時間管理 - 2

2012年3月14日Sorrento Valley 小組討論以及心得體會 主題：高效的時間管理：如何分辨和避免在工作或生活中的時間浪費現象1. 在高科技生活中，有哪些事情奪走了我們的時間？首先看看我們把時間浪費在了哪些地方？有些事情或有形或無形卻都占據了我們寶貴的時間。例如，我們常常不知不覺坐在電腦前幾個小時，就是查查郵件，讀讀新聞，看看公司股票的漲跌情況。除此之外還有在上下班途中，機場候機的時候以及等出租車或者酒店入住時所浪費的時間。這樣的事例不勝枚舉。你可能對這些零散的時間不以為然，但須知積少成多，集腋成裘的道理。這些還隻是你能意識到的時間浪費現象。還有那些並不明顯，意識不到的浪費，例如那些由於疏於計劃而導致的混亂所造成的時間延誤。這些也應該計算在內。2. 查郵件也是浪費時間？頻繁查郵件對時間的浪費體現在兩方麵，首先當你集中精力做一件事時，查看郵件可能會把原先的思路打斷，甚至拋開手上的工作去回信。結果造成現有工作的延誤，不得不重新整理思路。更糟的是長此以往我們就無法駕馭自己的時間而要聽命於Outlook了。其次，我們在工作的間隙可能看看私人郵件（或者上網看看新聞,股票），不過網站也好郵件也好都有個通病就是他們當中有很多其他網站鏈接，我們常常不知不覺就。。。讓時間流逝.3.我們怎麽才能把那些上網衝浪的時間節約下來呢通常把時間浪費在查郵件或者上網衝浪上有兩個原因：第一是個人計劃製訂不合理，含混不清，既沒有約束力也不分主次。第二是過於疲勞導致工作效率降低。如果是計劃出了問題，我們應該每天製定一份井然有序並且可以嚴格執行的計劃。（前幾周我們已經講到過製定計劃的重要性和如何製定計劃了）一份可行的工作計劃應該將處理每日要務的時間和查看最新動態的時間（看郵件或業界信息）都規劃的恰到好處。當然花在上網看新聞上的時間要精打細算嚴格加以控製。有了計劃表就要嚴格執行了。為避免遺漏重要郵件，我們在處理要務時可以每1,2小時預留出最多5到10分鍾來查看新郵件。這種做法能幫我們集中精力更高效地完成好重要任務，雖然所費不多，但毫無疑問這種方式的改變無論對生活或工作，對自己或旁人實現質的飛躍都有著舉足輕重的作用。如果上網的原因是過度勞累想做點輕鬆的事情緩解一下緊張的神經。那麽不妨考慮做些恢複練習。例如進行靈修（唱一段讚美歌，聽聽祈禱後的布道往往是最有效的恢複精力的手段） 或者適量運動，再不然，沒有其他非要立刻完成的事情能好好睡個覺也不失為一個很好的方式。通過身心雙重修複，我們就能精神飽滿的重回戰場了。3. 怎麽重拾那些荒廢在上下班路途上的時間？我們每天都會花費大量時間在上下班的路上。除了讀郵件看新聞之外，即便是離開了電子設備沒有網絡我們依然有很多可做之事，尤其是加強精神修為方麵。例如上班途中搭乘公交的話，我們可以聽聽布道或者聖經，或者和鄰座的人聊聊天傳福音給更多的人。即便在等飛機或者出租車的時侯我們也沒必要焦急，用心體會一下周遭事物，你的內心會充滿感恩，感謝主創造了美好的世界。這也使我們更透徹地看到他的心意，他希望更多需要幫助的人得到救助，更多的人因我們而聽到福音。4. 有時我們已經竭盡全力，但由於種種原因例如溝通不暢，協調乏力，這些看似無能為力的事情，我們的時間還是被耽誤了。這該怎麽辦呢？首先，團隊間各部門，各項目，以及帶頭人之間的關係確實值得我們好好審視，認真分析。為了讓一個項目或者一個機構運行有序，就很有必要了解每個人的優缺點，知人善用，人盡其才。很多時候就是因為員工在現有崗位上不能發揮自身最大的優勢，才使時間枉費。其次對一個領導來說闡釋清楚團隊目標，以及責任細分也是尤為重要。如若不然，必將陷於無休止的會議，協調 工作事事親力親為的漩渦。第三，要和員工形成每日跟蹤匯報當日事宜的機製，不能簡單依靠定期的全員例會。盡管這種機製很花時間，但是對整個團隊的長期發展卻增益良多。另外，長期指導組員也很耗費精力但在此過程中建立的良好關係卻對日後大有裨益。對於那些不在這個位置的員工來說，也應該對項目的既定目標，目前狀況，做到心中有數，並且隨時和項目領導保持溝通，誠然有很多事情是我們無法控製的，我們所能做的就是盡自己最大的力量認真完成自己的工作，然後為項目禱告想最好的方向發展。最後一點，對主禱告，敬拜主把一切交托在他的手中也幫我們更好地認識自己，在做一項長期決策中起著不可忽視的作用。當了解了我們的優缺點，喜好。我們可以將工作分為四類：擅長而且喜歡做的，擅長但是不喜歡，不擅長但想做，以及不擅長也不想做的。我們應該更專注於前兩組，那是上帝認為我們最有可能有所建樹的地方，這種篩選方式更快捷有效，並且可以避免我們被事物的表象所迷惑，而失去了自己的判斷。例如有些公司裏很熱門的項目，可能大家爭相申請但是幾年後由於市場不景氣可能被取消也說不定，這時候隻有選擇了那些自己熱愛的事業的人才能從中受益。下周請準備：1. 請完成:a. 本周努力改變一項在家或者公司浪費時間的現象，例如上網，上下班或者出差途中，低效能的團隊或者項目管理b. 和大家分享自己是如何做的，是否有效2. 主題：為公司，同事領導禱告。