如何寫email

如何寫email

Email 是一個非常強大的溝通交流工具。它已經成為我們工作生活中的一部分。
一個關於使用Email的通常的錯誤是，我們就象對待打電話一樣隨意的發送Email.我們用Email給朋友發送生日祝福，或給同事發送笑話。這樣做其實有很多的壞處。公司Email是一個工作的工具。當你工作的時候，你花費半小時和朋友討論周末去那裏玩或發送小道消息。你是在浪費公司的工作時間和資源用於你個人的使用。對公司來說意味著喪失生產力。也可能意味著潛在的法律問題。要記住任何你發出的Email，可能被無限期的存貯在某個電腦上，你的朋友可能將它轉發給其它人。而其他人又可能將這個Email轉發給另外的其他人。你以為你給你的朋友發送了一條消息，而結果可能是發給了全世界的每一個人。如果發出了一個另人惱羞成怒的消息，輕者可能不利於你的工作，重者可能導致你的公司被起訴。
Email有自己獨特的生命周期。由於人們可以輕易的轉發Email，一旦發出後，你將無法收回它，它的存在就不受發信人的控製了。你的Email可能有一天變成對你最不利的證據。因此在下筆之前一定要仔細斟酌。

在工作中發送Email的正確方式

寫一封以行動為導向的Email是一項非常重要的工作技能。然而就象其他的溝通工具一樣，知道如何並何時使用Email是非常關鍵的。讀一下公司的關於Email的有關規定，了解那些Email可以發，哪些不可以。
要始終記住的是，一旦事情被寫下了並發送出去了，你將永遠無法收回它。
下麵是幫助決定何時使用Email的技巧。
下列的時候要使用Email：
迅速的溝通某個特定的主意和想法。
發送短消息，控製在一個屏幕上，最多20行
處理日常的工作內容
發送特定的信息給郵寄清單上的員工和客戶。
通過Email發送預先的信息，以減少電話或會議的時間。
溝通非保密的信息。

下列時候不要使用Email
*需要立刻執行的活動。
如果你使用Email去執行需立刻采取行動的事情，例如同一天的意外的會議，你可能找不到你要找的人。你需要使用電話去通知。
*重要的通知。
從來不要假設你發出了Email，你的消息就傳達到了。很多人可能因某種原因沒有讀你的Email，或者讀後忘記了。
*需深度討論的問題
如果一個Email產生了4個或更多的回複，則電話或麵對麵的會議可能更快的解決問題。
*壞消息或敏感的消息
不要用Email發布壞消息或給某個人負麵的反饋。某些消息要當麵說，身體語言和麵部表情在解釋壞消息是很重要的。而Email是冷的，缺乏人情的。使用Email可能產生一個很不好的感覺。因此敏感的問題一定要當麵處理。

*不要給不經常使用Email的人發信。因為郵件可能需要好幾天才讀一次。
*不要發送生氣和諷刺他人的消息
告訴別人是錯的，需要當麵去說。一封這樣的郵件可能會使事情變得更糟。

網絡禮節
網絡禮節是在互聯網上被大家都接受的行為準則。不管是網絡上還是在現實生活中，良好的行為舉止是每個人都喜歡好的。因此在發送Email時一定要注意遵守某些禮節。
*隻談工作的事情，任何消息，一旦發送出去，就變成了公共的財產。Email可以被任何你不想被他看見的人轉發，保留和打印。不要發送任何對你或他人有不好影響的郵件。
*一封郵件隻談一個事情，並爭取顯示在一個電腦屏幕上，保持信息盡量簡短並使用標題。
*不要發送保密信息。在工作中發送的Email是公司的財產。許多公司有專門的軟件監視員工的Email使用情況。任何寫下的東西都會被永久的保留下來，有可能作為對你不利的證據。
因為Email可以被很隨意的轉發，因此要使用不同的方法來發送保密的信息。
*避免笑話和另人感覺冒犯的信息。
*不要發送全用大寫字母寫的Email。發送這樣的郵件被認為是不禮貌的，會被人看作是當著它的麵大喊大叫。
*檢查你的郵件的語氣和拚寫錯誤。
*使用清晰的語言
*使用工作郵箱發送Email，不要使用個人的信箱發送工作Email。

如何寫主題行（Subject）

主題行（Subject）是非常重要的。很多人根據郵件的主題行來決定是否閱讀一封郵件。下麵是幫助你的電子郵件在第一時間內被他人閱讀的技巧。
*不要將標題行空白。郵件的讀者將無法確定是否有必要讀這封郵件，同時沒有標題行將很難將郵件歸類和便於日後的查找。
*把最重要的信息放在標題行中。並包括一個動詞。
不說：Report for review
而是：Please comment on project report by 10:00 A.M. Friday
*內容具體，包括一個日期，因為你的讀者可能不在辦公室裏，無法判定這是何時的事情。
不說：Tomorrow's meeting
而說：Agenda for meeting October 10,10 A.M
*清晰，不含混。使用簡單明了的主題句，減少不必要的詞語。
不說：We're having problem locationg the missing documents for tomorrw's meeting
而說：Missing documents for August 15
據
*句子完整。確保主題句包含完整的句子和內容。便於讀者了解內容。
不說：Follow up
而說：Follow up to April 2nd meeting with Joe White.

如何開始和結尾

Email正日益變得越來越非正式。許多Email都以Hi 開始。Hello 和Dear也被經常使用。這當然取決於郵件的正式程度和你與讀者之間的關係。
通常你可以根據常識去判斷如何稱呼對方。下麵是一些基本的原則。
*如果你需要回複一封Email，按照對方的正式程度去回複對方。如果對方以 Hi 開始，你也以Hi 開始。
*當你寫信給其他人時，需要根據郵件的正式程度和你與讀者之間的關係去稱呼對方。
*國際間的郵件通常會相對正式些。盡量保持正式的語調。直到對方使用非正式的稱呼。
*稱號中可以使用省略語 Mr. Mrs. Ms。
*在結束語中，寫上'Thank you'並提供幫助或要求在某個日期前采取相應的行動。
*不要使用正式信件中的套話。如
Do not hesitate to contact me.
Should you have further questions...
這些表達過於正式，不要寫你在麵對麵談話時，你不會去說的話。
下麵是一些常用的結束語：
Please let me know if you need more information.
I'm available to answer your questions at 502 1234567.
Thank you again for contacting me.I will call you next Monday to see if I can answer any other questions.

如何管理郵件

在發送郵件之前，一定要重讀一下，檢查拚寫錯誤和語氣。是否有語法錯誤。
每個人每天都接收到很多的email。要尊重別人的時間，隻發送郵件給有關的人。
盡量不要回複給全部的人。除非其他人需要知道你的回複。
不要抄送給每個人，隻抄送有關的人。
仔細對待郵件的轉發。如果不確定原發件人是否願意轉發。就不要轉發。
不要期待能夠獲得立刻的回複。收件人可能不再辦公室或需要考慮如何答複。
對接到的郵件爭取在24小時內答複。
回複郵件時，要包括接收到的原EMAIL。
如果你長時間不再辦公室，需要設置out of office 自動回複功能。

out of office

When you are going on vacation, there is an option in some mail programs such as Outlook to reply with a message saying anything you want. After you turn on auto reply, there is a text field where you can type in your message. In general, this is what I have seen the most. Once again, the following is not spoken, but email language.

I will be on vacation until November 15.  I will have no access to my email.
For information on EMG project, contact Harry Pahl(780-352-8501).
For information on AMC project, contact Jane White(780-352-8502).
For other urgent matters, contact David Hart(780-352-8503).

I will be out of the office beginning at 2 pm Monday, December 13, and all day Tuesday, December 14th, returning
on Wednesday, December 15.

I'm currently out of office and will only be back on December 15.

I will be out of the office from June 1 to June 15. I will respond to your message upon my return to the office on June 16. If you need immediate assistance, please contact James Stone at [e-mail].