現代人禮儀全書

3.邀約禮儀

　　在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對一定的交往對象發出邀請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方作客。這類性質的活動，商務禮儀術語稱之為邀約。

　　當一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者其他某處地方約會，以及出席某些活動時，他不能單憑主觀意願出發，而是必須取得被邀請方的同意與合作。作為邀請者，不能不自量力，無事生非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則需要及早地作出合乎自身利益與意願的反應。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當作一種正規的商務約會來看待，遵循一定的行為規範，也就是遵循邀約禮儀。

　　對邀請者而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關係的現狀。

　　邀約有正式邀約和非正式邀約之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采用書麵的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它要顯得隨便一些。

　　正式的邀約，有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等等具體形式，它適用於正式的商務交往。非正式的邀約，也有當麵邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用於商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書麵邀約，後者則可稱為口頭邀約。

　　根據商務禮儀的規定，在比較正規的商務往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，必須了解、掌握正式邀約禮儀。

　　請柬邀約禮儀

　　在正式邀約的諸形式之中，檔次最高，也最為商界人士所常用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，隻有采用請柬邀請佳賓，才會被來賓視之為與其檔次相稱。

　　請柬又稱請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購買印刷好的成品，還是自行製作的，在格式與行文上，都應當遵守成規。

　　（1）請柬正文的用紙大都比較考究，多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例，對折後的左麵外側多為封麵，右麵內側則為正文的行文之處。封麵通常講究采用紅色，並標有“請柬”二字。請柬內側，可以同為紅色，或采用其他顏色，但民間忌諱的黃色與黑色，通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時，應采用鋼筆或毛筆，並選擇黑色、藍色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮豔的墨水，則不宜采用。

　　（2）目前，在商務交往中所采用的請柬，基本上都是橫式請柬。它的行文，是自左而右，自上而下地橫寫的。除此之外，還有一種堅式請柬。它的行文，則是自上而下，自右而左地豎寫的。這種豎式請柬多用於民間的傳統性交際應酬。

　　（3）在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯絡方式以及邀請人等項內容。

　　（4）在請柬的左下方應注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時毋忘。在國際上，這是一種習慣的做法。西方人在注明“備忘”時，通常使用都是同一個意思的法文縮寫“P。M。”。

　　（5）一般情況下，被邀請者的名字寫在封套上，而不在正文出現，但並不禁止在正文出現，另外在正文中，“請柬”二字可以有，也可以沒有。

　　（6）在對外交往中使用的請柬，應采用英文書寫。按習慣在行文中，全部字母均應大寫，應不分段，不用標點符號，並采用第三人稱。

　　（7）在請柬的封套上，被邀請者的姓名要寫清楚，要寫端正，這是為了向對方示敬，也是為了確保它被準時準確送達。

　　書信邀約禮儀

　　以書信為形式對他人發出的邀請，叫做書信邀約。比之於請柬邀約，書信邀約顯得要隨便一些，故此它多用於熟人之間。

　　（1）用來邀請他人的書信，內容自當以邀約為主，但其措辭不必過於拘束。它的基本要求是，言簡意賅，既能說明問題，同時又不失友好之意。可能的話，它應當打印，並由邀請人親筆簽名。比較正規一些的邀請信，有時也叫邀請書或邀請函。

　　（2）在裝帖與款式方麵，邀請信均不必過於考究。其封套的寫作，與書信基本上相同。

　　傳真邀約禮儀

　　傳真邀約，指的是利用傳真機發出傳真的形式，對被邀請者所進行的一種邀約。在具體格式、文字方麵，其作法與書信邀約大同小異，但是由於它利用了現代化的通訊設備，因而傳遞更為迅速，並且不易丟失。此外，還有一種電子郵件邀約，其作法基本與傳真邀約相同。

　　電報邀約禮儀

　　電報邀約，即以派發專電的形式，對被邀者所進行的邀約。

　　（1）電報邀約與書信邀約，在文字上都要求熱情、友好、懇切、得體。除此之外，電報邀約在準確、精練方麵要求得更高一些，這是由電報這一形式本身所決定的。

　　（2）電報邀約速度快、準確率高，因此，多用於邀請異地的客人。在具體內容上，它與書信邀約大致相同。

　　便條邀約禮儀

　　在某些時候，商界人士在進行個人接觸時，還會采用便條邀約。便條邀約，即將邀約寫在便條紙上，然後留交或請人帶交給被邀請者。在書麵邀約諸形式之中，它顯得最為隨便，然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

　　（1）便條邀請的內容，是有什麽事寫什麽事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應以幹淨、整潔為好。

　　（2）依照常規，用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中，一同送交。讓邀請條“赤條條”地來來去去，則不甚妥當。

　　（3）在一般情況下，不論以何種書麵形式邀約他人，均須做得越早越好。通常，它應當至少在一周之前到達對方手中，以便對方有所準備。“臨陣磨槍”，打對方一個措手不及，不僅給對方以逼人就範的感覺，而且也是非常不尊重對方的。

　　回複邀約禮儀

　　任何書麵形式的邀約，都是在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之後，才發出的，因此，在商務交往中，商界人士不管接到來自任何單位、任何個人的書麵邀約，都應該及時地、正確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規範，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作自受，自找麻煩。

　　商界人士在接到以書麵通知為形式的正式邀約後，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方所看重的，或許是我方單位的名氣和地位，或許是邀請者本人的身份和影響，或許對方單位與我方單位，對方本人與邀請者本人的良好關係，或許是希望能夠借此機會增進、發展雙方單位或個人之間的關係，但不管怎麽說，對方邀請我方，尤其是以書麵形式正式地邀約我方，基本上都是對我方尊重與友好的一種表示。“來而不往非禮也”，所以在接到邀約後，應當作出積極的反應。

　　積極反應的第一步，就是要盡快答複邀請者自己能否接受其邀請。

　　考慮到同時受到邀請的往往不止是一方，為了使邀請者做到對他所發起的有關約會胸有成竹、避免失敗，任何被邀請者在接到書麵邀請之後，不論邀請者對於答複者有無規定，出於禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。

　　事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書麵邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方對能否到場必須作出答複。

　　通常，類似的規定往往會在書麵邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請予函告”或“能否出席，敬請答複”，以及“盼賜惠複”，等等。

　　有時，為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書麵邀約正文的左下方，依照慣例要將與邀請者聯絡的具體方式，詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼（網址、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等）。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或谘詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。

　　某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答複的請求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。

　　例如：“40remind”意即“備忘”，用在書麵邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。“2.3.6.P。”意即“不論出席與否，均望答複”。這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下方。

　　有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書麵邀約時，往往會同時附上一分專用的“答複卡”。上麵除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答複時，隻須稍費“舉手之勞”，在以上兩項之中，作一回“選擇題”，在二者之一劃上一道勾，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。

　　沒有在接到“答複卡”的同時接到書麵邀約，並不意味著不必答複。答複是必要的，隻不過需要自己親自動手罷了。

　　對書麵邀約所進行的答複，通常采用書信的形式。在商務禮儀中，它被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。

　　所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到邀約之後3日之內回複，而且回得越早越好。在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，作出明確的答複，切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，隻要講明理由就可以了。回函的具體格式，可參照邀請者發來的書麵邀約，在人稱、語氣、措辭、稱呼等方麵與之不相上下就算不上失禮。