基於AUQA的澳大利亞高等教育質量保障模式研究

附錄三：AUQA部分工作條例（Policies）

　　條例六關於解決利益衝突的規定

　　1.目的

　　由於AUQA董事會成員、工作人員和AUQA的名譽審核員在工作中與高等教育部門之間有著廣泛的接觸，他們多少會經曆一些自己的工作角色與AUQA之間或與其他活動小組之間的利益衝突的事情。本規定涉及的主要是與審核小組利益相關的衝突。在其他小組觀察員與指派的審核打字員和被審核部門工作人員之間，也還可能存在一些利益衝突。

　　2.規定

　　名譽審核員

　　對於審核小組成員來說，可能發生的衝突可分為個人之間的衝突、職務方麵的衝突及意識形態方麵的衝突（它們之間也可能會有重疊）。

　　個人的衝突包括審核員與院校或機構的首席執行官或其他的高級管理人員之間的恩怨關係，或者由於之前發生的事件所造成的審核員對被審核院校或機構產生偏見或袒護。一般來說，最好不要讓某個院校畢業的學生被錄用為對該院校進行審核的審核小組成員。

　　職務的衝突會出現在以下情況之中：

　　某審核員曾經未能如願地申請到當前被審核的院校或機構中的某個職位；

　　或者他目前正在打算申請該院校或機構的某個職位；

　　或者他曾經是該院校或機構的一個高級顧問、審查員或谘詢員；

　　或者他所在的院校與被審核的院校之間正存在著激烈的競爭關係。

　　意識形態的衝突有一個例子，就是審核員對被審核的院校的風格、類型或辦學精神缺乏認同感。

　　審核員必須把可能影響或認為可能影響他們為審核小組提供服務的積極性的任何方麵的衝突向AUQA作正式匯報（參照該規定指導方針）。

　　AUQA工作人員

　　AUQA的工作人員當身為審核小組成員時，可能也會經曆與名譽審核員同樣的三種利益衝突，他們也必須將這些衝突向執行總監匯報。

　　但是他們還有另一種形式的衝突，即：有時候AUQA工作人員給被審核院校推薦有關質量程序或檢查材料袋的內容安排或推薦學校工作情況介紹的方法，而結果他們所推薦的形式與方法卻受到AUQA審核小組的批評，這時，衝突就產生了。為了避免類似衝突，各方團體須履行各自的責任，即：AUQA的每一位工作人員都要針對這些事宜負責提供幫助及建議，而每一個被審核院校或機構都有責任選擇使用他們自己的質量程序，並且在績效報告文件（Performance Portfolio）中描述這些步驟和它們的效率；審核小組負責評價所描述的質量係統及其實施情況。

　　審核打字員

　　AUQA雇傭一名審核打字員來記錄審核小組在審核訪問期間進行的訪談，審核打字員須作出一個“他/她在審核過程中無任何利益衝突”的正式聲明。

　　AUQA理事（略）

　　3.指導方針

　　名譽審核員

　　關於AUQA董事會責任的規定（規定編號003）中提到若董事會成員履行和審核有關的責任，“他們需要距離和獨立性，並與非審核小組成員保持距離，保持自主獨立”。同時，當AUQA的理事與某個即將被審核的院校有個人利益關係時，他/她就不能從事任何有關該項審核的常規事務，其中包括參加董事會對被審核院校進行任何相關話題的討論。

　　為了確保以上要求能夠達到，審核報告的草稿及最終版本，還有其他任何含有關涉該項審核的反饋意見的報告，都不能發給與該被審核院校有著利益關係的理事。

　　在確定審核小組成員名單的同時，即將當選的審核人員和即將被審核的院校都需要就是否有可能造成利益衝突的事情發表書麵聲明。如果是有可能有利益衝突的話，AUQA就不對該候選人加以考慮，或在考慮過實際原因之後認定：事實上不存在衝突。如果被審核院校的反映是肯定的，或者他們因其他理由不希望某人成為審核人員，則必須講明理由。最終是否任命某人到該審核小組取決於AUQA的決定。

　　如果在進行審核的過程中出現了利益衝突的情況（或者被引發，但這種情況很少見），審核人員應該告知小組主席或/和小組中的AUQA工作人員。兩者會決定采取什麽行動或措施（經與AUQA的執行總監協商後）。

　　AUQA工作人員

　　執行總監在向審核小組分派工作人員時也將考慮上述幾個方麵。

　　審核打字員

　　根據合同，每次的審核活動都會有一名由就業機構指派的審核打字員參加。該機構需要讓即將上任的審核打字員以書麵聲明的形式表明他們知道自己和被任命參加的審核活動之間不存在任何利益衝突。

　　AUQA理事

　　董事會秘書長一直記錄AUQA所有董事會成員的公開利益關係狀況並對此記錄作適時更新。該記錄詳細記載了理事們在開展本公司所有業務時所產生的直接和間接的利益關係。

　　批準：該規定最初於2001.7.24獲得批準。

　　修正本於2005.3.24獲得批準。

　　該版本於2007.3.1獲得批準。

　　條例十一關於信息自由的規定

　　1.目的

　　本規定為使AUQA實現信息公開提供方法和途徑。

　　2.背景

　　已生效的聯邦信息自由法令（1982）有以下目標：

　　(1)公開有關政府決策方麵的公共信息

　　(2)確保該規定能被受其影響的公共人員所遵守

　　(3)使公眾有恰當的渠道接觸到管理層決策者手中的文件

　　該法令使澳大利亞全社會的人都有權接觸，以文件形式出台的本是由政府部門和公共權力部門所掌管的政府信息。但是聯邦信息自由法令的條文不適用於由私人部門組織，比如AUQA所掌管的信息。以上規定對1982年頒布的國家信息自由法令同樣適用。

　　3.規定

　　鑒於它的設立、性質及結構，AUQA不受製於任何信息自由法令。然而，在操作過程中，AUQA在任何可能的情況下盡量與上述目標保持一致。

　　公共信息

　　公眾可以獲得有關AUQA所有的工作程序及規定等方麵的信息。審核結果也會以審核報告的形式對外公布，偶爾還會有關高等教育質量的事宜被公開。AUQA不會公開任何違背AUQA內部隱私規定的信息。

　　提交文件

　　在審核過程中，除了被審核院校準備的文件包以外，AUQA一般不會正式接收其他任何書麵提交的文件。但是，如果院校有文件提交而且文件的作者希望對文件內容保密，則應在封麵標明：本資料的提供是基於以下的共識，即所提交的信息應對審核小組成員和AUQA董事會保密，除了撰寫審核報告外不得作為他用。

　　批準：由AUQA董事會於2002.5.28在2002/2會議上審批通過。

　　條例十五關於參加AUQA董事會會議的觀察員的規定

　　1.目的

　　在2001年2月的會議上，AUQA董事會在討論董事會的觀察員的作用時指出：根據AUQA章程中的14.1（b）項條款，可以允許觀察員參加董事會的會議活動。董事會接受了一項要求，以國家高等教育聯盟（NTEU）指定的代表為董事會的常務觀察員。在這種背景下，董事會同意以正式規定的形式，明確參加董事會會議的觀察員的正式身份。

　　2.規定

　　(1)AUQA章程允許觀察員參加董事會會議\[14.1（b）項條款\]。

　　(2)AUQA董事會可能同意指定的人以常務觀察員的身份參加會議。

　　(3)董事會主席可能會允許非常務觀察員參加會議，但前提是參加會議的申請必須至少在會議前一天提交。所有這樣的申請都直接交與主席。

　　(4)在董事會會議中觀察員不允許發言，除非是得到主席的邀請。

　　(5)董事會偶爾可能開會秘密討論{AUQA章程\[14.1（b）項條款\]}一些機密事務，如進行有關某所具體的院校或其他公務機密文件的秘密討論。觀察員不允許參加主席認為應保密的討論。

　　(6)常務觀察員可以得到會議議程表、會議記錄和相關文件，但任何保密性材料除外。

　　(7)非常務觀察員不予提供會議文件，但是可以從網上了解議程標題。

　　批準：2001.7.24在2001/3AUQA董事會會議上獲得批準。

　　條例十六關於審核小組中觀察員的規定

　　1.目的

　　審核觀察員可能會有各種不同的背景，其中包括海外機構的工作人員、海外學者、即將上任的審核員以及AUQA董事會的成員。AUQA歡迎他們通過提出要求而表現出對審核過程的興趣，並且AUQA也認識到讓更多的人了解AUQA審核的過程，這也是很有價值的。因此，為了確保AUQA能夠做到審核的公正與高效管理，它會盡可能滿足所有合理的要求。

　　2.規定

　　審核小組的外部觀察員隻有在得到AUQA執行總裁、小組主席和被審核人員同意的情況下才能就位。若觀察員希望參加海外審核訪問，也應征得相關的被審核方組織的同意。與被審核方有密切關係的人不允許成為觀察員。觀察員須正式聲明他們與被審核人員之間無任何利益衝突。另外，如果被審核方人員不同意，他們就不能成為觀察員。

　　3.指導方針和程序

　　指導方針原則

　　AUQA同意接受觀察員的指導原則是：

　　--審核過程的公正。

　　--盡可能地給被審核人員提供方便。

　　--每個審核小組不多於一名觀察員。

　　--小組長最好應非常有經驗。

　　--觀察員應具有適當的經驗並對高等教育有一定的了解。

　　程序

　　審核的監督程序包括：

　　(1)負責審核工作的AUQA工作人員須事先給觀察員提供相應的資料。

　　(2)觀察員應向AUQA提交他/她自己的一張照片和簡短的自我介紹，以方便小組成員及被審核方人員對其有所了解。

　　(3)觀察員一般參加的是國內主要審核活動而不參加預備審核活動。觀察員最好參加審核材料文件包發放會議（Portfolio Meeting），至於其他活動就不參加了。

　　(4)觀察員會收到一份由小組送來的總執行方案文件，該文件是提交給AUQA審核用的，也可作為清單供審核方人員準備審核小組所需要的文件時參考使用。

　　(5)AUQA擁有根據自身的情況保留所有文件的權利。

　　(6)觀察員在審核訪談時不應發言。

　　(7)負責審核活動的小組長和/或AUQA的工作人員可根據情況決定不讓觀察員參加某些會議和訪談。

　　(8)觀察員可在受到小組長和/或小組中的AUQA工作人員邀請時，在審核小組舉行的機密會議上發表意見。

　　(9)如在審核工作期間觀察員想要提出問題，必須私下裏向負責該審核活動的AUQA工作人員要求。觀察員不能向AUQA工作人員提出有悖於作為一名小組成員應履行的首要責任的要求。

　　(10)然而，審核活動中產生的任何問題都要在審核訪問結束後同負責該審核工作的AUQA執行總監和/或AUQA工作人員討論。

　　觀察員應遵守AUQA審核手冊對機要信息保密的規定（規定020）。

　　觀察員不準記錄有關小組討論或審核訪談的內容。

　　觀察員在審核工作過程中不能使用任何電子記錄設備。

　　通常，在這個審核工作期間，觀察員應與小組中的AUQA工作人員及其他小組成員打成一片。

　　觀察員自己負擔住宿和旅行的費用，但AUQA一般會給報銷其在審核訪問期間的用餐及休閑娛樂費用。

　　觀察員可能會應邀向AUQA提供有關審核過程的意見和看法。

　　觀察員必須簽署聲明，確認他們已理解和接受以上所有程序。

　　批準：該規定最初於2001.11.19獲得批準。

　　該修正版於2004.2.26，2006.6.5獲得批準。

　　該版本於2007.3.1獲得批準。

　　條例二十信息保密與信息自由

　　1.目的

　　2001年，私密法案1988（wlth）修訂後新增加了幾條有關私密部門與組織對個人信息資料的采集和使用的規定方麵的法令。這些改變在保障私密的修正法案（2000版Cwlth）中都有所說明。修正法案包括了十項國家私密保護原則，即：信息資料的采集，使用和公布，信息資料的質量，安全性，開放性，獲得信息資料的途徑及其修改，信息資料的識別者，匿名，信息資料的跨境流通及其敏感性。每一項原則都詳細地說明了采集、保存和使用個人信息資料的要求。

　　所謂個人信息是這樣界定的，它是有關某個人的情況或意見（包括能夠作為數據庫一部分的那些信息或某種看法）。該信息無論是真還是假，是否有實物記載，這個人的身份卻是可以清楚地合理推斷出，或通過這些信息可以被推斷確認的。

　　鑒於AUQA的設立、性質和結構，它可以不受任何私密法律條例的製約。然而，AUQA在操作過程中仍會按照法律的精神行事。AUQA的功能是幫助那些自我認證的院校完成自查並提高其學術質量；並幫助認證機構合法地履行其義務。AUQA所有的信息采集（從院校或別的地方）和它的討論（同院校或機構的工作人員、學生或其他人）都要以此為目的。

　　2.規定

　　接觸信息資料

　　審核小組為了審核工作能高效地進行，需要接觸大量的有關被審核院校的材料。其中有些信息可能是非常敏感的，比如個人或商業信息。被審核人員在撰寫執行方案的核心文件時是把它當做公共文件來對待，並會把它發布到被審核院校的網站上，發布時間為自審核報告公開之日起不少於12個月。核心文件參照的那些文件中，有些是僅供審核小組閱讀的，有些是標注了絕密的文件，還有一些甚至是被審核院校連審核小組人員都不想讓看到（或按照他們的機密限製規定不能讓看）的文件。在這種情況下，審核小組應與被審核方人員進行談判以找出一種合適的方式讓審核小組得到其所需要的信息，同時還必須尊重被審核方人員的需求。

　　信息的處理

　　審核小組應盡量減少對個人或商業的信息要求，並且把由被審核人員提供的任何個人或商業敏感信息視為機密對待。與此同時，AUQA小組成員和觀察員應確保對上述任何信息做到以下幾點：必須隻用於相關的審核工作；不能泄露給第三方人員；在審核期間應安全存放。

　　一旦該審核報告發表，小組成員、任何觀察員和AUQA都有責任以安全的方式將與審核有關的信息資料銷毀。

　　小組成員和觀察員

　　小組成員和任何觀察員應按照以下方式銷毀審核有關信息資料：

　　(1)他們在審核期間或在和審核有關的活動中記錄的所有筆記（包括手寫和電子稿）。

　　(2)由小組成員和任何接觸過審核活動的觀察員之間已發送和接收的電子郵件。

　　(3)所有材料文件包的內容和其他支撐材料（那些明顯屬於公共領域的文件，如年度報告、手冊或日曆，這些東西在不含頁邊注釋的前提下可以保存）。

　　(4)所有從被審核院校的局域網下載的文件（當被提供了下載路徑時）的打印稿及電子稿。

　　(5)任何文件，如審核報告的草稿及文件包材料，隻要小組成員對其作了頁邊注釋，以及審核采訪的手稿（如果它已交到小組成員手中）。

　　總之，小組成員和任何觀察員都可以保留文件包的核心文件（前提是上麵無任何頁邊注釋）和最終審核報告，但其他就沒有什麽可以保留的。

　　為了使刪除電子郵件的過程簡化，建議所有小組成員和任何觀察員把所收到和發出的有關審核的電子信件都存在同一個文件夾中。無法輕易且安全地處理掉這些材料的小組成員和任何一名觀察員都應該同小組中的AUQA工作人員一起討論這件事。

　　AUQA意識到建立網絡信息技術係統目的是捕捉電子交流內容和儲存文件並且為其製作了單獨的信息技術支持係統以便複製的內容不會被輕易刪除。然而在這種情況下，卻是要求使這些信息不容易被接觸到或搜索到，以便盡少或不對AUQA的工作造成風險。

　　AUQA

　　AUQA保留著以下材料：

　　(1)執行文件包材料（未作標注的）。

　　(2)一整套支撐材料。

　　(3)以硬盤拷貝或電子表格形式出現的附加文件，不管是索取的，接收到的，從互聯網或被審核院校的局域網下載的還是通過實驗取得的（包括商業機密文件）所有文件。

　　(4)審核工作預算和其他相關財務方麵的材料以及有關審核的旅行安排。

　　(5)最終的審核注冊單及額外信息資料需求單。

　　(6)最終審核訪問項目及工作任務單。

　　(7)審核訪談記錄手稿。

　　(8)和小組成員有關的官方信函，其內容不包括有關審核報告撰寫的細節（但是包括小組成員的聲明表）。

　　(9)調查表格以及認證機構股東的報告。

　　(10)審核小組的海外審核訪問的報告（如果可用的話）。

　　審核報告的最終草稿（和發送給被審核人員的一樣）以及被審核方人員的反饋意見。

　　公開發表的審核報告。

　　記錄著董事會批準報告發布時的董事會會議記錄。

　　同被審核人員之間的有關審核的事宜的信函，包括電子郵件。

　　有關在審核結束後對被審核人員和審核人員調查意見的總結與分析。

　　用星號標注的項目將無限期地保存在AUQA的檔案中。其他項目將根據“保留與處理”計劃表最終被處理掉。

　　無論AUQA保存這些信息是出於何種目的，隻要是被保存的信息，就會被存放在安全的地方或以安全的方式存放，但有關公共領域的文件，如：年度報告、日曆和手冊可能會存放在AUQA的圖書館。

　　AUQA安全地銷毀以下的材料：

　　(1)任何帶有頁邊注釋的文件。

　　(2)其他手寫或電子存儲的筆記。

　　(3)在對機構的審核中，有關機構主辦人和審核小組成員對調查所作出的回答材料。

　　(4)除了官方信函，還有任何有關審核工作方麵的任何草擬資料。

　　(5)除了最終草案，還有審核報告的各版草稿。

　　(6)信函，包括電子郵件和任何其他包含小組成員有關審核結論的臨時看法和觀點的文件。

　　(7)審核結束後對被審核人員和審核人員所進行的調查的回答資料。

　　信息的傳播

　　AUQA的功能之一就是傳播在質量保障方麵的先進做法，其中的一個方式就是審核員把他們在開展審核工作時經曆的一些順利而有效的工作範例作一個簡要的描述。然而，任何這些描述都應符合一般原則並且都屬於非敏感信息，以免違反上述提到的保密性原則。審核員在沒有事先得到被審核方人員允許的情況下，不允許照搬或部分照搬他們在審核活動中見到的係統或過程。

　　提交到AUQA網站的個人信息

　　個人向AUQA網站提交個人信息是出於以下目的：交流，包括將網站新增事物的信息提供給郵件新內容預訂者，並提供數據報告的使用和係統管理情況，包括網站監管，以免他人違反安全法則。

　　所有通過郵件預訂名單、研討會、論壇注冊或其他方式提交給AUQA的信息都是保密的。如未得到信息提供者或法律的允許，在網上收集到的有關個人的信息都不允許被透露給第三方。AUQA也會以合理的方式保護服務人員的個人信息不被他人以非官方途徑接觸或修改。

　　批準：該規定最初在2002.5.28獲得批準。

　　修正版於2003.11.27，2006.6.5，2007.3.1獲得批準。

　　該版本於2007.11.29獲得批準。

　　條例二十四有關審核報告複查的規定

　　1.目的

　　AUQA整個審核過程都注意確保被審核人員受到公平對待。除了在審核之前及審核過程之中采取一定的行動，在一些特殊的情況下還可以提供最終複查。

　　2.規定

　　如被審核方人員認為其所收到的最終審核報告存在較多的不準確甚至是有誤的地方，因而不同意以現有的形式發表，那麽AUQA董事會就會考慮讓被審核方人員提交一份有這種情況的報告，並且有可能同意對報告進行修改。

　　3.指導方針

　　(1)如被審核人員認為其所收到的最終審核報告因存在大量的不確定性或有誤的內容，因而不同意以現有的形式發表，被審核方人員應該在事先商定的發布之日前通知AUQA董事會。

　　(2)提出異議的有效理由必須與被審核人員在對報告初稿提意見時提出的問題有關或和報告初稿產生的不是應被審核方要求而作的變動有關才能視為有效。

　　(3)董事會委派一支3人複查小組，其中一人是董事會成員。

　　(4)被審核人員會向複查小組以書麵的形式提交有關異議的原因，和對報告所要作出的改動。

　　(5)複查小組會向審核小組索要與異議有關的書麵反映，以及支撐報告中遭到異議的段落的證據。

　　(6)複查小組采訪被審核方人員的代表以及審核小組主席和小組中的AUQA工作人員。

　　(7)法人可以參加這些采訪，但隻能參加，並不能代表任何一方。他們隻能在複查小組長邀請時才能發言。

　　(8)如複查小組判定報告的某一部分包含異議，該部分將被保持原樣，報告應根據已經完成了的複查過程，完善這些部分以確保其包含複查小組所認可的依據。

　　(9)該（修改後的）報告應交回到董事會，由複查小組推薦，交董事會批準。

　　批準：2003.2.26在董事會2003/1會議上經考慮後獲得批準。

　　2003.5.29在董事會2003/2會議上稍加修訂。

　　條例二十六有關改進情況報告的規定

　　目的

　　審核報告發布後大約18至24個月，AUQA寫信給被審核院校人員要求其提供針對審核報告中提出的“建議和肯定”意見做出的有關改進工作方麵的“改進情況報告”。“改進情況報告”必須公開發布到被審核院校自己的網站上。AUQA不得試圖“審核”該報告，但可以關注它是否可顯示被審核方人員在針對“建議和肯定”部分提出的問題時所做的改進工作。如AUQA認為被審核方的報告中的內容針對性不夠，因而感到不滿意的話，可以要求被審核方人員根據大家的意見作出更加翔實的報告。在“改進情況報告”發布到被審核人員網站後，被審核方人員會將鏈接地址告訴AUQA，AUQA會將本網站同“改進情況報告”鏈接。

　　條例二十八有關審核訪談安全性的規定

　　1.目的

　　在審核工作過程中，AUQA出於種種目的需要進行各種訪談。其中就包括審核員通過訪談形式與被審核方的員工、學生及各方利益相關人員的親身接觸，從而驗證被審核方人員在其召開的績效材料報告大會上所作的說明是否屬實、其策略是否有效。為了保證訪談的高效，訪談必須是在安全保密的環境中進行。

　　2.規定

　　(1)AUQA要采取一切合理的措施確保在審核訪談中，被采訪人員發表的意見和看法不會被AUQA以可以追查到發言人身份的方式在審核報告中公布出來。

　　(2)AUQA有權采取一切合理手段確保其商議和采訪活動以保密的方式進行。

　　(3)這些手段包括（但並不局限於）禁止被審核方人員在訪談中作訪問記錄或以其他的方式作記錄；禁止運用檢測聲音及圖像傳播的技術設備。

　　(4)如審核小組認為自己開展秘密采訪活動時受到了影響，它應在第一時間告知被審核人員以尋求解決問題的辦法（根據本規定，被審核人員也包括被審核人員的夥伴或/和其他提供被采訪對象及采訪場地的單位人員）。

　　(5)如在完成步驟(4)後，審核小組仍對自己在開展秘密訪談工作的條件不滿，它可以拒絕繼續開展訪談工作。

　　(6)在準許審核小組執行條款(2)至(4)時，被審核人員若要拒絕采訪，本條規定與(5)具有同等效力。

　　(7)如出現(5)的情況，則需要提交至執行總裁作進一步考慮。

　　(8)如該問題被認為是非常嚴肅且無法被解決時，AUQA可能會頒布一項有資質的審核報告，並且/或者在報告發布前將該問題提交至負責高等教育的有關聯邦或/和州及領地的教育部部長，讓他們關注並進行處理。