現代人禮儀全書

2.發布會禮儀

　　這裏所說的發布會是指新聞發布會，是特定的社會組織為了宣布某項重要消息，把有關新聞機構的記者召集在一起，進行信息發布的一種特殊形式的會議。它可以及時、公正地把社會組織的重要信息傳播給社會公眾，擴大信息的傳播範圍，是社會組織與新聞媒介之間聯絡感情、協調關係的一種重要手段。發布會禮儀一般指的就是有關舉行新聞發布會的禮儀規範。對商界而言，發布會禮儀至少應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現場的應酬、善後的事宜四個主要方麵的內容。

　　發布會的籌備

　　新聞發布會的籌備工作繁索複雜，主要分為主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等幾項具體工作。

　　主題的確定 決定召開一次新聞發布會之後，即應首先確定其主題。新聞發布會的主題，指的是新聞發布會的中心議題。主題確定是否得當，往往直接關係到本次發布會的預期目標能否實現。一般而言，新聞發布會的主題大致上共有三類：一類是發布某一消息；一類是說明某一活動；另一類則是解釋某一事件。具體包括，本組織開業、擴建、合並或者關閉，組織創立的周年紀念日、經營方針發生改變或是推出新舉措、新產品、新技術或者新服務麵世，組織的首腦或高級管理人員發生變動，組織遭遇重大事故，組織遭到社會的誤解或者批評等等。

　　時空的選擇 新聞發布會的時空選擇，通常是指其時間與地點的選擇。對這兩個具體問題不加重視，即便主題再好，新聞發布會也往往難以收到預期效果。

　　一般來說，一次新聞發布會所使用的全部時間，應當限製在2個小時以內。具體而言，在確定舉行新聞發布會的時間時，還須謹記以下四個方麵的細節問題：一要避開節日與假日。二要避開本地的重大社會活動。三要避開其他單位的新聞發布會。四要避開與新聞界的宣傳報道重點撞車或相左。隻講緊迫性、時效性，而忽略了上述問題，往往隻會使自己勞而無功。

　　通常認為，舉行新聞發布會的最佳時間，在周一至周四的上午10點至12點，或是下午的3點至5點左右。在此時間內，絕大多數人都是方便與會的。之所以將周五排除在外，主要是因為周末隨之而至，此刻人心渙散，對新聞報道往往不予重視。

　　新聞發布會的舉行地點，除可以考慮本單位本部所在地、活動或事件所在地之外，還可優先考慮首都或其他影響巨大的中心性城市。必要時，還可在不同地點舉行內容相似的新聞發布會。舉行新聞發布會的現場，應交通方便、條件舒適、麵積適中，本單位的會議廳、賓館的多功能廳、當地最有影響的建築場所等等，均可酌情予以選擇。

　　人員的安排 在準備新聞發布會時，主辦者一方必須精心作好有關人員的安排。與其他會議所不同的是，新聞發布會的主持人、發言人講話是否得當，往往直接關係到會議成敗。因此，安排新聞發布會的人員，首先就要選好主持人與發言人。

　　按照常規，新聞發布會的主持人大都應當由主辦單位的公關部部長、辦公室主任或秘書長擔任。他的基本條件是：儀表堂堂，年富力強，見多識廣，反應靈活，語言流暢，幽默風趣，善於把握大局，長於引導提問，並且具有豐富的主持會議的經驗。

　　在一般情況下，新聞發布會的發言人是會議的主角，因此他通常應由本單位的主要負責人擔任。除了在社會上口碑較好、與新聞界關係較為融洽之外，對他的基本要求還應當包括：修養良好，學識淵博，思維敏捷，記憶力強，善解人意，能言善辯，彬彬有禮等等。

　　除了要慎選主持人、發言人之外，還須精選一些本單位的員工負責會議現場的禮儀接待工作。依照慣例，最好是由品行良好、相貌端正、工作負責、善於交際的年輕女性負責此項工作。

　　為了賓主兩便，主辦單位所有正式出席新聞發布會的人員，均須在會上正式佩戴事先統一製作的姓名胸卡，其內容包括姓名、單位、部門與職務。

　　材料的準備 在準備新聞發布會時，主辦單位通常需要事先委托專人準備好如下4個方麵的主要材料：

　　發言提綱。它是發言人在新聞發布會上進行正式發言時的發言提要。它既要緊扣主題，又必須全麵、準確、生動、真實；問答提綱。為了使發言人在現場正式回答提問時表現自如、不慌不忙，事先可對有可能被提問的主要問題進行預測，並就此預備好針對的答案，以使發言人心中有數，必要時予以參考；宣傳提綱。為了方便新聞界人士在進行宣傳報道時抓住主體、資訊詳實，主辦單位可事先精心準備好一分以有關數據、圖片、資料為主的宣傳提綱，並且認真打印出來，在新聞發布會上提供給每一位外來的與會者。在宣傳提綱上，通常應列出單位名稱及聯絡電話、傳真號碼，以供新聞界人士核實之用。上網的商界單位，還可同時列出本單位的網址；輔助材料。假如條件允許，可在新聞發布會的舉辦現場預備一些可強化會議效果的形象化視聽材料，例如，圖表、照片、實物、模型、沙盤、錄音、錄像、影片、幻燈、光碟等等，以供與會者利用。在會前或會後，有時亦可安排與會者進行一些必要的現場參觀或展覽、陳列參觀，但要注意的是，切勿弄虛作假，切勿泄露商務秘密。

　　媒體的邀請

　　在新聞發布會上，主辦單位的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時，必須有所選擇、有所側重。一般而言，在這一問題上，有以下三個側重點必須認真予以考慮：

　　（1）是否要邀請新聞界人士參加。

　　一家務實的商界單位，並非天天要依靠炒賣新聞而自抬身價。舉辦新聞發布會，首先要看有無必要性。即使存在一定的必要性，也要多加論證，要講究發布會的少而精。

　　商界向社會各界主動傳播信息的方式並非隻有舉行新聞發布會一種。除此之外，發送新聞稿、邀請參觀現場，也可以發揮相同的功效。如果采用後兩種方式即可發揮預期的作用，那麽新聞發布會不開也罷，同時新聞界人士對此也不會感興趣。如果一意孤行，屆時無人到場，那可就洋相百出了。總之，不該邀請新聞界人士時，就不要自討沒趣。若是沒有必要邀請新聞界人士，也就無所謂召開新聞發布會的問題了。

　　（2）應當邀請哪些方麵的新聞界人士參加。

　　決定召開新聞發布會之後，邀請哪些方麵的新聞界人士與會的問題就顯得重要起來。實際上，這一問題又可分為兩個方麵：首先，邀請新聞界人士要了解其主要特點。目前，新聞媒體大體上分為電視、報紙、廣播、雜誌四種。它們各有所長，各有所短。電視的優點是受眾廣泛、真實感強、傳播迅速；其缺點是受時空限製不容易保存。報紙的優點是信息容量大、易儲存查閱、覆蓋麵廣；其缺點是感染力差，不夠精美。廣播的優點是傳播速度快、鼓動性極強、受限製較少；其缺點是稍縱即逝，選擇性差。雜誌的優點是印刷精美、係統性強、形式多變；其缺點則是出版周期較長，讀者相對較少。了解了上述各種新聞媒體的主要優缺點，再針對具體情況進行分析才能保證會議的成功，達到預期效果和目的。其次，在邀請新聞界人士時必須有所側重。在邀請新聞單位的具體數量上，新聞發布會自有講究。基本的規則是，宣布某一消息時，尤其是為了擴大影響，提高本單位的知名度時，邀請新聞單位通常多多益善。而在說明某一活動、解釋某一事件時，特別是當本單位處於守勢而這樣做時，邀請新聞單位的麵則不宜過於寬泛。不論是邀請一家還是數家新聞單位參加新聞發布會，主辦單位都要盡可能地優先邀請那些影響巨大、主持正義、報道公正、口碑良好的新聞單位派員到場。此外，還應根據新聞發布會的具體性質，確定是要邀請全國性新聞單位、地方性新聞單位、行業性新聞單位同時到場，還是隻邀請其中的某一部分。如果準備邀請國外新聞單位到會，除了要看有無實際需要之外，還需遵守有關的外事紀律，並且事先報批。

　　（3）應當如何協調主辦單位與新聞界人士的相互關係。

　　如前所述，新聞界人士是新聞發布會上的主賓。主辦單位如欲取得新聞發布會的成功，就必須求得對方的配合，並與之協調好相互關係。主辦單位，特別是主辦單位的主要負責人與公關人員在與新聞界人士打交道時，一定要注意以下幾點：

　　要把新聞界人士當作自己真正的朋友對待。對對方不但要尊重友好，更要坦誠相待；

　　要對所有與會的新聞界人士一視同仁，不要厚此薄彼；

　　要盡可能地向新聞界人士提供其需要的信息。要注重信息的準確性、真實性與時效性，不要弄虛作假，爆炒舊聞；

　　要尊重新聞界人士的自我判斷。不要指望拉攏、收買對方，更不要打算去左右對方；

　　要與新聞界人士保持聯絡。要注意經常與對方互通信息，常來常往，爭取建立良好的合作關係。

　　現場的應酬

　　在新聞發布會正式舉行的過程之中，往往會出現預想不到的事情，為確保新聞發布會的順利進行，應注意會議程序要安排得詳細、緊湊，避免出現冷場和混亂局麵。同時，與會者還應注意各種禮節、禮儀。

　　簽到 新聞發布會的入口處要設立簽到處，安排專人負責簽到、分發材料、引入會場等接待工作。接待人員要熱情、大方、舉止文雅。

　　會議開始 主持人將召開新聞發布會的目的、將要發布的消息或要公布的事情經過、真相作一簡要介紹。主持人應根據會議主題調節好會議氣氛，當記者的提問離會議主題太遠時，要善於巧妙地將話題引向主題，當會議出現緊張氣氛時，能夠及時調節、緩和。切實把握好會議的進程和時間。

　　領導人發言 領導人在會上發言時，要突出重點，具體而恰到好處，語言要生動、自然，吐字要清晰切勿囉嗦冗長。具體來說，應做到以下幾點：

　　（1）要注意相互的配合。

　　不論是主持人還是發言人，在新聞發布會上都是一家人，因此二者之間的配合默契必不可少。要真正作好相互配合，一要分工明確，二要彼此支持。

　　（2）要注意講話的分寸。

　　在新聞發布會上，主持人、發言人的一言一語，都代表著主辦單位。因此，必須對自己講話分寸予以重視。下述幾點，尤為重要：

　　①要簡明扼要。不管是發言還是答問，都要條理清楚、重點集中，令人一聽就懂、又難以忘懷。在新聞發布會上有意賣弄口才、口若懸河，往往是不討好的。

　　②要提供新聞。新聞發布會，自然就要有新聞發布。新聞界人士就是特意為此而來的，所以在不違法、不泄密的前提下，要善於滿足對方在這一方麵的要求，至少也要在講話中善於表達自己的獨到見解。

　　③要生動靈活。在講話之際，講話者的語言是否生動，話題是否靈活，往往直接影響到現場的氣氛。麵對冷場或者衝突爆發在即，講話者生動而靈活的語言，往往可以使之化險為夷，因此，適當地采用一些幽默風趣的語言、巧妙的典故，也是必不可少的。

　　（3）要溫文爾雅。

　　新聞記者大都見多識廣，加之又是有備而來，所以他們在新聞發布會上經常會提出一些尖銳而棘手的問題。遇到這種情況時，發言人能答則答，不能答則應當巧妙地進行閃避，或是直接告之以無可奉告。無論如何，都不要對對方惡語相加，甚至粗暴地打斷對方的提問。吞吞吐吐、張口結舌，也不會給人以好的印象。惟有語言謙恭敬人、高雅脫俗，才會不辱使命。

　　回答記者 提問領導人在回答記者提問時，要準確、自如，不要隨便打斷記者的提問。對於不願透露或不好回答的事情，不應吞吞吐吐，要婉轉、幽默地向記者做出解釋。遇到不友好的提問，應該保持冷靜，禮貌地闡明自己的看法，不能激動發怒，以免引出負麵報道。

　　會議結束 新聞發布會結束後，主辦人員要向參加者一一道別，並感謝他們的光臨。對於個別記者有特殊要求時，有關人員還應耐心地予以答複。

　　新聞發布會後，主辦單位還應及時收集到會記者做出的報道，檢查是否達到了舉辦新聞發布會的目的，是否有不利於本單位的報道，必要時予以更正、說明。

　　善後事宜

　　新聞發布會舉行完畢之後，主辦單位需在一定的時間之內，對此次會議進行一次認真的評估善後工作。一般而言需要認真處理的事具體有以下三項：

　　了解新聞界的反應 新聞發布會結束之後，應對照一下現場所使用的來賓簽到簿與來賓邀請名單，核查一下新聞界人士的到會情況，據此可以大致推斷出新聞界對本單位的重視程度。對到會的新聞界人士來講也有兩件事必作不可：一是要了解一下與會者對此次新聞會的意見或建議，盡快找出自己的缺陷與不足；二是要了解一下與會的新聞界人士之中有多少人為此次新聞發布會發表了新聞稿。

　　整理保存會議資料 整理保存新聞發布會的有關資料，不僅有助於全麵評估會議效果，而且還可為此後舉行同一類型的會議提供借鑒。需要主辦單位認真整理保存的新聞發布會的有關資料，大致上可以分為兩類：一類是會議自身的圖文聲像資料。它包括在會議進行過程中所使用的一切文件、圖表、錄音、錄像等等。另一類則是新聞媒介有關會議報道的資料。它主要包括在電視、報紙、廣播、雜誌上所公開發表的涉及到此次新聞發布會的消息、通訊、評論、圖片等等。具體可以分為有利報道、不利報道、中性報道三類。

　　酌情采取補救措施 在聽取了與會者的意見、建議，總結了會議的舉辦經驗，收集、研究了新聞界對於會議的相關報道之後，對於失誤、過錯或誤導，都要主動采取一些必要的對策。

　　對於在新聞發布會之後所出現的不利報道，特別要注意具體分析，具體對待。這類不利報道大致可分三類：一是事實準確的批評性報道；二是因誤解而出現的失實性報道；三是有意歪曲事實的敵視性報道。對於批評性報道，主辦單位應當聞過即改，虛心接受。對於失實性報道，主辦單位應通過適當途徑加以解釋、消除誤解。對於敵視性報道，主辦單位則應在講究策略、方式的前提下據理力爭，堅定立場，盡量為自己挽回聲譽。