會展信息管理

第四節 會展管理信息係統運營維護

　　會展管理信息係統投入使用後，係統的運營管理主要包括運營情況的記錄管理、係統的日常運營維護管理、係統的文檔管理和係統的簡單評價管理。

7.4.1 係統維護管理的目的

信息係統運營管理的主要目的是使信息係統在投入使用的一個預期時間內能夠充分發揮它的作用，從而產生應有的收益。

啟用新管理信息係統後，便進入長期的使用、運行和維護期。為保證係統運行期正常工作，必須明確規定各類人員的職權範圍和責任，建立和健全信息係統管理體製，保證係統的工作環境和係統的安全，為此要有效地利用運行日誌等對運行的係統施行監督和控製，這也是係統正常運行的重要保證。作為高層領導的經理要定期檢查係統運行情況，發現問題及時處理，而信息管理部門的負責人除了要負責監督係統運行外，還要對本部門各類人員的工作進行檢查和監督，積極做好各類人員的管理工作，隻有這樣才能保證信息係統為各層管理服務，充分發揮信息資源的作用。

管理信息係統的維護主要是保證係統正常工作，應付係統內外環境和其他因素的變化而采取的有關活動，係統的維護製度主要有以下幾個方麵的內容：

提出修改或維護要求；批準修改要求；分配維護任務；驗收工作成果。

7.4.2 係統維護管理的主要內容

係統的運營管理主要包括運營情況的記錄管理、係統的日常運營維護管理、係統的文檔管理。

1）係統運行情況的記錄管理

信息係統投入使用後，要對係統運行時的軟件、硬件和數據情況做記錄管理。任何係統運行時大多處於正常運行狀態，但也會出現不正常和無法運行的情況，運行情況的記錄對係統問題的分析和解決起著非常重要的作用，尤其是後兩種情況的詳細記錄是很有價值的。係統運行情況的記錄管理可由專門的管理人員來做。對運行情況的登記記錄要真實、準確。

其中，硬件狀態描述發現問題時的計算機係統的標識；軟件狀態描述問題出現於哪個子係統或模塊，應當盡量給出細節的描述；數據庫狀態描述的是問題發生時數據庫的標識和文件的標識。對於運行情況進行管理時，不必要給出問題解決的辦法，隻要將問題出現時的狀態做盡可能詳盡的描述，對係統正常運行時的數據做好備份和存檔即可，問題的解決可由係統的維護管理人員來進行。

2）係統的維護管理

信息係統的維護是指為保證係統正常工作，應付係統內外環境和其他因素的變化而采取的有關活動，簡單說來就是糾正錯誤和改進功能。係統維護管理人員要定時定量對係統狀態數據和文檔進行閱讀，與係統運行記錄人員進行溝通，對所出現的問題提出解決的辦法和途徑，並對所做的修改做好維護記錄。一般說來，導致信息係統維護的主要原因有：國家有關政策和法規的改變；組織管理方法、方式的改變；信息係統業務處理過程的變化；用戶需求的增加；運行環境的變化；原設計中存在的問題。

係統維護的主要工作有：硬件維護：包括定期預防性維護突發性故障的維護；軟件維護：包括正確性維護、適應性維護、完善性維護和預防性維護；數據維護：包括數據項的增減和數據庫文件的分解、合並等。

做好係統維護管理文檔的記錄同樣很重要，可為係統的改善和問題的進一步解決起到關鍵作用。

其中，軟、硬件狀態描述修改前和修改後的狀態；數據庫狀態描述對數據庫數據標識和數據進行的修改以及數據庫修改的申請號等；修改測試結果給出測試的用例；問題報告描述問題是否已經解決，若沒有解決給出進一步解決問題的建議。

3）係統的文檔管理

信息係統的文檔描述的是整個係統發展及演變過程以及係統各個狀態的文字資料，其目的是使程序及其相關的數據始終保持正確的運行狀態，並根據變化了的情況及時地調整程序過程，使之不斷得到完善和改進。係統文檔的管理工作是工作量很大，耗時最多的一項工作。係統文檔管理的內容主要有：文檔標準與規範的製定；文檔編寫的指導與督促；文檔的收存、借閱、保管手續的辦理。

4）係統的評價管理

（1）評價信息係統質量的特征和指標。主要有：用戶對信息係統的滿意程度；係統的開發過程是否規範；係統的功能是否具有先進性、有效性、完備性；運行結果的有效性和可靠性；係統的性能、成本、效益的綜合比是否達到預期目標；信息資源的利用率；係統的實用性。

（2）信息係統評價的主要內容。主要從技術和經濟兩個方麵進行信息係統的評價。從技術上評價內容主要是係統性能，具體內容包括：信息係統的總體水平，例如係統的總體結構、地域與網絡的規模、所采用技術的先進性等；係統功能的範圍與層次，例如功能的多少與難易程度或對應管理層次的高低等；信息資源開發與利用的範圍與深度，例如企業內部與外部信息的比例、外部信息的利用率等；係統的質量，例如係統的可使用性、正確性、可擴展性、可維護性和通用性等；係統的安全與保密性；係統文檔的完備性；在經濟上的評價內容主要是係統的效果和效益，包括直接和間接兩個方麵。

直接的評價內容有係統的投資源、係統的運行費用、係統運行所帶來的新增效益和投資回收期；間接的評價內容有對企業形象的改觀、員工素質提高所起到的作用，對企業的體製與組織機構的改革、管理流程的優化所起到的作用，對企業各部門與人員間協作所起到的加強作用等。