禮儀全書 4

基本迎接禮儀

　　迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方麵。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。

　　迎接客人要有周密的部署，應注意以下事項：

　　1．對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國和外地客人，應首先了解對

　　方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。

　　2．主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興；若迎接來遲，必定會給客人心裏留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。

　　3．接到客人後，應首先問候“一路辛苦了”“歡迎您來到我們這個美麗的城市”“歡迎您來到我們公司”等。然後，向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。

　　4．迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。

　　5．主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間；同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。

　　6．將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談。談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯係的時間、地點、方式等告訴客人。

　　（1）迎賓的儀式

　　迎賓所指的是在人際交往中，在有約在先的情況下，由主人一方出專人，前往來訪者知曉的某一處所，恭候對方的到來。在一般情況下，迎賓儀式包括如下內容。

　　(1)賓主雙方熱情見麵。

　　(2)向來賓獻花。獻花者通常應為女青年或少先隊員。若來賓不止一人，可向每位來賓逐一獻花，也可以隻向主賓或主賓夫婦獻花。向主賓夫婦獻花時，可先獻花給女主賓，也可以同時向男女主賓獻花。

　　(3)賓主雙方其他人員見麵。依照慣例，應當首先由主人陪同主賓來

　　到東道主方麵的主要迎賓人員麵前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主賓。隨後，再由主賓陪同主人行至主要來訪人員的隊列前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主人。

　　(4)主人陪同來賓與歡迎隊伍見麵。

　　（2）迎賓的前期準備

　　在迎賓工作之中，要進行必要的先期準備，以求有備而行，有備無患。

　　(1)掌握基本狀況。一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況，尤其是主賓的個人簡況，如姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學曆、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度等。必要時還需要了解其婚姻、健康狀況，以及政治傾向與宗教信仰。在了解來賓的具體人數時，不僅要務求準確無誤，而且應著重了解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦等。來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓，尤其是主賓此前前來進行過訪問，則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因，一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃，如來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等；在力所能及的前提之下，應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求，盡可能地對對方多加照顧。

　　(2)製定具體計劃。一定要詳盡製定迎接來賓的具體計劃，有助於使接待工作避免疏漏，減少波折，更好地、按部就班地順利進行。根據常規，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、遊覽、會談、會見、禮品準備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。

　　單就迎賓而言，接待方亦應有備在先，最為重要的有五項內容，即一是迎賓方式，二是迎賓人員，三是迎賓時間，四是迎賓地點，五是交通工具。

　　(3)確定迎賓方式。明確要不要搞迎賓活動，如何安排迎賓活動，怎樣進行好迎賓活動。一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員，數量上要加以限製，身份上要大致相仿，職責上要劃分明確。在迎賓工作中，現場操作進行得是否得當，乃是關鍵的一環。

　　(4)注意迎賓時間。要預先由雙方約定清楚，要在來賓啟程前後再次予以確認，要提前到達迎賓地點。

　　(5)確定迎賓地點。交通工具停靠站，如機場、碼頭、火車站、長途汽車站等；來賓臨時下榻之處，如賓館、飯店、旅館、招待所等；東道主一方用以迎賓的常規場所，如廣場、大廳等；東道主的辦公地點門外，如政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口等。前三類地點多用以迎接

　　異地來訪的客人。其中廣場，主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外，則大多用以迎接本地來訪的客人。

　　(6)確認來賓的身份。通常有四種方法可行。

　　第一，使用接站牌。使用接站牌時，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰，不要隨便用紙亂寫。盡量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。接站牌的具體內容，有四種主要寫法：一是“熱烈歡迎某某同誌”，二是“熱烈歡迎某單位來賓的光臨”，三是“某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導”，四是“某單位來賓接待處”。

　　第二，使用歡迎橫幅。

　　第三，使用身份胸卡。

　　第四，自我介紹。

　　在方便、務實的前提下，上述四種確認來賓的方法，可以交叉使用。

　　(7)施禮問題。在迎賓之時向來賓施禮、致意，最重要的是要做到下列四點：一是與來賓熱情握手；二是同來賓主動寒暄；三是對來賓有問必答；四是為來賓服務周到。接到來賓後，在步出迎接地點時，迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過，對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱，則沒有必要為之“代勞”。

　　(8)引導問題。來賓的引導，指的是迎賓人員在接待來賓時，為之親自帶路，或是陪同對方一道前往目的地。在一般情況下，負責引導來賓的人，多為來賓接待單位的接待人員、禮賓人員、此事負責人，或是接待方與來賓對口單位的辦公室人員、秘書人員。在賓主雙方並排行進時，引導者應主動在外側行走，而請來賓行走內側。若三人並行時，通常中間的位次最高，內側的位次居次，外側的位次最低。賓主之位此時可酌情而定。在單行行進時，循例應由引導者行走在前，而使來賓行走於其後，以便由前者為後者帶路。

　　在出入房門時，引導者須主動替來賓開門或關門。此刻，引導者可先行一步，推開或拉開房門，待來賓首先通過。隨之再輕掩房門，趕上來賓。出入無人控製的電梯時，引導者須先入後出，以操縱電梯。出入有人控製的電梯時，引導者則應後入先出，這樣做主要是為表示對來賓的禮貌。出入轎車，如果引導者與來賓出行，賓主不同車時，一般應引導者坐車在前，來賓坐車居後；賓主同車時，則大都講究引導者後登車，先下車，來賓先登車，後下車。在引導來賓時，切勿一味沉溺於高談闊論，免得令來賓走神，“一失足成千古恨”，當眾跌跤失態。