現代人禮儀全書

3.讚助會禮儀

　　對於商界而言，積極地、力所能及地參與讚助活動，本身就是進行商務活動的一種常規的形式，而且也是協調本單位與政府、社會各界的公共關係的一種重要的手段。

　　所謂讚助，通常是指某一單位或某一個人拿出自己的錢財、物品，來對其他單位或個人進行幫助和支持。為了擴大影響，商界在公開進行讚助活動時，往往會專門為此而舉行一次一定規模的正式會議。這種以讚助為主題的會議，即為讚助會。讚助會禮儀，一般指的是在籌備、召開讚助會的整個過程中所應恪守的有關禮儀規範。欲使讚助會取得成功，遵守讚助會禮儀是十分必要的。

　　讚助的類型

　　讚助的類型，指的是讚助的具體形式。讚助的類型選擇得當與否，大都對讚助的效果直接產生影響。

　　根據不同的標準，讚助的類型可有各種不同的劃分，其中最為常見的讚助類型，有如下二種：

　　（1）依據讚助的項目劃分的讚助類型。

　　讚助的項目在此具體所指的主要是受讚助的對象。在目前情況下，商界通常所積極讚助的項目有：

　　讚助公益事業 它是指對社會的公共設施、公共活動進行讚助，直接地造福於社會、造福於人民。這項活動多數可贏得公眾與輿論的讚賞。

　　讚助慈善事業 它是指對社會慈善福利組織或慈善福利活動的讚助。這項讚助既可以向社會表明本單位勇於承擔自己的社會義務、社會責任，又有助於獲得政府與社會的好感。

　　讚助教育事業 它是指對教育界的讚助。可以給予教育界以有力的支持，並且為本單位日後的進一步發展培養必不可少的廣大後備人才。

　　讚助科研活動 它是指對科學研究與學術活動的讚助。此舉不僅表明本單位對人才與科技進步的重視，而且還可以使自己得到專家、學者的肯定、支持或指導。

　　讚助專著出版 它是指對確有學術水平的學術專著出版所給予的讚助。它主要可以表明本單位對知識的無比重視和對學術研究的大力支持。

　　讚助醫療衛生 它是指對醫療、保健、衛生、康複事業的讚助。它體現著本單位對於全社會的關懷，同時也是對社會的一種奉獻。

　　讚助文化活動 它是指對文化事業的讚助。它有助於促進我國的社會主義精神文明建設，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修養與精神境界。

　　讚助展覽畫廊 它是指對於具有一定藝術品位的非贏利性的展覽、畫廊的讚助。它體現著本單位的藝術品位以及對藝術界的支持和幫助。

　　讚助體育運動 它是指對各類體育比賽活動的讚助。體育比賽是當今的社會熱點之一，對其進行讚助，往往可使本單位名利雙收，一舉兩得。

　　讚助娛樂消閑 它是指對群眾性娛樂休閑活動的讚助。它表達了本單位對廣大群眾的關懷與誠意，可提高對方對本單位的認同感；

　　（2）依據讚助物所劃分的讚助類型。

　　讚助物，在此特指讚助單位或個人向受讚助者所提供的讚助物品。它往往取決於讚助單位或個人的實力與受讚助者的實際需求。通常，讚助物可以分以下四類：

　　①現金。即讚助單位以現金或支票的形式，向受讚助者所提供的讚助。它可使受讚助者根據自己的客觀需要，對其進行受一定限製的支配。

　　②實物。即讚助單位或個人以一種或數種具有實用性的物資的形式，向受讚助者所提供的讚助。它不僅可以及時地滿足受讚助者的需要，而且不易為對方挪作他用。

　　③義賣。即讚助單位或個人將自己所擁有的某件物品進行拍賣，或是劃定某段時間將本單位或個人的商品向社會出售，然後將全部所得，以現金的形式，再捐贈給受讚助者。此種讚助的讚助額事先難以確定，但其影響較大，並且易於贏得社會各界的支持。

　　④義工。即讚助單位或個人派出一定數量的員工，前往受讚助者所在單位或其他場所，進行義務勞動或有償勞動，然後以勞務的形式或以勞務所得向受讚助者提供讚助。它可以使有關方麵有錢出錢、有力出力，更好地調動其積極性，並獲得更為廣泛的參與。

　　除此之外，還可以根據讚助單位或個人向受讚助者所提供的對方所需金額的多少，將讚助的類型分為全額讚助或部分讚助。或者根據讚助單位或個人的具體數量的多少，將讚助的類型分為單方讚助與多方讚助。

　　讚助的步驟

　　讚助的步驟，指的是讚助活動運作過程之中的各個主要環節。一般情況下，舉行讚助活動需認真對待的步驟主要有以下四項：

　　前期的研究 在正式決定進行讚助之前，讚助單位首先有必要進行前期的研究，並且對讚助活動的必要性與可能性進行詳盡的論證。

　　在正常情況下，一次讚助活動可有兩種情況：其一，是某一商界單位主動向其他單位、組織或個人提出讚助。其二，是某一商界單位接到其他單位、組織或個人的讚助請求後，經過研究，再酌情給予對方以一定程度的讚助。在實際生活裏，後一種情況往往更為多見。

　　在就某次讚助活動進行研究、論證時，讚助單位必須充分明確下列幾點：它必須符合我國的憲法和法律，絕對不允許從事違法亂紀活動。它必須與本單位的經營策略、公共關係目標相適應，而不是與其背道而馳。它必須真正地有利於受讚助者，同時也有利於整個社會。它必須是本單位力所能及之事，至少也不應當半途而廢，甚至勞而無功。

　　讚助的計劃 讚助的計劃實際上是前期研究、論證的成果的具體化。根據慣例，它應當是由專司其職的工作部門，在進行前期研究、論證的基礎上，根據本單位既定的讚助政策和讚助方向，認真製定而成。一般來講，商界單位之中負責讚助計劃的工作部門，主要是指單位的公關部。在某些情況下，辦公室、財務部亦應介入此事。

　　製定讚助的計劃，必須要樹立正確的指導思想。其核心之點應為：讚助活動必須同本單位的經營策略、公共關係目標相一致，讚助活動的終極目標應當是讚助單位、受讚助者和社會三方同時受益。

　　在一般情況下，讚助計劃需要專人草擬，並經本單位的決策機構批準。它一般可分為以下二類：

　　一類是年度性的讚助計劃。這種作法的長處是，本單位的讚助活動可以規範有序、有的放矢，同時也可以從宏觀上控製讚助活動的規模，避免使之超出自己所能承受的程度，甚至由此而產生毫無意義的浪費或損耗。

　　另一類則是臨時性的讚助計劃。它主要是針對臨時性、突發性的事件，所製定的讚助計劃。

　　項目的審核 主要是指讚助單位事先對自己所參與的讚助項目所進行的核定與審查。在正常的情況下，它是由讚助單位專門負責讚助活動的工作部門負責進行的。

　　在具體對讚助項目進行審查核定時，重點應當放在如下幾個方麵：要看讚助項目是否符合本單位的經營策略與公共關係目標；要看受讚助者的口碑如何；要看讚助能否真正取得成功；要看讚助的具體方式是不是合適；要看讚助單位的承受力如何；要看讚助的時機是否得當；要看讚助將會產生多大的社會作用；要看社會輿論與社會公眾將會如何評價此次讚助活動；要看進行讚助之後對本單位會有多大的積極作用；要看此次讚助會給本單位造成多大的負麵影響。

　　經過綜合審核之後，假定讚助項目得大於失，即可將其付諸實施。假如讚助項目失大於得，尤其是其毫無任何社會效益可言時，則應當堅決取消計劃。

　　承諾的兌現 讚助活動一經決定，即應擇機將其付諸實施。在實施過程之中，讚助單位特別要注意以下幾項的落實工作：

　　第一，必須有約在先。為了確保讚助活動取得成功，並且防止其發生種種變故，一般而言，凡重大的讚助活動在正式實施以前，讚助單位與受讚助者雙方均應正式簽訂讚助合同或讚助協議，並且經公證機關進行公證。這樣一來，雙方所各自承擔的權利與義務便被正式規定了下來。任何一方如有違反，便可被依約追究其法律責任。

　　第二，必須審慎行事。在讚助的實施過程中，讚助單位必須處處審慎而行，既要認真履約，又要爭取社會的理解與被讚助者的支持。對於受讚助者一定要平等相待，不要為此而以“救世主”自居，時時趾高氣揚，處處討價還價，因而令對方產生逆反心理，好心辦了壞事。必須明確的是，讚助絕非一種單方麵的賞賜，在讚助活動中，雙方往往都是“有利可圖”的。

　　第三，必須擴大影響。在可能的情況下，讚助單位在實施讚助計劃的過程中，不僅要求得到社會各界的理解與支持，而且還要善於巧借良機，利用各種傳播媒介，在法律、法規允許的前提下，對自己進行適度的宣傳，以求擴大本單位的社會影響力，提高自己的知名度與美譽度。不過在宣傳時必須講究技巧，切勿自吹自擂，令人生厭。

　　第四，必須嚴守承諾。進行讚助時，讚助單位務必要言而有信，兌現承諾，在指定的時間內，將自己讚助的財物如數全部到位。不論發生了什麽情況，都不允許讚助單位拖延時間，取消讚助。削減數額、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不許可的。如果真的那麽作了，不但是一種單方麵的毀約行為，而且還表明自己原先的承諾僅僅是為了沽名釣譽。

　　會務的安排

　　在讚助活動正式實施之際，往往需要正式舉行一次聚會，將有關的事宜公告於社會。

　　根據商務禮儀的規範，讚助會通常應由受讚助者出麵承辦，而由讚助單位給予其適當的支持。

　　讚助會的舉行地點，一般可選擇受讚助者所在單位的會議廳。亦可由其出麵，租用社會上的會議廳。

　　舉行讚助會的會議廳，照明設備應齊全，並且保證燈光的亮度適宜。在主席台的正上方，或是麵對會議廳正門之處的牆壁上，還需懸掛一條大紅橫幅。在其上麵，應以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位讚助某某項目大會”，或者“某某讚助儀式”的字樣。前一種寫法，意在突出讚助單位；後一種寫法，則主要是為了強調接受讚助的具體項目。

　　一般來講，讚助會的會場不宜布置得美輪美奐，不宜過度豪華張揚。

　　參加讚助會的人士，既要有充分的代表性，又不必在數量上過多。除了讚助單位、受讚助者雙方的主要負責人及員工代表之外，讚助會應當重點邀請政府代表、社區代表、群眾代表以及新聞界人士參加。在邀請新聞界人士時，特別要注意邀請那些在全國或當地具有較大影響力的電視、報紙、廣播等媒體人員與會。

　　所有參與讚助會的各界人士，在與會之時，皆須身著正裝，修飾儀表，並且檢點個人的舉止動作。讚助會的整體風格是莊嚴而神聖的，因此任何與會者都不能與之唱反調。

　　依照常規，一次讚助會的全部時間，不應當長於一個小時。因此讚助會的具體會議議程，必須既周密，又緊湊。讚助會的具體會議議程，大致共有如下六項：

　　宣布讚助會正式開始 讚助會的主持人，一般應由受讚助單位的負責人或公關人員擔任。在宣布正式開會前，主持人應恭請全體與會者各就各位，保持肅靜，並且邀請貴賓到主席台上就座。

　　奏國歌 此前，全體與會者須一致起立。在奏國歌之後，還可奏本單位標誌性歌曲。有時，奏國歌、奏本單位標誌性歌曲，可改為唱國歌、唱本單位標誌性歌曲。

　　讚助單位正式實施讚助 其具體作法通常是讚助單位的代表首先出場，口頭上宣布其讚助的具體方式或具體數額。隨後，受讚助單位的代表上場，雙方熱情握手。接下來，由讚助單位的代表正式將標有一定金額的巨型支票或實物清單雙手捧交給受讚助單位的代表。必要時，禮儀小姐應為雙方提供幫助。若讚助的物資重量、體積不大時，亦可由雙方在此刻當麵交接。在此過程之中，全體與會者應熱情鼓掌。

　　讚助單位代表發言 代表的發言內容，重在闡述讚助的目的與動機，同時，還可以對本單位的簡況略作介紹。

　　受讚助單位代表發言 此刻的發言者，一般應為受讚助單位的主要負責人或主要受讚助者。其發言的中心，應當集中在對讚助單位的感謝方麵。

　　來賓代表發言 根據慣例，可邀請政府有關部門的負責人講話。其內容主要是肯定讚助單位的義舉，同時亦可呼籲全社會積極倡導這種互助友愛的美德。該項議程，有時亦可略去。至此，讚助會即可宣告結束。

　　在讚助會正式結束後，讚助單位、受讚助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應當合影留念。此後，賓主雙方可稍事晤談，然後來賓即應一一告辭。在一般情況下，在讚助會結束後，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕對不宜設宴待客。

　　在極個別的情況之下，讚助會亦可由讚助單位操辦。由讚助單位所操辦的讚助會，其會務工作與以上所述基本相仿。

　　活動的評估

　　對讚助活動所進行的評估，實際上主要是指在對讚助活動進行綜合分析和係統總結之後，對其社會效果所進行的科學評價與分析。

　　進行讚助活動的評估工作，大致上要抓住如下四個方麵的重點問題：

　　（1）要將實施效果與先期計劃相比照。重點研究一下讚助單位是否真正地實現了自己的讚助意圖，讚助活動的預定目標是否業已達到。

　　（2）要掌握社會各界對讚助活動的認同程度。可通過各類調查，了解各類公眾，包括受讚助單位、地方政府、新聞媒介對此次活動的真實評價與看法。

　　（3）要及時發現讚助活動的所長與所短。要認真總結讚助活動因何而成功，或者因何而受挫。對於己方與其他各方的問題，都不應當諱疾忌醫。

　　（4）要了解讚助活動在實施過程中所出現的問題。不管這些問題是否已在意料之中，原因在於何方，均應被認真看待，並引起重視。