禮儀全書 4

如何處理找領導的電話

　　（1）若熟人找領導且領導在的話，就立即轉告，讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時，在傳達電話前，要清楚表達“××公司××先生打來的電話”，同時，要把從對方得到的消息，簡潔、迅速地傳給領導，以免對方再重複一次，同時讓你的領導有個思想準備。

　　（2）若是領導不願接的電話，或者對於需要搪塞的場合，則應靈活應付，恰當地把握講話的分寸，按領導意圖妥善處理。有時需要機智巧妙，避免讓領導接聽他不想接的電話。秘書有責任讓領導避開，浪費時間的又不必要的電

　　話，有責任辨別領導樂於和哪些人通電話，並應通曉如何巧妙地對待他人。如說：“對不起，先生。××領導剛離開辦公室。”或“我不知何時能找到他。”

　　（3）若領導正忙或已出差無法接電話時，可讓對方留話，表示會主動聯係。

　　（4）若對方要求找其他人通話時，應馬上幫助傳達。

　　（5）若對方要找的人不在時，應溫和地轉告對方，並可主動提出是否需要幫助，是否可找別人講話以及對方的電話號碼等，以便再與其聯絡，絕不要簡單答“他不在”，這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言，必須確實記住留言內容：何時何人來的電話，有何要事，需要回電話嗎，回電話的對象是誰，如何稱呼，是否再打過來，對方電話號碼等。記完後要複述一遍，並告其請放心，一定轉告，然後把留言條放到辦公桌上，以便他回來的時能看到。