪者都是為有事而來，因此要盡量讓來訪者把話說完，並認真傾聽來訪者的敘述。對來訪者的意見和觀點不要輕率表態，應思考後再做，對一時不能作答的，要約定一個時間後再聯係。對能夠馬上答複的或立即可辦理的事，應當場答複，迅速解決，不要讓來訪者等待，或再次來訪。

　　正在接待來訪者時，有電話打來或有新的來訪者，應盡量讓助理或他人接待，以避免中斷正在進行的接待。對來訪者的無理要求或錯誤意見，應有禮貌地拒絕，而不要刺激來訪者，使其尷尬。要結束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的體態語言告訴對方本次接待就此結束。

　　凡身份高的人會見身份低的人稱為接見；身份低的人會見身份高的人稱為拜會。接見和拜會在我國統稱為會見。

　　會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題以及其他共同關心的問題交換意見，它的內容較為正式，專業性比較強。在涉外活動中，東道主大都會根據外國來訪者的身份和訪問的目的，安排相應的有關部門負責人與之進行禮節性會見。若是涉及專業問題，則需要雙方進行相應的正式會談。

　　現今高速發展的社會中，工作緊張，預約通常是會見對方的確保手段，想要拜會一方，應提前將自己的姓名、職務通知對方。接到要求的一方應盡早予以答複，無故拖延，置之不理是欠妥的，是不禮貌的。如不能如期會見，應向對方解釋，會談亦如此。

　　在接到要求方同意對方要求時，可主動將會見或會談時、地、人通知對方。會見與會談地點一般都設在會客室或辦公室。

　　會見中座位的安排是這樣的：主人坐在左邊，主賓坐在右邊，譯員和記錄員坐在主人和主賓的後麵。雙方其他人員各自按一定的順序分別坐在左右兩側，主方為左，客方為右。座位不夠可在後排加座。

　　雙方會談時一般使用長方形的桌子，賓主相對而坐，各自坐在桌子的一邊，以正門為準，主人占背門一側，客人麵向正門。主人與主賓應坐在正中間，譯員坐在交談人右側，其他人按禮賓順序左右排列，記錄員可安排在後麵。有的國家把譯員也安排在後麵。

　　如會談桌的一端對著正門，應以進門的方向為準。右為客方，左為主方。

　　小範圍的會談可不擺放會談桌，按照會見時座位的排列擺放沙發即可。

　　舉行多邊會談時，可把座位擺成圓形或正方形，使其無尊卑可言。

　　會見、會談座位的排列十分重要，所以要提前在現場預備好中外文的座位標簽。

　　主人應在會見或會談開始之前到達，可以在正門門口迎候客人，也可以在會客室的門口迎候，由工作人員負責把客人引入會客室，待賓主雙方進入會客室後，工作人員負責關好門並退出現場。若安排會見或會談的雙方合影留念，應在賓主見麵握手之後。合影完畢，主人請客人首先入座或雙方一起就座，主人不可以自己搶先坐下。會談或會見結束時，主人應將客人送至車前或門口握別，目送客人離去後再退回室內。

　　在會見或會談中，旁人不要隨意進出。主談人交談時，其他人員不得交頭接耳，或翻看與此無關的材料。不允許打斷他人的發言，或使用人身攻擊的語言。