會展信息管理

第三節 會展項目運營信息化管理係統

　　我們按照會展項目運營的時間分段將其信息化管理進程也分為三個階段來分別介紹在項目運營的前期、中期和後期信息化管理的主要內容和方式。下麵均以展覽項目為例。

3.3.1 會展項目運營前期的信息化管理

1）會展項目運營前期信息化管理的主要內容與方式

（1）會展項目運營前期信息化管理的主要內容

以展覽項目為例，項目運營前期信息化管理的主要內容包括展覽項目立項及報批管理（這部分內容可參考本書第2章的內容）、項目基本信息管理、項目日程管理、項目財務明細管理以及項目運營進程管理等。

①項目基本信息管理。展會基本信息管理包括展館地址、開始時間和結束時間、行業類別、展會基本情況、外商情況、曆屆會議情況、展覽相關新聞稿和圖片的信息發布和管理，以及展會通知通告發布、展會主辦機構和承辦單位信息管理及維護、招展文件和招展說明管理（供展覽會展商查看）等內容。

②項目日程管理。項目日程管理主要是指記錄事件信息及時間安排，形成有效的日程文件，通過提醒功能提示及時處理最重要、最緊急的事件，減少工作疏漏，並且可以跟蹤重要的事件，控製事件的進度，檢查事件中發生的收支，確保每個事件按計劃完成。

③項目財務明細管理。項目財務明細管理主要是指記錄會展過程中的每一筆開支與收入和所有事件的財務明細，以便形成決策報表，分析每個項目的盈虧及現金狀況，確保項目業務目標的實現。

④項目運營進程管理。項目運營進程管理主要是指記錄展會運營中參展商活動、展覽相關新聞稿和圖片的信息發布、展會通知和通告發布等內容的進程。

（2）會展項目運營前期信息化管理的主要方式

不同的企業應根據本企業的業務重點，做好需求調研，開發相應的技術。

2）展前客戶關係基礎信息庫的建立

如前所述，展前客戶關係基礎數據庫中主要的信息數據庫有：展會資料數據庫、參展商基礎資料數據庫、展會營銷記錄數據庫、財務管理數據庫。

展會資料數據庫主要用於項目策劃展會相關資料、市場調研信息的查詢。

參展商基礎資料數據庫主要具有參展商基本數據查詢、修改和參展行為過程記錄等功能。

展會營銷記錄數據庫主要具有展會項目招展過程全程記錄的功能，方便分析客戶行為與員工業績考核等。

財務管理數據庫主要對項目運營過程中的各項財務往來、合同管理等方麵提供數據支持。

“知識鏈接3—1”

會展項目運營前期信息係統的主要應用功能模塊。

客戶信息數據庫建設模塊。

項目前期活動策劃管理模塊。

招展管理模塊。

3.3.2 會展項目運營中期的信息化管理

1）展中項目運營信息化管理的主要內容

①展台銷售合同跟蹤及尾款收取管理：能及時查詢到展台銷售情況和尾款收取情況，及時提醒催繳尾款，對存在尾款的單位進行特別顯示。

②服務項目承辦情況查詢：提供對服務合同執行情況的管理功能，包括服務項目執行情況登記（提供服務合同項目執行情況的登記錄入功能）和服務項目收費情況管理（提供服務項目收費情況的登記錄入功能）。

③提供對服務合同信息的錄入管理功能：包括服務合同登記（提供服務合同信息的登記錄入功能）和服務項目登記（提供服務項目信息的登記錄入功能），服務項目承辦部門管理（提供服務項目承辦單位信息的登記錄入功能）。

④對展會期間主辦單位、參展商、觀眾的投訴進行處理：包括投訴受理登記（提供投訴信息的登記錄入功能）和投訴處理情況登記。

2）展中項目運營信息化管理的主要方式

主要是相關管理信息係統軟件的開發，網絡技術的應用。

“知識鏈接3—2”

展會項目運營中期信息係統的主要應用功能模塊

合同管理模塊，收費管理模塊投訴管理模塊。

投訴管理模塊主要記錄展商在項目運營中各個環節的反饋信息。

3.3.3 會展項目運營後期的信息化管理

1）展後項目運營信息化管理的主要內容

①展覽會信息的整理：對展覽會中收集到的信息進行歸類整理，生成便於今後查詢的關鍵字設置等。

②參展商服務、觀眾投訴處理和回複管理。

③展覽收支情況報表：對展覽會期間的收入、支出情況進行項目決算。

④展覽會效果綜合評估：根據展會實際情況，總結參展情況，包括展會詳細情況、展團情況、參展效果、展會期間各項服務的質量、對下屆展會的展望。

2）展後項目運營信息化管理的主要方式

展覽後期的主要工作是信息數據的整理、分析、總結，可使用專業的統計分析軟件來實現，也有的公司針對展會項目的管理信息係統開發了部分數據分析功能模塊。

“知識鏈接3—3”

展會項目運營後期信息係統的主要應用功能模塊。

展會財務決算模塊、展會效果評估模塊。