禮儀全書 4

邀約的禮儀

　　在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對一定的交往對象發出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方做客。這類性質的活動，被商務禮儀稱之為邀約。

　　邀約有時還被稱為邀請或邀集。從交際的角度來看待邀約，它實質上是一種雙向的約定行為。當一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者在其他某地方約會，以及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情願行事，而是必須取得被邀請方的同意與合作。作為邀請者，不能不自量力，無事生非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣；作為被邀請者，則需要及早地作出合乎自身利益與意願的反應。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當做一種正規的商務約會來看待，對它絕對不可以掉以輕心，大而化之。

　　對邀請者而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，以取得被邀請者的良好回應；而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關係的現狀。

　　在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設法便於被邀請者備忘，故此它多采用書麵的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它要顯得隨便一些。

　　正式的邀約有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式，它適用於正式的商務交往中。非正式的邀約有，當麵邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式，它多適用於商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書麵邀約，後者則可稱為口頭邀約。

　　根據商務禮儀的規定，在比較正規的商務往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它作出較為詳盡的介紹。

　　在正式邀約的諸多形式之中，檔次最高也最為商界人士所常用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等，隻有采用請柬邀請嘉賓，才會被

　　人視之為與其檔次相稱。

　　請柬又稱請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是購買印刷好的成品，還是自行製作，在格式與行文上，都應當遵守成規。

　　請柬正文的用紙，大都比較考究，它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例，對折後的左麵外側多為封麵，右麵內側則為正文的行文之處。封麵通常講究采用紅色，並標有“請柬”二字。請柬內側，可以同為紅色，或采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色，通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時，應采用鋼筆或毛筆，並選擇黑色、藍色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮豔的墨水，則不宜采用。

　　目前，在商務交往中所采用的請柬，基本上都是橫式請柬。它的行文，是自左而右、自上而下地橫寫的。除此之外，還有一種豎式請柬。它的行文，則是自上而下、自右而左地豎寫的。作為中國傳統文化的一種形式，豎式請柬多用於民間的傳統性交際應酬，因此在這裏將它略去不提。

　　在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯絡方式以及邀請人等多項內容。

　　規範的請柬正文示範：

　　謹訂於1999年5月18日下午三時於本市金橋大酒店水晶廳舉行五環集團公司成立六周年慶祝酒會，敬請屆時光臨。

　　聯絡電話83322531

　　備忘

　　在請柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時毋忘。在國際上，這是一種習慣的做法。西方人在注明“備忘”時，通常使用都是同一個意思的法文縮寫“P．M．”。

　　從以上範文會發現，其中邀請者的名稱在行文時沒有在最後落款，而是處於正文之間。其實，把它落在最後，並標明發出請柬的日期，在商務交往中也是允許的。

　　另外，被邀請者的“尊姓大名”沒有在正文中出現，則是因為姓名一般已在封套上寫明白了。要是不厭其煩地在正文中再寫一次，也是可以的。在正文中，“請柬”二字可以有，也可以沒有。

　　被邀請者與邀請者名稱單獨分列的請柬正文示範：

　　請柬

　　尊敬的趙平先生：

　　11月6日下午19時為李茉小姐餞行，席設本市北京路8號德大西茶社，恭請光臨。

　　劉曉謹訂

　　在對外交往中使用的請柬，應采用英文書寫。在行文中，全部字母均應大寫，應不分段、不用標點符號，並采用第三人稱。這是其習慣做法。

　　在請柬的封套上，被邀請者的姓名要寫清楚，寫端正。這是為了對對方示敬，也是為了確保它被準時送達。

　　以書信為形式對他人發出的邀請，叫做書信邀約。比之於請柬邀約，書信邀約顯得要隨便一些，故此它多用於熟人之間。

　　它的基本要求是言簡意賅，說明問題，同時又不失友好之意。可能的話，它應當打印，並由邀請人親筆簽名。比較正規一些的邀請信，有時也叫邀請書或邀請函。

　　邀請信範文：

　　尊敬的海天公司負責人：

　　“1999北京民用新產品新技術展銷會”定於今年5月8日至28日在北京國際展覽中心舉行，歡迎貴公司報名參展。

　　報名時間：3月1日至20日

　　報名地點：學院路乙10號

　　聯係電話：65311885

　　組委會敬邀

　　1999年2月16日

　　在裝帖與款式方麵，邀請信均不必過於考究。其封套的寫作，與書信基本上相同。

　　傳真邀約，指的是利用傳真機發出傳真的形式，對被邀請者所進行的一種邀約。在具體格式、文字方麵以及其做法與書信邀約大同小異。但是由於它利用了現代化的通信設備，因而傳遞更為迅速，並且不易丟失。

　　電報邀約，即以拍發專電的形式，對被邀者所進行的邀約。電報邀約與書信邀約在文字上，都要求熱情、友好、懇切、得體。除此之外，電報邀約在準確、精練方麵要求得更高一些，這是由電報這一形式本身所決定的。

　　電報邀約速度快，準確率高，因此多用於邀請異地的客人。在具體內容上，它與書信邀約大致類似。

　　在某些時候，商界人士在進行個人接觸時，還會采用便條邀約。便條邀約，即將邀約寫在便條紙上，然後留交或請人代交給被邀請者。在書麵邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而卻反而往往會使被邀請者感到親切、自然。便條邀請的內容，是有什麽事寫什麽事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應幹淨、整潔。依照常規，用以邀約他人的便條不管是留交還是代交給對方，均應裝入信封之中，一同送交。讓邀請條“赤條條”地來來去去，則不甚適宜。

　　在一般情況下，不論以何種書麵形式邀約他人，均須做得越早越好。通常，它應當至少在一周之前到達對方手中，以便對方有所準備。臨陣磨槍，打對方一個措手不及，不僅會給對方以逼人就範的感覺，而且也是非常不尊重對方的。

　　便條邀約他人的示範：

　　李斌航先生：

　　茲與宏森遠大集團公司趙剛董事約定，下周五中午12時在海天酒家共進工作餐。敬請光臨。

　　徐曼留上

　　5月2日

　　任何書麵形式的邀約，都在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之後，才會發出的。因此，在商務交往中，商界人士不管接到來自任何單位、個人的書麵邀約，都必須及時地、正確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規範，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答，即或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作自受，自找麻煩。

　　鑒於同時受到邀請的往往不止一方，任何被邀請者在接到書麵邀請之後，不論邀請者對於答者有無規定，出於禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。

　　事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書麵邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方就能否到場作出答複。

　　通常，類似的規定往往會在書麵邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請予函告”“能否出席，敬請答複”，以及“盼賜惠複”，等等。

　　為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書麵邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼（網址）、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過，聯絡或谘詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。

　　有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書麵邀約時，往往會同時附上一份專用的“答複卡”。上麵除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答複時，隻須稍費舉手之勞，在以上兩項之中，做一回“選擇題”，在二者之一畫上一道鉤，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。

　　在接到書麵邀約的同時沒有接到“答複卡”，並不意味著不必答複。答複是必要的，隻不過需要自己親自動手罷了。

　　對書麵邀約所進行的答複，通常采用書信的形式。在商務禮儀中，它被

　　稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。

　　所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書麵邀約之後三日之內回複，而且回得越早越好。

　　在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，作出明確的答複。切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由就可以了。

　　回函的具體格式，可參照邀請者發來的書麵邀約。在人稱、語氣、措辭等方麵，與之不相上下，就算不上失禮。

　　接受邀約的回函示範：

　　中輕公司董事長兼總經理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功影視廣告公司總裁王超先生的邀請，將於1月20日上午9時準時出席成功影視廣告公司開業儀式。謹祝開業大吉，並順致敬意。

　　在寫接受函時，應將有關的時間與地點重複一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。

　　回函通知邀請者自己決定接受邀請後，就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”，會給邀請者添許多麻煩。

　　拒絕邀約的理由應當充分，如臥病、出差、有約在先等，均可采用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。

　　拒絕邀約的回函示範：

　　尊敬的張義先生：

　　我深懷歉疚地通知您，由於本人明晚將乘機飛往德國法蘭克福市洽談生意，故而無法接受您的邀請，前往波特曼飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒，謹致謝忱。