會展信息管理

第二節 會展項目運營信息化管理的主要內容

　　一個會展項目在運營過程中基本上都是同各種信息打交道，所以我們從功能的角度劃分，可以將其信息化管理分解成展商庫管理、聯絡過程管理、展位管理、服務管理、財務支持管理、展商費用管理、外網管理、係統基礎維護管理、觀眾管理、海外展商管理，並且會展項目運營管理信息係統的核心是參展商管理，所以設計理念上以CRM（客戶管理）為主。

展會項目主辦商在以下方麵需要對眾多的業務數據進行處理，這些工作也是主辦商在項目運營管理中的中心任務，以一般展會項目為例，運營信息化管理的主要內容有：利用項目管理工具，管理展覽過程中的立項、策劃、新聞發布會、高峰會議、研討會等項目運營；綜合管理整個展覽項目的收支情況、綜合評估盈利能力；利用招展管理模塊管理展位銷售代理、展位銷售過程，發掘更多的參展商客戶，開展展位銷售工作；利用項目運營管理部分監督項目運營流程和運營情況；利用領導查詢係統隨時監控項目的收支數據；利用報表生成工具生成各種各樣的使用報表，包括聯絡催款單據；利用公共展覽服務商信息平台協調展覽服務商；通過信息平台收集相關展會信息和參展商信息，輔助展覽策劃和價格方案的製訂。

那麽，可以將該信息化管理分為以下幾個模塊：

1）參展商資料信息庫管理模塊

（1）廠商公司信息和聯係人數據庫，包括與招展有關的各種信息，如廠商的行業細分、主要業務和產品、發展情況、經營情況、組織機構以及聯係人的聯絡信息、在公司內部的職位、影響力、喜好、習慣等數據。通過這些數據，招展人員能盡可能詳細地了解招展對象的情況，便於在招展過程中采取措施，達成訂單。

（2）客戶原始記錄，包括統一客戶代碼、名稱（中文、英文、中文簡稱、英文簡稱）、地址（國家、省份、城市、中文地址、英文地址）、郵政編碼、聯係人、電話號碼、其他聯係方式、銀行賬號、使用貨幣、報價記錄、優惠條件、付款條款、稅則、付款信用記錄、銷售限額、交貨地、發票寄往地、企業對口銷售員、傭金碼、客戶類型等。

（3）統計分析資料，包括顧客對企業的態度和評價、履行合同情況與存在的問題、信用情況、與其他競爭者的交易情況、需求特征和潛力等。

（4）企業投入記錄，包括企業與顧客進行聯係的時間、地點、方式（如訪問、打電話）和費用開支、給予哪些優惠、提供產品和服務的記錄、合作與支持行動、為爭取和保持每個客戶所做的其他努力等。

（5）潛在參展商數據挖掘。潛在參展商數據的收集方式包括：從展覽會觀眾信息中通過關鍵字搜索；從網上登記信息和互聯網信息中搜索；從其他合作單位收集；從行業數據資料中收集；通過以往參展商介紹得到等。

（6）參展商分類管理。不同展覽會對參展商的分類要求不同，除按產品分類外，還包括按參展商企業組織形式分類、按參展商企業規模分類、按參展商企業社會性質分類等。通過這些分類，能輔助展覽會招展，能在分析報告中得到更有意義的分析數據。

（7）參展商曆屆參展史管理。展史管理是參展商管理中重要的部分，幾乎所有的組展商都在收集參展商的展史資料。詳盡的展史數據能揭示企業對展覽會的認同程度，體現了參展企業的發展過程、信用情況、資金實力、參展和支付習慣等。通過信息化建設，可以使這些數據成為組展公司的寶貴資源，最大限度地減少因為招展業務人員的變化而造成的損失。

（8）優良記錄、不良記錄管理以及大事記（其他未被記錄的重要事件）。

（9）展商分級別管理，即根據展商參加展會的多少、付款的多少以及不良記錄、優良記錄的多少區分展商。通過分級別管理，可以達到規範客戶態度、行為的目的。

2）招展代理管理模塊

利用合作單位合作招展能擴大展覽會的銷售力量，同時也能夠增加不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度地揚長避短，如通過對合作史的管理，可以起到類似對參展商展史管理的作用。本模塊的目的是要實現靈活機動的招展代理、展團、合作主辦管理。有招展代理參與的招展過程是通過互聯網協同工作的過程，招展代理應能通過外部網站分享本管理模塊，其招展過程產生的數據也應能及時更新到總數據庫中。

（1）代理付費方式管理。代理付費方式管理的主要業務有：

①透明代理，即主辦方和代理方都知道參展合同金額，並且嚴格按照參展合同金額支付傭金。

②不透明代理，即主辦方不知道參展合同金額，隻有代理方知道，代理支付金額遵照代理合同。

③半透明代理，即透明代理與不透明代理的結合。半透明代理代理支付金額部分為傭金，部分為其他（如獎勵、懲罰、廣告費、郵費、宣傳費、勞務費）。

（2）招展任務管理。招展任務管理是招展過程中按階段、按個人的任務管理，體現了招展過程的總體控製能力。

（3）招展人員管理。招展人員管理包括對招展人員個人情況的管理；登錄管理；銷售情況查詢；當前工作查詢等。

（4）招展過程管理。招展過程管理能詳盡記錄招展過程的每個細節，包括電話記錄、交往過程、當前狀態、交費情況、展會服務預訂情況等。通過這些信息，有關領導能隨時查看當前總體和每個人招展的進展情況，能迅速發現其中可能存在的問題，及時調整。

（5）招展收費管理。招展收費管理是對招展過程中各種收費情況的查詢統計，應能正確全麵地反映當前時刻總體和某個參展商應收、已收、欠款等情況。

（6）參展商反饋信息管理。參展商反饋信息管理的主要模塊有：

①參展商參展現場情況調查模塊。該模塊通過調查問題模板庫，結合每次展覽會生成適當的調查問題，及時采集參展商參展反饋，特別是觀眾質量情況、展會成交、意向成交、下次參展意向等。這些數據能及時輸入到中心數據庫進行管理和分析。

②參展商會後回訪管理模塊。該模塊結合互聯網，利用先進的Call Center技術，在會後一定時間內回訪參展商，獲得較為準確的反饋數據和公司及產品的更新信息。

3）招展過程記錄模塊

（1）招展聯絡方式。招展聯絡方式包括召開會議（會議記錄模塊）；召開電子會議（Net

Meeting集成係統）；寄信（文檔管理模塊+報表生成模塊+信封打印模塊）；打電話（電話號碼管理模塊+電話集成係統）；發送E-mail（文檔管理模塊）；發送傳真（傳真集成係統）；發送手機短信（手機短信集成係統）；外網訪問（外網模塊）。

（2）招展聯絡過程的全麵記錄。招展聯絡過程的全麵記錄可以記錄所有的聯絡過程，並且可以對每一次聯絡記錄進行備注，並根據聯絡的結果對聯係信息進行更新，包括：會議/電子會議：保留會議記錄，如果有必要，可以保留相關的聲音、圖片信息；信：打印過程中係統可以記錄通過本係統打印了哪些信封和信，生成了哪些文檔；電話/傳真：結合來電顯示係統和撥叫記號係統，對通話進行記錄；E-mail：通過電子郵件係統的整合記錄發送和接收的電子郵件；手機短信：通過發短信的軟件記錄；外網訪問：通過外網的訪問日誌可以知道哪些展商什麽時間看了哪些網頁、停留多久等信息。

（3）招展聯絡過程查詢。招展聯絡過程查詢包括將以上聯絡過程按照聯絡人、文檔、對方客戶、類別等信息進行查詢；將不良記錄查詢形成黑名單，計算信用等級；提供長時間未聯絡客戶名單；形成報表——聯絡全曆史。

4）展位管理模塊

（1）場館租賃，包括記錄館號、麵積、開幕時間、注意事項、備注、大致底圖；展位劃分；先畫出展位圖，然後標定展位號；展位價格自動計算。

（2）展位分配，包括智能分配方式，即根據規則（展台要求、合同金額、展品類別）自動分配，然後再自定義的修改；連線分配方式，即左邊是展商，右邊是展位，進行連線；Gis分配，即在：展位示意圖上選展商。

（3）展位查詢與統計。可以根據售出狀態、回款狀態、代理狀態，查到所有申請了“洽談桌”的展台、所有交了全款的展台、反饋表中某項結果為“優”的展台、所有屬於代理A的展台、所有信用等級高於5的展台、所有展品中有“數碼相機”的展台等。

5）參展費用管理模塊

通過統一靈活的展商費用管理，可以完成：

（1）費用智能計算。

展商費用=參展合同費用-招展代理費用+服務合同費用+代理服務費用±調整費用參展合同費用=攤位費用×折扣比例±調整費用攤位費用=展商所有攤位價格的和±調整費用攤位價格=攤位麵積單價×攤位麵積±調整費用招展代理費用=參展合同費用×代理合同傭金比例±調整費用服務合同費用=展商所有服務項目單價×服務合同數量×折扣的和±調整費用服務代理費用=服務合同費用。

（2）付款合同。

付款計劃根據標準計劃自動生成，可以自己獨立計算每種費用。

付款流水記錄：記錄每一筆到賬。

自動催款通知：根據合同付款計劃自動生成，手動發送。

6）觀眾邀請和觀眾信息管理模塊

觀眾管理係統是現場觀眾管理係統的信息使用部分，通過現場係統產生的數據，在主辦管理係統中得到廣泛的使用，產生價值和更新需要，從而推動下次展會觀眾信息的收集。當然主辦管理係統也承擔一部分展前觀眾信息收集的工作，但信息收集的主體是現場係統，主辦係統和現場係統互為依靠，互為促進。

觀眾邀請和觀眾信息管理模塊主要包括：①觀眾的數據庫建設和信息收集、觀眾數據庫的分類和專業級別設定；②郵函管理及製作係統、參觀邀請函發放管理，以及信函登記關於退信的處理和管理；③群發電子郵件和群發傳真係統；④觀眾預登記管理模塊，觀眾預登記反饋和處理（網上登記、傳真登記）；⑤觀眾胸卡製作係統；⑥觀眾現場登記、現場門禁管理；⑦展覽調查表管理；⑧觀眾信息錄入、檢查係統；⑨觀眾信息規範化處理及統計分析係統。