現代人禮儀全書

7.公務文書禮儀

　　公務文書指機關、團體在處理各種工作時所形成的格式規範、內容係統的各類書麵材料，而公務文書禮儀，即代表國家行政機關和組織機構寫作處理公務文書時，所必須遵循的有關規範和慣例。

　　公文寫作基本要求

　　嚴謹、規範、準確是公文寫作的三大要求，具體地講有以下幾方麵要求：

　　格式規範 公文有其特定的格式，一般包括：標題、主發機關、正文、附件、發送機關、發出日期、報送單位、公文編號、機密等級、緩急程度、閱讀範圍等部分。公文如果不講格式，隨意亂造，會有損公文的嚴肅性，也是對收交者和閱讀者的不尊重。

　　用詞準確，行文嚴謹 公文寫作中，遣詞造句一定要嚴密準確，不能產生歧義。同時，應盡量避免在公文中使用語氣詞、感歎詞和其他一些富於描繪性、形象性和感情色彩的詞。公文還排斥口語詞匯和方言詞匯，以保證公文表意的準確性。

　　名稱一致，數字精確 同一篇公文中多次出現同一名稱時，必須前後統一；凡外國國名、重要的或常見的地名、人名及黨派、新聞機構、政府機構的譯名等，均應以新華社的譯名為準；公文中應盡量避免使用難懂的術語、行話；文稿中第一次出現的市縣、區等地區前，應加上所屬的省或地區名。

　　公文中的時間概念要準確，要用年月日的具體日期，盡量避免使用時間代名詞。文中出現我國各朝代年號時，應另注公曆年分。

　　公文中不能混用基數、序數、分數、倍數、確數、概數；引用統計數字要反複核實，確保準確。

　　公文禮儀 擬行公文時，一定要遵守法定的分類。按照《國家行政機關公文處理辦法》裏所作的有關規定，國家行政機關主要所行的公文共分10個大類、15個文種。不同種類的公文，在實踐中不僅有著不同的適用範圍與適用對象，而且功能作用也是不同的。如果對此不予重視，擬行公文時隨意使用，張冠李戴、胡亂套用，不僅影響到公文作用的正確發揮，損害行文機關和組織的威信和形象，也是對收文單位的不尊重，因此是違反禮儀規範的。

　　上行公文的行文禮儀

　　上行公文指黨政機關或社會團體中的下級組織向上級機關報告情況或請求就某項工作做出指示或批複時上報的書麵文件，如報告、請示等。

　　（1）上行公文一般應按照隸屬關係進行請示和報告，一般情況下，不要越級行文，以免打亂正常的領導關係。如因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

　　（2）請示應限於必須向上級請示的問題，事無巨細，樣樣都向上級請示，決不是“尊重上級”的表現。在請示中要把需要上級機關審批的問題寫清楚並做出具體的分析，然後提出自己的看法或處理意見。而且闡述事實要實事求是，引用數據要準確無誤，提出的看法或處理意見要具體明確、切實可行。此外，請示的結尾要正確使用習慣用語，如“以上意見當否，請批示”、“是否妥當，請指示”、“當否，請複示”等等，這既是請示，又是一種禮貌的表示。

　　（3）報告要目的明確，重點突出，有點有麵，有分析有綜合，簡明扼要，言簡意賅，不要羅列現象，更不要敷衍塞責，空話連篇，言之無物，否則既浪費領導的時間和精力，又是對上級領導不尊重、不禮貌的表現。

　　下行公文的禮儀

　　下行公文指黨政機關或社會團體中的上級組織向其下級組織所發的文件，包括命令、指令、決定、決議、指示、通告、通報、公告、批複等。它的禮儀要求是：

　　要尊重下級 各種下行公文在行文（包括格式、結構、語言）上要為受文單位著想，給閱讀者提供方便。如標題要明確；發文字號和成文日期要準確；敘述事實要把時間、地點、人物、數據、事例和背景交代清楚；指示要切實可行；通知要具體明確；通報要準確無誤，防止給下級機關造成不必要的麻煩；對下級請示應根據政策規定和實際情況及時準確地作出批複。此外，下行公文常常用條文結構，以便下級在執行時逐項貫徹落實。

　　要遵守行文規則 向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。同時，撰寫下行公文還應注意：不是隸屬關係的不應以隸屬關係的行文；未經會議討論通過並要求下級貫徹執行的事項，不能擅自使用“決議”的名稱，對所有決議的問題，都要作出結論式的判斷和決議，要求收文者照章執行。

　　平行公文的禮儀

　　平行公文是向同級或不相隸屬的機關、單位遞送的文件，也叫公函或函。

　　函又分為問函和複函兩種。問函是為了商洽工作、詢問事項、提出請求等主動給其他機關發出的函。這種公函，內容應專一集中，最好是一事一函，而且要把商請的原委、詢問的問題、請求的事項寫清楚，以便對方回複。複函是被動地答複相應商請的公函。寫作時務必注意針對來函作明確的答複。不管是問函還是複函，都要求語言得體，用語要有分寸，不要用命令、指示性語言。

　　辦理公文應做到準確、及時、安全。任何一件公文，從其形成、運轉、生效直至終止，都是一個連續的動態過程。依照國家有關法規的明文解釋：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。”這個過程中，不僅涉及幾個辦事部門、多個辦事人員，而且是有嚴格流轉程序和相應手續的。隻有嚴格按法定程序和手續辦理公文，操作規範、嚴密才是合乎禮儀的。

　　§§第六章 商務往來禮儀