禮儀全書 4

洽談過程中的禮儀

　　洽談是一項雙方合作的事項，是雙方派出己方代表，在特約的時間、地點進行的一場正規的洽談，具有特定的規則程序。一般來說，從開始到結束劃分六個階段。

　　（1）導入階段

　　在洽談剛開始的導入階段，一般不會費時較多。主要是讓洽談者通過介紹或自我介紹彼此熟悉。在雙方入座後，由各自的主要談判代表分別向對方介紹己方談判人員。如果是一方代表同時介紹雙方的談判人員，應先介紹己方人員，然後再介紹他方人員，以示對他方人員的尊重。介紹與被介紹時應遵循介紹的基本禮儀：雙方均要以和善友好的態度出現，行握手禮，麵露微笑並說一聲“您好”，在需要表示莊重或特別客氣時，還應略施一躬。

　　接下來雙方稍作寒暄，為了營造一個輕鬆愉快的洽談氣氛，話題應是輕鬆的、非業務性的，比如社會新聞、生活趣事等，要避免帶有攻擊性或脅迫的話題。如“聽說企業發行的股票又升值了？”“以你們目前的狀況，如果洽談不能成功，是否會造成很大損失？”

　　（2）概說階段

　　概說階段的目的，是想讓對方了解自己的目標和想法，雙方做一些雙向溝通。

　　談判代表發言時應當盡可能簡短、清晰、準確，避免含混不清和轉彎抹角，並且要善於向對方表示友善的情感，言辭和態度盡量不要引起對方的焦慮和憤怒。一方發言時，另一方應認真傾聽，盡量不要中間插話打斷別人的發言。這個階段的主要工作是陳述己方立場，提出己方條件，在這個問題上，雙方都應采用審慎的、實事求是的態度，講究信譽，注重自己的談判形象。大量實例表明，在互相比較信賴的雙方，如果有一方總是違反平等互利的原則，耍弄手段，利用他人對自己的信賴以謀求談判桌上的優勢，最終必然會導致合作失敗。

　　（3）明示階段

　　洽談中雙方代表必定會有一些意見爭議，明示階段的任務就是把這些問題及早提出，並加以解決。而對這些必須解決的問題，雙方都應遵循平等互利的原則，相互尊重，以平等協商的態度達成諒解，不允許采用強製、欺騙的手段仗勢壓人，要時刻注意維護自身與企業的信譽和形象。

　　（4）交鋒階段

　　對立，可以說是洽談的命脈。在交鋒階段，為了達到己方

　　的利益，應該表現出勇氣、自信與毅力，朝著己方的追求目標勇往直前。同時也要牢記堅持禮敬對手，以誠待人的原則與立場。在交鋒階段，雙方都會列舉大量事實反駁、說服對手。在反駁對方意見時，要避免使用對抗性的絕對性的語言，如“你們要麽接受，要麽放棄，沒有協商的餘地”等，如果對手說了過火的語言或提出不合理要求，也應保持沉著冷靜的態度，以理服人，對“事”不可不爭，對“人”不可不敬，要避免在暴躁的狀態下進行人身攻擊。

　　（5）妥協階段

　　妥協階段是洽談過程中的“討價還價”環節，即為了達成一致而進行的讓步討論。在任何一次正確的洽談中，都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。妥協是在求同存異的原則下，通過雙方的相互讓步來實現的。讓步要互惠互利、公平合理、自願，切忌窮追猛打、以大壓小。現代的商界社會，講究的是夥伴雙方的同舟共濟，所謂“買賣不成仁義在”。

　　（6）協議階段

　　經過交鋒和協商，雙方認為已經基本達到了自己的理想，便表示拍板同意，然後由雙方決策人，代表己方在協議上簽字，這就需要一個簽字儀式。主方在安排簽字儀式時，首先要做好文本工作，文本要用規範的文句加以陳述，要表述準確，內容全麵，不允許有歧義和遺漏。同時準備好簽字用的文具。簽字時應是先在己方保存文本上簽名，再在對方保存文本上簽字，然後交換文本，“握手言和”。協議書一旦簽署生效，雙方必須認真履行。