現代人禮儀全書

5.茶話會禮儀

　　所謂茶話會，在商界主要是指意在聯絡老朋友、結交新朋友的具有對外聯絡和進行招待性質的社交性集會。因其以參加者不拘形式地自由發言為主，並且因之備有茶點，故此稱為茶話會。

　　茶話會禮儀，在商務禮儀之中特指有關商界單位召開茶話會時所應遵守的禮儀規範。其要求主要體現在會議的主題、來賓的確定、時空的選擇、座次的安排、茶點的準備、會議的議程、現場的發言等幾個方麵。

　　會議的主題

　　茶話會的主題，即指茶話會的中心議題。在一般情況下，商界所召開的茶話會，其主題主要有三種：

　　（1）以聯誼為主題。

　　以聯誼為主題的茶話會是平日所見最多的茶話會。它是為了聯絡、加強主辦單位同應邀與會的社會各界人士的友誼。在這類茶話會上，客主通過敘舊與答謝，往往可以增進相互之間的進一步了解，密切彼此之間的關係。除此之外，它還為與會的社會各界人士提供了一個擴大社交圈的良好契機。

　　（2）以娛樂為主題。

　　以娛樂為主題的茶話會，主要是指在茶話會上安排了一些文娛節目或文娛活動，並且以此作為茶話會的主要內容。這一主題的茶話會，主要是為了活躍現場的局麵，增加熱烈而喜慶的氣氛，調動與會者人人參與的積極性。與聯歡會所不同的是，以娛樂為主題的茶話會所安排的文娛節目或文娛活動，往往不需要事前進行專門的安排與排練，而是以現場的自由參加與即興表演為主。它不必刻意追求表演水平的一鳴驚人，而是強調重在參與、盡興而已。

　　（3）以專題為主題。

　　所謂以專題為主題的茶話會，是指在某一特定的時刻，為了某些專門的問題而召開的茶話會。它的主要內容，是主辦單位就某一專門問題收集反映，聽取某些專業人士的見解，或者是同某些與本單位存在特定關係的人士進行對話。這類茶話會雖然有著專門主題，但也要求與會者積極參與主動發表自己的意見，不必有太多顧慮。為了促使會議進行得輕鬆而活躍，有些時候，茶話會的專題允許寬泛一些，並且許可與會者的發言稍許有所脫題。

　　確定來賓

　　茶話會的來賓是指除主辦茶話會單位的會務人員之外的人士。在一般情況下，茶話會的主要與會者，大體上可被區分為下列五種情況：

　　（1）本單位的人士。

　　具體來講，以本單位人士為主要與會者的茶話會，主要是邀請本單位的各方麵代表參加，意在溝通信息，通報情況，聽取建議，嘉勉先進，總結工作。有時，這類茶話會亦可邀請本單位的全體員工或某一部門、某一階工層的人士參加，因此，它也叫作內部茶話會。

　　（2）本單位的顧問。

　　這種茶話會的主要參與者是本單位的顧問。它旨在表達對有助於本單位的各位專家、學者、教授的敬意。他們受聘為本單位的顧問，為單位的發展做出了積極的貢獻。同時，特意邀請他們與會，既表示了對他們的尊敬與重視，也可以進一步地直接向其谘詢，並聽取其建議。

　　（3）社會上的名士。

　　名士，即有名之士，通常是指社會上品質、才能、聲望都很高的人士。作為知名人士，他們不僅在社會上具有一定的影響力、號召力和社會威望，而且還往往是某一方麵的代言人。以社會上的名士為主要與會者的茶話會，可使本單位與社會名士直接進行交流，加深對方對本單位的了解與好感，並且傾聽社會各界對本單位的直言不諱的意見或反映。

　　（4）合作中的夥伴。

　　合作中的夥伴，在此特指在商務往來中與本單位存在著一定聯係的單位或個人。除了自己的協作者之外，還應包括與本單位存在著供、產、銷等其他關係者。以合作中的夥伴為主要與會者的茶話會，重在向與會者表達謝意，密切彼此之間的合作關係。這種茶話會，有時亦稱聯誼會。

　　（5）各方麵的人士。

　　有些茶話會，往往會邀請各行各業的人士參加。這種茶話會，通常叫作綜合茶話會。以各方麵的人士為主要與會者的茶話會除了可供主辦單位傳遞必要的信息外，主要是為與會者創造出一個擴大個人交際麵的社交機會。

　　茶話會的與會者名單一經確定，應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例，茶話會的請柬應在半個月之前被送達或寄達被邀請者之手，但對方對此可以不必答複。

　　時空的選擇

　　一次茶話會要取得成功，其時間、空間的具體選擇，都是主辦單位必須認真對待的事情。

　　舉行茶話會的時間問題可以分解為三個小問題，即舉行的時機、舉行的時間、時間的長度，這三個小問題彼此關連，相互影響。

　　（1）茶話會舉行的時機。

　　在舉行茶話會的時間問題上，舉行的時機問題是頭等重要的。惟有時機選擇得當，茶話會才會產生應有的效應。通常認為，辭舊迎新之時、周年慶典之際、重大決策前後、遭遇危難挫折之時等等，都是商界單位酌情召開茶話會的良機。

　　（2）茶話會舉行的時間。

　　茶話會舉行的時間，是指茶話會具體應於何時舉行。根據國際慣例，舉行茶話會的最佳時間是下午4點鍾左右。有些時候，亦可將其安排在上午10點鍾左右。需要說明的是，在具體進行操作時，自可不必墨守成規，而主要應以與會者尤其是主要與會者的方便與否以及當地人的生活習慣為準。

　　（3）茶話會時間的長度。

　　對於一次茶話會到底舉行多久的問題，沒有確切規定，可由主持人在會上隨機應變，靈活掌握。也就是說，茶話會往往是可長可短的，關鍵是要看現場有多少人發言，發言是否熱烈。不過在一般情況下，一次成功的茶話會，大都講究適可而止。若是將其限定在一個小時至兩個小時之內，它的效果往往會更好一些。

　　舉行茶話會的空間問題，指的是茶話會舉辦地點、場所的選擇。按照慣例，適宜舉行茶話會的大致場地主要有：主辦單位的會議廳、賓館的多功能廳、主辦單位負責人的私家客廳和主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。高檔的營業性茶樓或茶室、餐廳、歌廳、酒吧等處，均不宜用來舉辦茶話會。

　　在選擇舉行茶話會的具體場地時，還需同時兼顧與會人數、支出費用、周邊環境、交通安全、服務質量、檔次名聲等諸問題。

　　安排座次

　　在安排茶話會與會者的具體座次時，必須使之與茶話會的主題相適應。根據約定俗成的慣例，目前在安排茶話會與會者的具體座次時，有四種方法可供選擇。

　　環繞式 所謂環繞式排位，指的是不設立主席台，而將座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者到場之後自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，因而在當前流行麵最廣。

　　散座式 所謂散座式排位，多見於舉行於室外的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾的擺放，貌似散亂無序，四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而自行調節，隨意安置。這種座次安排就是要創造出一種寬鬆、舒適、愜意的社交環境。

　　圓桌式 指的是在會場上擺放圓桌，而請與會者在其周圍自由就座的一種安排座次的方式。在茶話會上，圓桌式排位通常又分為下列二種具體的方式：一是僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在其周圍就座。二是在會場上安放數張圓桌，而請與會者自由組合，各自在其周圍就座。當與會者人數較少時，可采用前者。而當與會者人數較多時，則應采用後者。

　　主席式 在茶話會上，主席式排位並不意味著要在會場上擺放出一目了然的主席台，而是指在會場上，主持人、主人與主賓應被有意識地安排在一起就座，並且按照常規，居於上座之處。例如，中央、前排會標之下或是麵對正門之處。

　　總體而論，為了使與會者暢所欲言，並且便於大家進行交際，茶話會上的座次安排尊卑並不宜過於明顯。不排座次，允許自由活動，不擺與會者的名簽，乃是其常規作法。

　　準備茶點

　　茶話會有別於正式的宴會，它不上主食、熱茶，不安排品酒，而是隻向與會者提供一些茶點。

　　商務禮儀規定，在茶話會上，為與會者所提供的茶點，應當被定位為配角。雖然有這種規定，但有一些基本禮儀也要遵守。

　　（1）對於用以待客的茶葉與茶具，務必要精心進行準備，選擇茶葉時，在力所能及的情況之下，應盡力挑選上等品，切勿濫竽充數。與此同時，要注意照顧與會者的不同口味。對中國人來說，綠茶老少皆宜，而對歐美人而言，紅茶則更受歡迎。

　　在選擇茶具時，最好選用陶瓷器皿，並且講究茶杯、茶碗、茶壺成套，千萬不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不鏽鋼杯或紙杯，也不要用熱水瓶來代替茶壺。所有的茶具一定要清洗幹淨，並且完整無損，沒有汙垢。

　　（2）除主要供應茶水之外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是地方風味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃，品種要對路、數量要充足，並且要便於取食，因此在上小吃時連擦手的手巾也要一並送上。

　　按慣例，在茶話會舉行完之後，主辦單位通常不再為與會者備餐。

　　會議的議程

　　在正常的情況之下，商界所舉辦的茶話會的主要會議議程大體隻有如下四項：

　　（1）主持人宣布茶話會正式開始。

　　在宣布會議正式開始之前，主持人應當提請與會者各就各位，並且保持安靜。而在會議正式宣布開始之後，主持人則還可對主要的與會者略加介紹。

　　（2）主辦單位的主要負責人講話。

　　一般情況下，講話的主要內容是明確此次茶話會的主題，除此之外，還可以代表主辦單位，對全體與會者的到來表示歡迎與感謝，並且懇請大家今後一如既往地給予本單位以更多的理解、更大的支持。

　　（3）與會者發言。

　　根據慣例，與會者的發言在任何情況下都是茶話會的重心之所在。為了確保與會者在發言之中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先均不對發言者進行指定與排序，也不限製發言的具體時間，而是提倡與會者自由地進行即興式的發言。有時，與會者在同一次茶話會上，還可以數次進行發言，以不斷補充、完善自己的見解、主張。

　　（4）主持人略作總結。

　　在與會者發表完各自的見解或意見後，主持人可大略地作一下總結，然後即可宣告此次茶話會結束。

　　現場的發言

　　與會者的現場發言，在茶話會上舉足輕重。根據務會禮儀的規範，茶話會的現場發言要想獲得真正的成功，重點在於主持人的引導得法和與會者的發言得體。

　　在茶話會上，主持人所起的作用往往不止於掌握、主持會議，更重要的，是要求他能夠在現場上審時度勢，因勢利導地引導與會者的發言，並且有力地控製會議的全局。在眾人爭相發言時，應由主持人決定孰先孰後。當無人發言時，應由主持人引出新的話題，就教於與會者；或者由其懇請某位人士發言。當與會者之間發生爭執時，應由主持人出麵勸阻。在每位與會者發言之前，可由主持人對其略作介紹。在其發言的前後，應由主持人帶頭鼓掌致意。

　　萬一有人發言嚴重跑題或言辭不當，則還應由主持人出麵轉換話題。

　　與會者在茶話會上發言時，表現必須得體。在要求發言時，可舉手示意，但同時也要注意謙讓，不要與人進行爭搶。不論自己有何高見，打斷他人的發言插嘴，都算失禮的行為。在進行發言的過程中，不論所談何事，都要使自己語速適中，口齒清晰，神態自然，用語文明。肯定成績時，一定要實事求是，力戒阿諛奉承。提出批評時，態度要友善，切勿誇大事實，諷刺挖苦。與其他發言者意見不合時，要注意“兼聽則明”，並且一定要保持風度，切勿當場對意見不同者表示出不滿，或是在私下裏對對方進行人身攻擊。