禮儀全書 4

通信的禮節

　　通信是一種常用的交流手段，雖然社會的進步，手機出現，電話使用頻繁，但有的時候還是要用寫信，才能表達我們的心意，而且也較為方便和便宜。最基本的通信禮節是有信必複，不能拖延。有人很高興收到別人的來信，但是卻不及時回信，一拖再拖或幹脆不複，抑或草率從事，這都是對別人的不尊重。

　　信件是交流感情的手段，信的內容不必拘謹，可以在信上充分表達自己的思想和感情，使之具有鮮明的個性。

　　通信要求按照固定的格式，字跡清晰工整，語言連貫、流暢，邏輯思維嚴密。書信不應隨便亂塗亂改，不會寫的字可以查字典，但是不能偷懶地注上拚音或以同音字來代替。信中的稱呼要根據實際情況，依對方與本人的關係而定，一般關係應用尊稱，關係特別密切的人之間可用昵稱。

　　使用打字機打出的私人信件，最好在末尾再寫上幾行親筆字，至少也要有親筆簽名，以示尊重。賀信、唁函一類的信件，以親筆書寫為最好。寫信用鋼筆為最好，不宜用鉛筆，但是墨水要有選擇，如有些國家紅色墨水表斷交，綠色墨水表戀愛。一個有教養的人不應在信中隻談論自己，而應適當向對方表達自己的關心。

　　信寫好後要按規範疊好裝入信封。信紙不要亂折亂疊，郵票要貼在信封正麵的右上角。

　　明信片隻適合問候，它是開放式的，所以明信片不宜表白個人隱私，而風景明信片隻能用以問安和致賀。

　　通信自由是受法律保護的，任何人不得私拆、偷看他人信件，親人也不例外。對他人的信件在收到後要妥善保存，不要亂塞亂扔，或者拿來包東西，要妥善保管信件。

　　話語要表示親熱。沒有親屬關係的，可稱“某某同誌”也可按職務稱為“某某教授”或“某經理”之類，對高齡者也可稱“某老”；給平輩寫信，一般名字前麵不宜冠姓，有無親屬關係均可稱兄道弟，並沒有特殊要求。對於有名有字者必須用字稱謂以表嚴謹。寫給小輩，有親屬關係的，可用名字加稱謂，也可稱呼其名；無親屬關係的，可稱呼“某某同誌”“小王”“小李”之類的。

　　要有熱情的問候語。信的開頭要有問候語，問候語可長可短，即使隻用“你好”兩字，也會體現出發自內心的一片真誠。要誠懇地祝賀。寫信結束後，猶如向朋友告別，道一聲“珍重”同樣是非常重要的。祝賀語有格式上的規範要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝賀語可以套用約定俗成的句式，如“祝你健康”之類，也可另辟蹊徑，觸景生情。

　　正確地使用敬語、謙語。敬語、謙語在書信中的使用頻率很高，如稱別人的書信為“大禮”“惠書”，讀別人的信為“捧讀”，信末署名自稱“後學”“愚弟”等。

　　信封書寫要正確、清晰。這是一種對郵遞員的尊敬。收信人的名字後麵，要寫上“同誌”“先生”等稱謂，不能寫“外公”“阿妹”之類，因為這不符合郵遞員與收信人的關係。

　　信件本來就是一種相互往來的過程，收信後必然要回複。

　　複信要注意的事項有以下幾點：

　　（1）要及時閱讀來信。見信如見人，收到信件後一連幾天不看，猶如把客人拒之門外，這是很不應該的，而且拖延看信可能會延遲某些重要的事項和信息。根據來信內容，決定是否複信、何時複信和如何複信。在複信時，最好說一句是幾月幾日收到你的信，以免讓對方擔心信件是否送達。

　　（2）有些來信可能是求教某個問題或托辦某件事情，收信人應明確予以回答。凡是應該幫助而自己又能幫助的，應盡可能伸出援助之手；如果愛莫能助，則應坦誠地說明情況，以取得對方的諒解，並且不致耽誤對方及早尋找其他方法。自己可以幫助一臂之力時又辦不好的事，也應先給對方複信，以免對方久等。總之，對來信提出的要求，收信人應該坦誠相對，置之不理或避而不答，是不合禮儀要求的。

　　（3）有時由於種種原因，例如地址更換、出差在外、轉信人耽擱等，導致收信人沒能及時收到來信，甚至因此貽誤了辦事的時機。對此，收信人應在收信後立即向對方說明事實情況，取得對方的諒解，並盡可能設法采取一些彌補的措施。

　　（4）對於社會知名人士來說，由於經常收到的一些不相識的崇拜者的來信，最好請人專門幫助回複，或者挑出部分信件自己回複，保持與大眾的交流與聯係。因為對這些信件一一答複，顯然是不可能的；一概不理不問，視而不見或視若包袱，也是不合適的。同時還可以選擇適當的機會和方式，如通過新聞媒介，向來信者表示自己的謝意。