會展信息管理

學習目標

　　明確：會展企業在項目運營中的信息化建設和管理現狀。

掌握：會展項目在運營管理中的各流程操作；會展項目運營信息化管理的主要對象與內容。

了解：實現信息化的軟件技術與網絡技術。

“引例”

展覽企業的信息化建設。

以信息技術推進展覽行業的發展這個理念已被越來越多的展覽企業所接受，信息技術將幫助中國會展業實現跨越式發展，信息技術將給中國展覽業的加速發展安裝一個有力的引擎。從2006年1月12日至13日在廣州舉行的“第七屆展中展”中我們欣喜地看到，會展行業的信息化已經被越來越多的展覽企業所接收，更多的會展企業希望通過信息化技術提升企業的競爭力，提高辦展水平。但是我們也應該認識到，我國展覽業的信息化還處於較低的水平，大部分企業仍然在使用文字處理軟件（如Word、Excel等）來保存客戶資料及其他資料，普遍存在信息的共享程度低、使用不方便、易丟失等問題；未來的發展形勢必將是使用專門的會展企業管理軟件；信息的共享程度高、使用方便等優點，必將幫助企業的管理提升到較高的層次。

杭州佳德展覽服務有限公司（以下簡稱“佳德公司”）是一家民營的展覽公司，擁有自己的品牌展，許多重要項目都由該公司承擔招展工作，但由於項目比較多，招商、客戶聯絡、尋找讚助商等繁雜的日常工作使他們感到迫切需要一個信息化的平台來提升管理與運營效率，進一步加強同外界的溝通和聯係。但是，僅靠自身力量搭建信息化平台，存在著投資成本大、研發周期長、維護困難等問題，而與萬泰認證有限公司的合作，應用萬泰會展管理軟件（以下簡稱“WIT-EIS”），解決了困擾企業的管理方麵的問題。

在實施信息化建設之前，企業被以下問題所困擾：客戶數據淩亂，缺乏管理。

在實施信息化建設之前，客戶數據淩亂，客戶資料以文本或Excel表、Word文檔的形式存放在每個業務員的電腦中，各個展會項目部之間客戶信息缺乏有效的整合與共享，客戶資料的完整性和保密性容易受到員工離職等因素的影響。

業務聯係複雜，大量耗費精力在實施信息化建設之前，招展事務紛繁複雜，招展人員大量的精力都耗費在打電話、發傳真、發E-mail、應付資料收發等事務上，難以脫身對招展工作做更高層麵上的管理。

財務管理混亂，管理層對財務狀況難以把握。

在實施信息化建設之前，財務管理難度很大，存在較大比例的收款問題，應收、應付賬款不清，管理人員對展會財務狀況難以把握。

缺乏分析，無法對各屆展會、展商的情況做出精確的評價在實施信息化建設之前，缺乏對有效的客戶、財務狀況的統計分析，對每一界展會展商情況與展會組辦質量無法給出清晰的評價。

通過WIT-EIS的實施，解決了以上幾點困擾管理的問題。

有效地進行客戶數據庫管理，實現客戶信息共享。

WIT-EIS具有強大的數據庫管理功能，在佳德公司內部建立起所有客戶的數據庫，使得展商、媒體、觀眾以及場館等全部客戶信息得到有序、安全地存儲和管理，實現了客戶信息在全公司的分角色共享，避免了因人員流動等意外原因造成的客戶流失等現象。

規範工作流程，明確員工工作職責。

WIT-EIS係統規定了科學、合理、規範的招展業務流程，員工必須按照該工作流程操作係統，保證了操作的安全性，避免了因員工錯誤操作所帶來的損失。明確權責，責任到人，每一位員工都有自己對應的賬號和密碼，員工根據自己的權責通過自己的賬號登錄操作係統來完成其工作，係統對其關鍵操作都作記錄，避免了不必要的糾紛和麻煩。

更直觀、醒目的會展場館及現場管理。

WIT-EIS將GIS功能引入會展軟件的開發中，實現會展現場及場館、展位的圖形化管理，更加直觀、醒目。

規範合同管理，提高財務管理水平。

係統中將每一位參展商對應的參展合同放置在對應的合同目錄下，以方便任何有權限操作使用的人進行信息查看。在財務管理中也方便了財務人員對參展商賬款進行管理和監督跟進，解決了以往遇到的財務信息跟蹤困難的問題。

強大的決策分析能力。

利用強大的數據管理能力和對數據的統計、分析、類比能力，幫助公司了解現存工作的成績和不足，全程監控、分析展商狀況、業務員招展情況等，從而進一步提高展會的整體質量和效益。

人性化，具體化的展後管理。

WIT-EIS圍繞如何更為有效地服務於參展商，將CRM先進的客戶關懷與滿意度調查等功能引入會展管理軟件中，通過有效的管理，提高了公司的知名度和行業認同水平。

通過WIT-EIS的實施，解決了信息化建設以前企業經營中遇到的困難，節約了人力，提高了工作效率和服務水平，為企業參與競爭提供了助力。

在佳德公司實施信息化的過程中，我們認識到，展覽企業的信息化必須注意以下幾方麵：

①企業的定位策略。盡管在企業製度、管理模式、經營規模等方麵具有共性的企業，可以相互借鑒信息化建設的經驗教訓，但是，從來不存在完全相同的企業，因此也就沒有可以完全照抄照搬的企業信息化模式。在信息化建設之前，企業高層決策機構首先應當借助外部的第三方信息化谘詢機構，從經營戰略、體製、技術、管理、企業文化、人力資源、行業環境和競爭地位等方麵，對企業進行全麵的自我診斷和準確定位甚至重新定位，在此基礎上確定本企業信息化建設的關鍵需求、方針、範圍、階段、力度和深度，才能既不脫離企業自身的特點、基礎和條件，又能很好地服務於企業未來經營發展和增強核心競爭力的需要。

②全員培訓與促進策略。信息化建設項目啟動前，借助第三方谘詢機構，對上至董事長、總經理，下至普通員工就信息化建設的意義、必要性、基本知識技能、預期效果等進行全員培訓，不同於軟件和解決方案提供商、實施商對係統和終端用戶進行的應用操作技能的培訓，它不僅有助於盡快形成全體員工對信息化建設總體思路、步驟等的共識，明確自己所應擔當的角色和應發揮的作用，增強員工參與度和積極性、創造性，減少障礙，克服阻力，提高項目成功率，而且更重要的是，它有助於“擦亮用戶的眼睛”，培養和提高企業管理層特別是高層決策者對信息技術、軟件和解決方案提供商的認識和判斷，以便正確地選擇適用的技術、解決方案及供應商、實施商，降低選型風險，防止決策失誤。

③維護擴展策略。對展覽企業而言，會展管理軟件係統的安裝實施，意味著一切才剛剛開始，企業與谘詢機構和軟件供應商應該建立長期的戰略合作關係。

谘詢機構或軟件供應商可以幫助企業進行階段性信息化項目完成後的維護、管理與升級，緊緊圍繞用戶應用係統升級、擴展的要求，跟蹤研究信息技術及其應用的發展趨勢，繼續為用戶企業提供富有前瞻性、戰略性和針對性的服務。同時，幫助用戶企業建立IT供應商信用記錄數據庫及其根據用戶係統維護、擴展需要做出快速響應、提供後續服務與支持的機製。

我們應該認識到，展覽企業的信息化工作是一個延續和發展的工作，我們的企業應該避免盲目追風，應該根據企業的實際情況，有選擇的與一些會展企業軟件提供商進行合作，對其企業規模、人員數量、招商運作方式等進行調研。

案例解析：隨著會展行業越來越成熟的發展，會展行業信息化已經被越來越多的企業所接受，更多的會展企業希望通過信息化技術提升企業的競爭力，提高辦展水平，企業信息化建設和應用能更好地保證整個會展項目的運營管理。