電子郵件,亦可稱為電子函件或電子信函。它有如下的使用規範:
(1)應認真撰寫。
向他人發送的電子郵件,一定要精心構思,認真撰寫。在撰寫電子郵件時,有三點注意事項:其一,主題要明確;其二,語言要通暢;其三,內容要簡潔。
(2)應當避免濫用。
在信息社會中,任何人的時間都是無比珍貴的。若無必要,輕易不要向他人亂發電子信件,尤其是不要與他人談天說地,或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出,更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。一般而言,收到他人的重要電子郵件後,即刻回複對方一下,往往還是必不可少的。
(3)應當注意編碼。
編碼的問題,是每一位電子郵件的使用者必須注意的。商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時,必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼係統,以保證對方可以收到自己的電子郵件。
(4)應當慎選功能。
現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇,這固然可以強化電子郵件的個人特色,但是此類功能商界人士是必須慎用的,因為對電子郵件修飾過多,難免會使其容量增大,收發時間增長,既浪費時間又浪費金錢,而且往往會給人以華而不實之感,還有,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能,因此慎選功能是必要的。
§§第十四章 文書禮儀