禮儀全書 4

商業信件的種類

　　商業信件包括介紹信、推薦信、辭職信、請求信、謀職信、解雇信等，我們隻學習幾點通則，以介紹信、推薦信、辭職信為例。

　　商業上用的信箋是很重要的，這往往是一家公司或一個商人對另一家公司或另一個商人的第一印象。商業信箋上的公司名稱要求印得質量高，紙張也要求用高質量的白色證券紙，設計和布局的選擇要能反映商業特征--正式的還是非正式的，老式的還是新式的等等。商業信箋應印上公司的名稱、地址、電話號碼、注冊的辦公室地址、電傳號碼、公司注冊號碼以及董事們的姓名。碰到下列事項最好寫信：事情有記錄的必要時；傳達新想法時；接受正式邀請時；感謝好客的接待時；表達歉意、慰問或慶賀時；推薦別人謀取職位時。在動筆之前要想清楚要說些什麽，力求簡短，一般不應超過一頁打字紙。除了絕對私人性質的信件，一般都采用打印形式。開頭稱呼和結尾客套，嚴格地說，一封以親愛的史密斯先生／小姐（Dear Mr／Miss Smith）開頭的信，應以忠誠於你的（Yours Sincerly）結束。當然寫給朋友的信結束語可以由你自由選擇。當你不清楚信件應發給哪個具體的人時，可以用“敬啟者”之類。如果對男女兩性都要稱呼，那麽可用“Gentlemen”，寄到辦公室的私人信箋要注上“親收”。與外國人通信，第一封回信最好按照對方來信時的落款形式給對方回信。商業信使用的語言比社交信要正規，用詞也嚴謹得多。絕對私人的信，要用私人的信箋。