禮儀全書 4

電子郵件禮儀

　　近年來，在諸種電子通信手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展速度可謂突飛猛進，日新月異，令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。

　　電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限製，清晰度極高，而且還可以大大地降低通信費用。

　　(1)電子郵件基本禮儀

　　商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規範主要包括以下四個方麵。

　　第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，以下三點尤其必須注意：

　　首先，主題要明確。一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　其次，語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要，盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

　　再次，內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

　　第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：

　　“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”

　　有鑒於此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。

　　目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。

　　第三，要小心地寫電子郵件裏的每一個字和每一句話。

　　因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發電子郵件時要小心。如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發郵件時一定要慎重。

　　郵件信息不要太冗長。這樣不會引起他人注意，別人也不喜歡看下去。不要在郵件末端列出對方的地址。因為對方知道自己的地址，不用寫，寫上感覺不太好。

　　第四，發送附加文件要考慮對方能否閱讀該文件。

　　發第一封你可以先用一般格式發送（對方可以閱讀的格式），然後在上麵寫上“請問一下，如果發送壓縮格式（或其他格式）的能不能閱讀”。如果可以，你就可以發送壓縮格式的了。這樣給人感覺你很細心，也很體貼，而且

　　讓人感覺這個文件很重要。

　　另外，郵件不要太公式化，你可以在上麵加上LOGO等。

　　(2)電子郵件中的網絡禮儀

　　與流行的觀點不同，電子郵件不隻是用在你給母親寫信的時候，所有在技術上見多識廣的人都在使用電子郵件。以下是教你如何成為像他們一樣的老手。

　　不管你給誰寫信，注意禮儀都是很重要的。下麵是一些寫信的基本規則。

　　(1)不要“大喊”。全部用大寫字母被認為是在“大喊”，很粗魯。隻應在應該“大喊”或強調什麽時這麽做。

　　(2)不管做什麽，別SPAM。

　　SPAM就是給郵件表或你收集到的電子郵件地址中的人發電子郵件，而這些人不希望別人幹擾。這會使郵件表或別人的郵箱充滿。這種行為很輕率，令人很氣憤。如果你這樣做了，你會被逮著的。

　　(3)不要FLAME。FLAME是用激烈的言辭表達對別人的敵視。

　　(4)別把私人郵件公開發布。如果你收到一封私人信件，把它公開是不明智的。

　　(5)用好“附件”。你可以把文件附加在電子郵件中。最好不要用很大的附件，除非你知道收信人確實需要。

　　(6)使用諷刺時要小心。尤其是剛剛介入一種媒體時，盡量在你電子郵件中坦誠相見，經常諷刺會使人認為是卑鄙。

　　(7)“主題”中的詞句應該給收信人一個關於你的郵件的簡單描述。當收信人以後查看郵件時尤其有用（例如：“主題：我想要回我的書”比“主題：你好”更容易被發現）。

　　(3)電子郵件常用速寫

　　寫電子郵件的藝術是簡潔。下麵是一些節省空間的E-mail速寫：

　　BTW--by the way；

　　FYI--for your information；

　　IMHO--in my humble opinion；

　　IOW--in other words；

　　LOL--laugh out loud；

　　OTOH--on the other hand。

　　電子郵件狂熱愛好者的另一個習慣是使用由字符組成的圖釋（emotion）。

　　有些人能從圖釋讀出很多意思，其中有三個非常常用（把頭向左轉90度，即可以看清楚）：

　　：－）代表基本的笑臉，表示笑容和善意。

　　；－）代表眨眼笑，表示歪曲、諷刺或嘲笑。

　　：－（代表皺眉，表示令人不高興的消息、令人悲傷的消息。