現代禮儀教程

第一節 禮儀信函

　　一、信函概述

　　信，就是借助文字以互通信息；函，本義是信的封套，後也用函代指信件。信函可指信件。

　　（一）信封格式和寫法

　　信封格式有橫式和豎式兩種。橫式行序由上至下，字序由左至右；豎式行序由右至左，字序由上而下。目前我國用的都是標準信封，專門印有郵政編碼空格，並以橫式為準，便於郵局檢索。

　　橫式信封上的內容包括收信人的郵政編碼、詳細地址、姓名；寄信人的詳細地址、寄信人姓名及郵政編碼等。書寫時要字跡清楚、工整。無論是橫式信封，還是豎式信封，收信人的姓名均在信封的中間，字體要稍大些，以示對收信人的尊重。至於姓名後麵是否加稱呼及收、啟、鑒之類的詞，要視收信人的具體情況而定。為了禮貌，姓名的後麵最好加上先生、女士、同誌等稱呼。值得注意的是：信封上的稱呼和信內的稱呼不一樣，信內的稱呼是寫給收信人看的，信封上的稱呼則是給郵遞員看的。因此，信封上切忌出現“×××父親大人”、“×××兒收”等字樣。

　　海外信函的信封正麵，收信人名址居中書寫，第一行寫收信人的姓名，第二行寫門牌號和街道名，第三行寫城市名和郵政編碼，最後一行寫國名。可以各行開頭對齊，也可以每行往右後縮5個字母。寄件人名址寫在信封正麵左上角或信封背麵上半部，順序與收件人名址同。

　　（二）內容和寫法

　　信的內容一般有以下幾個部分：

　　信頭，是英文信中特有的。它包括發信人地址和寫信日期，其位置在信紙的左上角，其順序為：地址在上，日期（月、日、年）在下，但不要寫發信人姓名。此外，還要在信紙的左上角低於發信人的地址、日期一至二行，寫上收信人的姓名和地址。

　　國內信件無信頭，隻有稱呼。親戚、長輩按親緣、輩分稱呼，同學、朋友可稱名字；可加“尊敬的”、“親愛的”等修飾語，亦可以“先生”、“老師”綴後；頂格書寫，中文信稱呼後用冒號，英文則用逗號或冒號；中文信稱呼後還可以寫“您（你）好！”英文信則不寫。

　　啟詞，就是開場白。或寒暄問候，或提示寫信原委。

　　正文，是書信的主體。可以根據對象和闡述內容的性質，采取輕鬆詼諧的文筆或莊重、情深的風格。為尊重對方，一般先談有關對方或對方所關心的人、事、物，然後再述自己的事情。

　　結束語，指書信結尾時，對收信人表示祝頌、欽佩或勉慰的短語。如“此致敬禮”、“祝一帆風順”等；對知識界朋友，可用“文祺”、“編安”等祝頌語。一般的書寫規格是，“此致”、“祝”等詞緊接著正文末尾書寫，“敬禮”、“編安”等另起一行頂格寫。

　　英文信結束語可用“您的真誠的”（Yours sincerely）等短語，這些短語後需加逗號，書寫規則是在簽名之上五行。

　　署名，就是在結束語的右下方簽署寫信人的姓名。如是寫給熟悉的親友，可隻寫名，或在名前加上自己的稱呼。署名的後麵可酌加啟稟詞，如對尊長用“印”、“奉”、“拜上”；對同輩用“謹啟”、“上”；對後生、晚輩則可用“字”、“白”、“諭”。

　　一般將寫信日期寫在署名或啟稟詞的後麵，或寫在下一行的右下方。

　　附注及附件。附注，如“請代向××問好”等；附件，通常指附在信函中的照片、入場券等，應在正文寫明，並注明名稱、數量。英文信中的附件則在署名下兩行向左對齊注上Enclosure，隻有一種附件時用單數形式，兩種以上附件時用複數形式。

　　（二）信紙的折疊方法

　　信紙的一般折疊法是，文字向外，先直後橫，或先橫後直。但信箋順折向上最為合適，因為收信人拆信後，抽出信箋便看見自己的名字。文字向內的折法，按傳統風俗習慣的說法則是報喪、凶信的折法。

　　二、祝賀信

　　祝賀信是用於表示祝賀之意的書信形式。如某個組織或個人在某方麵取得了重大成就、某組織召開了重要會議、某項重要工程勝利竣工、某位重要人物的壽辰等，都可以用賀信（也可用賀電）的形式表示祝賀。

　　祝賀信的書寫格式與一般書信大體相同，隻是寫作時在第一行正中的位置要寫“賀信”兩個字。此外，正文部分要注意幾個方麵的內容：首先概述背景情況，說明祝賀什麽；其次，簡要說明對方所取得的成績，或會議的重要性，或壽誕之人的貢獻與品格；再次，表示熱烈的衷心的祝賀與讚頌，也可寫上鼓勵與希望，或祝賀者的決心；最後，寫上表示祝願的話，如“預祝大會圓滿成功”、“祝取得更大成績”、“祝健康長壽”等，並另起一行，在右下方寫上發信組織的全稱或個人的姓名。

　　[例文]

　　賀信

　　安崗同誌並轉首屆全國公共關係工作會議的同誌們：

　　你們好！我因有事不能出席你們的會議，謹向你們表示熱烈的祝賀，並請你們轉達我對公共關係戰線全體同誌們的親切問候。

　　公共關係在我國還是一項新事業，它是伴隨著改革開放而發展起來的。搞好這項工作，對擴大信息交流、促進商品交流、溝通企業聯係、建立新型人際關係都有著積極的作用。兩年來，在同誌們的努力下，我國的公共關係事業取得了可喜的成績，應該予以肯定。希望你們總結經驗，糾正缺點，堅持真理，為建設有中國特色的社會主義公共關係繼續奮鬥。

　　發展公共關係事業，一定要堅持社會主義方向，堅持黨的“一個中心、兩個基本點”的基本路線，以為“兩個文明”建設服務為宗旨。你們選評了39個公共關係搞得好的大中型企業並加以表彰，這是一件好事。目前，大中型企業處境艱難，需要各方麵的支持。希望公共關係戰線的同誌獻計獻策、積極行動，為搞活大中型企業盡一份責任。

　　預祝會議圓滿成功。

　　薄一波

　　5月4日

　　三、感謝信

　　感謝信是向對方的關心、幫助、支持表示感謝的書信。它具有公開性、讚揚性的特點。

　　感謝信的格式與祝賀信的書寫格式類似，但標題是“感謝信”或“致×××的感謝信”，且內容主要是表達感謝的心情。因收信人及事跡都與寫信人有關係，所以，在正文中要把對方的先進事跡寫清楚，並表示向對方學習的決心；結尾部分往往有一些表示感謝的話，如“再一次表示衷心的感謝”、“致以最誠摯的敬禮”等。

　　四、慰問信

　　慰問信是以組織或個人名義向對方表示慰問的書信（也可以用慰問電）。它具有鼓勵性、慰問性的特點。

　　此類書信多是向作出貢獻的組織或個人表示慰問，或向遇到困難、遭受重大損失和不幸的公眾表示同情、慰問以及節日慰問。慰問信的格式與祝賀信類似，標題可用“慰問信”或“×××致×××的慰問信”。語氣要親切，態度要誠懇，文字要樸實，措詞要準確。特別是表示同情、安慰的慰問信，更要注意分寸。不能對不幸事件表現出好奇、不解或悲觀失望，應對不幸事件表示深切的同情，向對方多表示關懷，以達到減輕其悲傷與痛苦的目的。

　　慰問信（電）篇幅不宜過長，結尾一般還要有頌詞或祝語，如“祝你們取得更大的成績”、“祝節日愉快”等，但不能與正文相連，應另起一行，空兩格寫。

　　[例文]

　　致新聞工作者的慰問信

　　中央駐豫新聞單位和全省廣大新聞工作者：

　　在全省上下正在興起學習貫徹黨的十六屆六中全會和省八次黨代會精神的熱潮中，我們迎來了第七個中國記者節。在此，省委宣傳部代表省委、省政府，向辛勤工作在新聞戰線的中央駐豫新聞單位和全省廣大新聞工作者致以節日的祝賀，向為全省新聞事業繁榮發展作出貢獻的老新聞工作者表示崇高的敬意。

　　一年來，在省委、省政府的正確領導下，中央駐豫和全省廣大新聞工作者高舉鄧小平理論和“三個代表”重要思想偉大旗幟，全麵貫徹落實科學發展觀，緊緊圍繞省委、省政府的中心工作，牢牢把握正確輿論導向，不斷提高輿論引導能力，為全麵建設小康社會、構建社會主義和諧社會提供了有力的輿論支持。各新聞單位大力宣傳黨的十六大，十六屆三中、四中、五中、六中全會和省八次黨代會精神，在圍繞中心、服務大局，推動全省經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設和黨的建設方麵收到了新成效，取得了新進展；精心組織“堅持科學發展構建和諧中原”、“社會主義榮辱觀”、“弘揚長征精神建設美好家園”等重大主題宣傳活動，熱情謳歌黨的豐功偉績和偉大長征精神，全麵反映我省改革開放和現代化建設的巨大成就，大力宣傳我省經濟持續快速協調健康發展和社會全麵進步的大好形勢，充分報道全省廣大幹部群眾的奮鬥業績和良好的精神麵貌，在動員群眾，凝聚力量，推動工作方麵收到了新成效，取得了新進展；切實改進會議和領導同誌活動的新聞報道，突出實質內容，提高報道質量，充分展現省委、省政府領導同誌開明務實親民的新形象，以更多的版麵及時段報道基層幹部群眾的生動實踐和新鮮經驗，在提高輿論引導能力、增強宣傳效果方麵收到了新成效，取得了新進展；精心策劃推出深受群眾喜愛的名牌欄目，濃墨重彩推出洪戰輝、魏青剛、張尚昀、吳如、白潔等一批先進典型，使他們的感人事跡和崇高精神傳遍神州大地，感動億萬群眾，在弘揚民族精神、展示河南形象方麵收到了新成效，取得了新進展；改進突發事件和重大群體性事件的新聞報道，完善新聞發布製度和重大突發事件新聞報道快速反應機製，進一步加強和改進輿論監督，有效地引導了社會輿論，有力地促進了實際工作，在主動引導輿論、維護社會穩定方麵收到了新成效，取得了新進展；一手抓主流媒體的發展壯大，一手抓新興媒體的管理運用，黨報、黨刊、電台、電視台等主陣地鞏固、主渠道暢通，都市類媒體發揮獨特優勢，展現新鮮活力，重點新聞網站影響不斷擴大，發展勢頭良好，在整合新聞資源，形成宣傳合力上收到了新成效，取得了新進展。新聞隊伍自身建設得到加強，通過開展保持共產黨員先進性教育活動和深化“三項學習教育活動”成果，把提高輿論引導能力作為加強提高新聞隊伍建設的抓手，以社會主義榮辱觀引領新聞價值取向，大力弘揚新聞職業精神，嚴格遵守新聞職業道德，自覺維護新聞職業形象，新聞隊伍的思想政治素質有了進一步提高，湧現出一批像曹愛文那樣的先進典型，展示了全省新聞界良好的精神風貌。實踐證明，我省廣大新聞工作者是一支政治強、業務精、紀律嚴、作風正的隊伍，是黨和人民完全可以信賴的隊伍。

　　當前，中原崛起，正逢其時。黨的十六屆六中全會繪就了構建社會主義和諧社會的宏偉藍圖，省八次黨代會吹響了加快中原崛起的進軍號角，新的形勢給全省新聞宣傳工作提出了新的更高的要求，希望全省廣大新聞工作者繼續堅持團結穩定鼓勁，正麵宣傳為主的方針，堅持正確的輿論導向，堅持貼近實際、貼近生活、貼近群眾，圍繞中心、服務大局，唱響科學發展主旋律，打好正麵宣傳主動仗，深入學習宣傳貫徹黨的十六屆六中全會和省八次黨代會精神，不斷增強新聞宣傳的吸引力和感染力，為實現加快“兩大跨越”、推進“兩大建設”的偉大曆史任務，為全麵建設小康社會、加快中原崛起作出新的更大貢獻。

　　中共河南省委宣傳部

　　年11月8日

　　五、唁函

　　唁函是安慰逝者家屬的一種書信（也可用唁電）。

　　唁函的正文應包括以下幾方麵的內容：其一，表述噩耗傳來後的悲痛之情，以及失去良師、益友、同誌或親朋後無可補救的遺憾；其二，對逝者的功績與品德的讚揚，簡述逝者與自己的交往和情誼；其三，對逝者的親屬表示慰問。

　　[例文]

　　×××：

　　驚悉×××教授逝世，深感悲痛。他的逝世不僅對於您的家庭，而且對於我們學院都是一個重大的損失。

　　作為一位著名的內科專家，×××教授多年來辛勤工作，在內分泌學領域作出了巨大貢獻。他為培養年青一代和發展醫學科學所作的貢獻舉世公認。

　　然而，我們卻突然失去了這位受人尊敬的卓越的師長，再也不能受益於他的才華和學識了。我們這些有幸與×××教授共過事的人，都對他懷著欽佩和崇敬的心情。他對教師和學生的精心指導和熱情培養，我們將永誌不忘。

　　值此悲痛時刻，特致函表示深切哀悼。謹向您全家轉致誠摯的慰問。

　　簽名

　　××××年×月×日

　　汪道涵電唁辜振甫逝世

　　辜嚴倬雲女士如晤：

　　驚悉振甫先生遽歸道山，哲人其萎，增我悲思。

　　振甫先生致力於兩岸關係凡一十四年，夙慕屈平詞賦，常懷國家統一，私誌公義，每與道涵相契。汪辜會談，兩度執手；九二共識，一生然諾。而今風颯木蕭，青史零落，滬上之晤，竟成永訣。天若有情，亦有憾焉。

　　兩岸之道，唯和與合，勢之所趨，事之必至。期我同胞，終能秉持九二共識與汪辜會談之諦，續寫協商與對話新頁。庶幾可告慰先生也。

　　深望女士與子侄輩節哀順變，善自珍攝。

　　汪道涵

　　二〇〇五年一月三日

　　六、求職信

　　求職信是個人為了尋找工作，向有關單位、領導人提出求職要求，以便對方接受的專用書信，又叫自薦信。它具有針對性、自薦性、競爭性等特點。

　　寫好求職信，是求職者吸引用人單位注意的重要之點。求職信一般包括以下幾個方麵的內容：

　　個人基本情況；

　　申請工作的崗位及勝任工作的條件；

　　表示麵談的願望。

　　求職信要簡明扼要、內容清楚、文字簡練，以展示出自己的特點和才華。

　　[例文]

　　求職信

　　××公司經理：

　　打擾了。

　　我是一名即將畢業的大學生，想在貴公司找到一份工作。

　　我學的專業是動物營養與飼料加工。至目前為止，全部學業都已出色完成，成績優良。現附上一份個人簡曆及大學期間各科成績一覽表，供您參閱。從我的簡曆中您可以看到，我曾多次受到學校的表揚，我的專業論文《××××》曾發表於《××》雜誌，並榮獲××××年度××省優秀大學生科研成果×等獎。

　　據報載，貴公司領導十分重視人才，辦事效率高，人際關係融洽，沒有眼下國內不少企業存在的“窩裏鬥”現象，員工可以一心一意地搞科研和生產。今年上半年在貴公司實習的一段時間裏，我也深深地感到了這一點。可以想象，在如此寬鬆、和諧的環境裏工作，作為貴公司的一員，該多麽自豪。

　　當然，條件如此優越的公司，想進去絕非易事，但我堅信自己有能力敲開貴公司的大門，我已熟練掌握本專業的基礎理論及操作技能，在××方麵尤具特長（附上我的導師××教授的推薦信供您參考）。在一個崇尚平等競爭的公司裏，我想我會如願的。

　　最後，我希望貴公司能給我一個為貴公司作貢獻的機會，我熱誠地期待著您的答複。

　　此致

　　敬禮

　　附件：（略）

　　××大學××係××

　　××××年×月×日