禮儀全書 4

辦公室的布置及禮儀

　　商務人士的絕大多數工作時間都是在辦公室中度過的，無論是在自己的辦公室辦公，還是在客戶的辦公室談業務，總之，辦公室與商務人士密切相關。如何才能在辦公室中工作順心，處理業務如魚得水？掌握好辦公室禮儀，能讓自己有一個良好的工作環境，為取得更佳的工作業績打下基礎。

　　辦公室是企業的門麵，是來訪者對企業的第一印象。辦公室的布置不同於家庭、酒店的布置，它的設計風格應該是嚴肅、整潔、高雅、安全。

　　辦公室內應保持整潔。地板、天花板、走道經常打掃，玻璃、門窗、辦公桌擦洗幹淨明亮。辦公室內桌椅、電話機、茶具、文件櫃等物的擺設應以方便、高效、安全為原則。桌麵隻放些必要的辦公用品，且擺放整齊。不要將雜誌、報紙、餐具、小包等物放在桌麵上。廢紙應扔入廢紙簍裏。文件應及時按類按月歸檔，裝訂整理好，放入文件櫃。在辦的文件下班後也應鎖入辦公桌內。辦公桌上的玻璃板下，主要放與工作有關的文字及數字資料，不應放太多的家人照片，因為辦公室內需要的是嚴肅、高效而不是溫馨。

　　辦公室的人員是一個集體，無論是對本單位還是外來人員，都應體現一個集體的每個成員對他人、對社會的尊重和責任心。一個企業待人接物的禮儀水平，正是從每個職工的言行舉止中體現出來的。因此，每個員工都應牢記，自己的言行代表著企業的形象，應自覺地遵從辦公室禮儀。

　　（1）儀表端莊，儀容整潔

　　無論是男職員還是女職員，上班時應著職業裝。有些企業要求統一著裝，以體現嚴謹、高效率的工作作風，加深客人對企業的視覺印象。有些企業雖沒有統一服裝，但都對上班時的服裝提出明確的要求。

　　男士上班應穿白襯衣或西服，紮領帶。襯衣的下擺一定要紮入褲腰裏。

　　應穿深色的皮鞋。服裝必須幹淨、平整，不應穿花襯衣、拖鞋、運動服上班。不留胡須，不留長發，頭發梳理美觀大方，才能襯托出本人良好的精神狀態和對工作的責任感。

　　女士上班應著西服套裙或連衣裙，顏色不要太鮮豔、太花哨。上班不宜穿太暴露、過透、太緊身的服裝或超短裙，也不能穿奇裝異服、休閑裝、運動裝、牛仔裝等。應穿皮鞋上班，皮鞋的顏色要比服裝的顏色深。應穿透明的長筒絲襪，襪口不能露在裙口下，不能有鉤破的洞。不應穿涼鞋、旅遊鞋上班。佩戴首飾要適當，符合規範。發型以保守為佳，不能新潮。最好化淡妝上班，以體現女性端莊、文雅、自尊自重的形象。

　　（2）言語友善，舉止優雅

　　辦公室工作人員的站坐行走，舉手投足，目光表情，都能折射出一個人良好的文化素養、較強的業務能力和工作責任心，同時也體現了企業的管理水平。

　　真誠微笑是一般社交場合最佳心態的表現。微笑是一種無聲的語言，它是對自己價值的肯定，對他人的寬宏和友善，是穩重成熟的表現。微笑是自信、是真誠、是自尊、是魅力的體現。上班時與同事、領導微笑問好，下班微笑道別。接待人物、邀請、致謝都應有真誠的微笑。不要把喜怒哀樂都流露於臉上，否則會讓人感到你不夠成熟、自控力不強。

　　在辦公室講話時話語要謙和，聲音要輕，不能在辦公室、過道上大聲呼喚同事和上級，無論是對同事、上級還是來訪者，都應使用文明用語。在辦公室裏，說話不要刻薄，與同事開玩笑要適度，不能挖苦別人，惡語傷人，更不能在背後議論領導和同事。

　　體態優雅公司職員的行為舉止應穩重、自然、大方、有風度。走路時身體挺直，步速適中、穩重、抬頭挺胸，給人留下正直、積極、自信的好印象，不要風風火火、慌慌張張，讓人感到你缺乏工作能力。坐姿要優美，腰挺直，頭正，不要趴在桌子上，歪靠在椅子上。有人來訪時，應點頭或鞠躬致意，不能不理不睬。工作期間不能吃東西、剪指甲、唱歌、化妝，與同事追追打打有失體麵。談話時手勢要適度，不要手舞足蹈，過於做作。

　　（3）恪守職責，高效穩妥

　　公司職員應樹立敬業愛崗的精神，努力使自己幹一行，愛一行，鑽一行，以飽滿的工作熱情，高度的工作責任心，開創性地幹好自己的工作。工作中一絲不苟，精益求精，講究效率，減少或杜絕差錯，按時、按質、按量

　　完成每一項工作。領導交給任務時，應愉快接受，做好記錄，確保準確。然後認真辦理，及時匯報。恪盡職守，嚴守機密。

　　從事辦公室工作的白領小姐，要學會在各種場合裝扮好自己的形象，不僅僅是為了個人的美麗，也是為了維護公司的整體形象。

　　有關白領小姐儀態有一些不成文的規範，還是注意為好。

　　先說發型。要想扮靚，從頭做起。作為一位幹練的白領小姐，發型上應力求流暢、簡潔。那些趕時髦的或適於浪漫或花哨的發型，還是“忍痛割愛”的好。奇異、花樣百出的罕見發型和黑色之外的染發更是不可輕易嚐試。不過，為了調劑單調、沉悶的工作氣氛，發型或綰或紮或放，倒是可以交替變化使用，不妨使用一些發帶、發夾、發箍之類的裝飾品。另外，一些保濕液，發雕油，順發露，摩絲之類，就可成為你梳理時的得力助手，讓你有效率地做出各種發型。

　　再說化妝。應以輕柔、優雅的淡妝為主，切忌濃妝豔抹。畫眼線、塗口紅可以起到恰到好處的畫“龍”點“睛”的作用。不過，不宜塗過多彩色眼影，口紅不可以塗得太鮮太亮。

　　第三說服裝。最好以大方、舒適，便於行動為要。當然，簡樸、利落感並不是每日套裝、窄裙的硬邦邦形象，也不單是千篇一律的製服。身為白領小姐可以讓柔和的線條與幹練的敏銳感同時表現出來。款式上的選擇可以不必過於拘泥；顏色方麵則不妨避開死灰、黑色之類，而改選較為鮮明一點的寶石藍、翠綠、亮橘、鵝黃等，為無色的辦公室增添“色”彩。如果不是下班後有特別的應酬，需要做華麗摩登的打扮，辦公時間則應以套裝或襯衫、裙子的搭配為宜。

　　值得強調的是，白領麗人穿著服裝的色彩雖然可以搶眼一點，但不可以把所有的顏色往自己身上堆，打扮得像個調色板，豐盛得像棵聖誕樹，醜化了形象，降低了品位。

　　最後說舉止。一個白領小姐的儀容服飾，無論多麽靚麗可人，她的舉止投足稍有閃失，就可使其整體形象“全軍覆沒”，所以必須對行為舉止有所規範。

　　有的白領小姐當眾拿自己的芳容“開涮”，塗脂抹粉（這些都是應該在洗

　　手間裏完成的）；有的上洗手間的時間過長，無論是早上剛到辦公室，還是下班前，為了化妝在洗手間花上大半個小時也無所顧忌，這種做法是不合適的。在辦公室脫鞋是儀態的大忌，如果穿著暴露足趾的鞋，就要小心注意足趾間的整潔。

　　坐下來不要蹺二郎腿，正確的坐姿應該兩腿並攏，雙腳並立或作相互交錯的傾斜。保持微笑是最重要的儀態。行走時不可以低首凹胸，顯得無精打采；最可貴的是昂首闊步，收腹挺胸，以顯示你的自信。

　　注意打電話的姿勢。最好養成用左手拿話筒的習慣，右手空出來隨時準備將對方所講的話或重要事項記下來。盡量站著聽電話，即使采取坐姿，也要伸直上身，這樣有助於提高語調，精神集中，更能展現你高雅的神韻。通話時，如遇到不禮貌者也應該穩定情緒，少安毋躁，以禮相待。

　　在辦公室工作，服飾要與之協調，以體現權威、聲望和精明強幹為宜。

　　男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝，紮領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室裏去，否則使內衣若隱若現很不雅觀。

　　在辦公室裏工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。

　　戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環會分散他人注意力，叮當做響的手鐲也不宜戴。

　　在辦公室裏對上司和同事們都要講究禮貌，不能由於大家天天見麵就將問候省略掉了。“您好”“早安”“再會”之類的問候語要經常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱。對上司和前輩則可以用“先生”或其職務來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之下開玩笑。

　　對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中女士優先原則去做未必會讓女同事高興。

　　辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼。而坐在辦公桌上辦公或將腿整個蹺上去的樣子都是很難看的。

　　要避免口銜香煙四處遊蕩，不要與同事談論薪水、升降或他人隱私。遇

　　到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫諉過或越級上告。在老板麵前打同事們的小報告，常會被當做不務正業，弄不好會搞掉自己的飯碗。

　　接待來訪者要平等待人，不論其是否有求於自己；回答來訪者提出的問題要心平氣和，麵帶笑容。去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯係，準時赴約，經過許可，方可入內。在別的辦公室裏，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、鬆腰帶。未經同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上；公文包很重的話，則應放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鍾左右為宜。

　　如果你是一名助理，難免會遇到不速之客，會因此而影響了自己的工作。那麽，該怎麽有效應付不速之客，使之既顯示出我們的禮貌，又不會因此而影響了我們的工作呢？

　　不速之客，可能是客戶、同事。我們要根據他們的身份不同，采取不同的措施。

　　首先，領導的上級或客戶應該熱情地請他們到會客室就座，並給他們倒上一杯茶，可以說“您稍等一下，我看一下×××在不在”，並馬上告訴領導，再按領導的指示接待、安排。

　　二是，領導的親朋。請他們到會客室就座，並馬上通知領導，再按領導的指示接待。

　　三是，公司內部的管理人員。他們如果說有急事要見領導的話，你絕對不應該這時候拿腔拿調，而是要馬上通報，以免誤事。

　　四是，推銷員。這類人員我們可能遇到的最多。這時候你就要先讓他們稍等，然後打電話給相關部門。如果相關部門有意向或是事先有約的話，就要指引他們過去。如果那些推銷員堅持要見領導，這有兩個可能。一是確實和領導有約；二是從沒約定，隻是他覺得見領導可能更益於他的推銷工作，而不去考慮是否因此耽誤了別人的工作（絕大部分都是這種）。這時候，也沒必要黑臉推辭，可以委婉地讓他們把材料留下，回頭請領導過目。領導如果感興趣，會及時主動和他們聯係。

　　五是，客戶。有些客戶來訪的問題，是很簡單的，根本不需要領導出麵

　　就可以解決。所以，作為助理這時候就要顯示出“分擔領導工作”的本能了。你可以介紹他們去找相關部門的主管或相關人員交涉。你應該先替他聯係一下，然後再向他指明該部門的名稱、位置；如果不好找，最好能引領客人去。

　　六是，其他不速之客。這種情況，你就要先請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料後，再去請示領導，由領導自己決定是不是會見。

　　由此可見，應對不速之客的基本方式，還是要多“請示”，不可以擅作主張，一不小心得罪了公司的大客戶或是得罪了領導的私人關係，就沒必要了。