現代人禮儀全書

4.工作會議禮儀

　　會議的準備工作

　　（1）和上司商量，擬定議事日程，並將此分發給參加會議的每位人士。

　　（2）確定出席會議的有關人士，並書麵或電話通知他們。（3）準備一分詳細的給上司的議事日程。

　　（4）準備好議事日程、會議程序和有關資料。

　　（5）預定好會議室，並在開會前一天親自確認。

　　（6）如係大型會議，還應與會務接待部門安排好出席者的食宿、交通等工作。

　　（7）確認出席者人數。

　　（8）準備會議所需物品（如上次會議記錄、有關文件、議事日程、出席人員登記簿、不能出席會議的有關人士的回函、信紙、記錄本和筆、音響器材等）。

　　（9）會議前，提前到達會議室，按事先擬定好的座位表安排好座位，準備好茶水及有關物品。

　　處理好會議日常事務

　　（1）協助和監督會議簽到處工作。

　　（2）準備一分表格，上麵列入與會者姓名及他們代表的公司名稱和地址，將其複印後發給與會者。

　　（3）做會議記錄，或速記或錄音。

　　（4）滿足會議負責人或特殊客人提出的有關需要。

　　（5）收集會議信息並打印成簡報分發給與會者。

　　（6）協調會議過程中的各項活動。

　　（7）安排放置座位卡。

　　（8）指派有關人員陪同賓客入席。

　　在會議和會談中做記錄是會議秘書的職責之一，因此，適當地了解會議議程和程序，對會議秘書來說是十分必要的。非正式會議上可以免去一些會議禮節，但正式的會議則應嚴格堅持會議程序規則和禮節。