現代人禮儀全書

5.商務接待、拜訪禮儀

　　商務接待

　　隨著企業業務往來的增加，對外交往麵的擴大，企業的接待工作的重要性越來越明顯。

　　重要接待的客人有生產廠家、供貨單位，也有本企業的顧客以及相關領域的企業。如果細分，可以分成業務往來接待、顧客投訴接待、視察指導接待、參觀學習接待等幾種。

　　接待工作繁雜瑣碎，如有疏漏，將會給本企業的業務、聲譽等造成損失，因此，有必要講究接待的藝術性。

　　接到來客通知後，首先必須了解客人的單位、姓名、性別、職業、級別、人數等。其次，要了解客人的目的和要求以及到達日期、所乘車次和到達時間。

　　接待一般客人，可根據慣例直接接待。但接待重要客人和高級團體，就要事先製定接待方案。其內容包括：客人的基本情況、接待工作的組織分工、陪同人員和迎送人員名單、食宿地點及房間安排、夥食標準及用餐形式、交通工具、費用支出意見、活動方式及日程安排、匯報內容的準備及參加人員等。接待方案要報送企業領導批準。

　　客人到達後，應安排專人迎接。對於一般客人，可以由業務部門或經理秘書人員到車站（機場、碼頭）迎接，對於重要客人，有關領導要親自前去接站。

　　客人到達後，應把客人引進客房，替其安排好食宿。同時，與客人協商好活動日程。

　　根據日程安排，精心組織好各項活動，如合同洽談、參觀遊覽。客人活動結束後，根據具體情況安排時間讓單位領導和客人見麵。

　　根據客人要求，為其安排返程，如訂購返程車（機、船）票，並及時送到客人手中，最後送客人到車站。

　　在接待工作中，需要注意一些禮節。

　　行進中的禮節 接待人員在陪同客人走路時，一般應在客人的左側，以示尊重。如果主人陪客人時，要並排與客人同行。如隨行人員，應走在客人和主陪人員的後邊。負責引導時，應走在客人左前方數步遠的位置，遇到上下樓或轉彎處應用手示意方向並加以指示。乘電梯時，如有專人服務，應請客人先進，如無專人服務，接待人員應先進去，到達時請客人先走，進房間時，如門朝外開，應請客人先進，如門往裏開，接待人員應先進去，扶住門，然後再請客人進入。

　　乘車時的禮節 乘車時，接待人員要先打開車門，請客人上車，要以手示意車門上框，提醒客人以免磕碰，待客人坐穩後，再關門起車。車停後接待人員要先下車打開車門，再請客人下車。

　　商務拜訪

　　商務拜訪禮儀對於業務的往來、企業形象也都有非同小可的影響。

　　（1）訪前預約。

　　拜訪別人，無論到居室、辦公室或者賓館，都要事先與被拜訪者取得聯係，以便雙方都能利用和控製時間。

　　作為領導秘書，給領導的拜訪進行預約的方式有：

　　①當麵向對方提出要求約會。

　　②用電話向對方約會。

　　③用書信提出約會。

　　赴約要注意儀表服飾。穿著要端莊、整潔。男士宜穿西裝，女士宜穿套裝，穿著要規範。另外，要準備好名片。男士的名片可放在西裝口袋中，也可放在名片夾中；女士則可將名片放在提包中容易掏出的地方。

　　（2）拜訪客戶。

　　拜訪客戶前要對拜訪對象的概況、特點、喜好以及對方的信用、在商界的信譽都要有所了解，以免交談時無話可說而陷入尷尬境地。

　　主管人員拜訪客戶，其會晤禮節有：

　　①進入客戶的機構，應向接待人員主動介紹自己公司的名稱和自己的姓名、職務等，同時說明訪問對象的姓名和工作部門，即使是事先約定也要說清楚。

　　②被引到會客室時，應向引路者表示感謝。

　　③就座時要注意，上司坐上座，自己則居下座。

　　④向訪問對象致意，說一番“久仰”之類的客套話。

　　⑤向訪問對象介紹公司的負責人。

　　⑥介紹過後，上司與對方寒暄並交換名片。

　　隨從人員在會晤時不要擔任主角，由上司負責主要的交涉。如果上司早已認識客戶，而下屬是初見客戶，就應由上司先將屬下介紹給對方，再將對方介紹給屬下。