飛利浦讓員工練習從個人生活中做出簡單提案,挑戰習於把事情想得很複雜的思考慣性,讓簡單化成為所有員工必備的能力。
十一月十五日 ,飛利浦全球十二萬八千名員工全部停工一天,為的是讓員工討論「簡單與我」。這一天的討論,機會成本高達一億美元(約合一天營收新台幣三十二億元)。簡單,這有什麼好談的?飛利浦為什麼要這麼做?
其實,「簡單」正是差點斷送百年家業的飛利浦,得來不易的求生藥方。過去,飛利浦旗下有十幾個事業群,從熱水瓶做到軍用紅外線,彼此不夠聚焦、事業群各自為 政,加上過度擴張,造成超過新台幣兩千億元虧損的爛賬,撼動百年企業的根基。飛利浦因此踏上轉型之旅,二 ○○一年執行長柯慈雷(Gerard Kleisterlee)上任,雷厲風行推行簡單策略,整併事業體,二○○八年一月一日起將併為三大事業體:醫療保健、照明、消費生活時尚事業群,並在 「一個飛利浦」的戰略下,發揮綜效。
因為簡單,所以聚焦。而簡單的原則,就是感受顧客的需求,讓事物簡單化。為此,飛利浦換下用了快十年的口號「 Let's make things better!」(讓我們做得更好!),換上「sense and simplicity」(合理與簡單)。
過去三年,飛利浦在全球舉辦多場簡約盛會,對外推出令人耳目一新的簡約設計,和消費者重新對話。但簡單思考,不隻是設計和開發部門的事,隨著組織的簡化、目 標的調整,全部的員工都需要換腦袋,用更簡單、快速的方式溝通。台灣飛利浦人資部資深經理蔡坤佑說:「簡單化已經成為飛利浦全球兵團的必備能力和共通語言。」
組織麵:改變思維慣性 修正高處著手的決策流程
但要幫全球員工換腦袋談何容易?這場簡單日討論,果然開始就碰到問題:要員工複雜思考容易,要他們簡單思考很難。
身為全球大企業的員工,一天到晚進行跨國、跨部門、跨文化溝通,大家早已習慣把事情想得很複雜,因此即使是一個關於「簡單」的討論提案,眾人都正襟危坐的擬出遠大而複雜的目標、計畫,雖然口口聲聲說「身為大中華區底下,我們要如何如何 ……」,但提出的簡單改造計畫,卻彷彿是站在CEO或決策核心的位置,動 不動要改革全球的會計製度、流程管理等。
負責帶領討論的台灣飛利浦醫療係統客戶服務部協理辛幸誼發現,無意識間,大家都習慣從「高處著手」。然而這些大而無當的提議,正是組織尋求改變的絆腳石,因為牽涉麵很廣,很難由個人或地區來驅動改變,往往需層層上報,再等它一關關批準下來,如此經 年累月的來回,改變經常是指日難待。
辛幸誼說,此時員工很容易抱怨「都是大中華區啦!」「他們為何不考慮地方的需求?」口氣義憤填膺,其實是把責任推給別人,表示不是我不想改變,我也有心,但這個組織就是這樣,把做不成,當成是別人的問題。
負責組織行為業務的麥肯錫資深董事麥可.瑞尼(Michael Rennie)觀察,在組織裡很多人都說著跟絕症患者相同的話:我沒辦法改變這個,它就是發生在我身上。即使外在係統轉型了,但工作者內心這種長期下來造成的「我無能為力」的想法,甚至是極端的「受害者心態」,一樣會像癌細胞,讓再高明的策略或組織改造設計,都徒勞無功。
大家都以為要站在高處才能改變事情,在自己的位置卻看不出問題,也自然不覺得有什麼是我個人有能力改變的。簡單日要大家去練習簡單思考的目的,一來是挑戰思維慣性,二來 「就是要把這些脫韁野馬拉回來」,把改變的拉到「台灣就可以做的」以及「三個月就可執行」的尺度。個人也能有能力改變一些事情。
個人麵:反省工作方式 簡報五頁、開會最多兩小時
第一個練習,就是從個人生活經驗中做出簡單提案。辛幸誼以自己當新手爸爸的經驗舉例,早上要趕著上班,卻常越趕越忙,為了拿尿布、襪子、維他命,要進出陽台三次,其實大可想清楚,再一次解決。另一個例子,台灣飛利浦照明事業部產品行 銷經理吳東亮的經驗大家都有,他掏掏皮夾、口袋,到處都有收據,積到報帳截止日就得花很多時間翻箱倒櫃,還不見得收集得到,便建議公司能不能給每人五千元的額度自行運用?
他們的分享先是讓眾人一愣,「原來這樣也行」的想法在眾人腦中出現、發酵。陸續,有許多員工拋出他們的想法,設計部門的工程師打開皮夾,裡麵還有之前出差的各種外幣,因此能否有一套機製來處理外幣,讓商務旅行更簡單省事?另一名員工則提出公司眾多資料庫各有不同的密碼,實 在太考驗員工記憶力,能否整合成一個員工一個密碼?
回到個人尺度,員工開始對自己日常工作方式有更深的反省。一個荷蘭的小組寫到「我們很自然就會把事情越弄越複雜,找越來越多人加入會議,花上更長的時間開會,簡報越加越多頁,就是捨不得刪,連 e-mail都要副件給半個地球的人知道,一個簡單的決定都要找好多人給意見 。」他們的結論是「如此一來,我們『有效的』降低品質、生產力,並增加成本。」
因此他們提議建立「簡單警報係統」,規範簡報張數不得超過五頁、開會不得超過兩小時、電子郵件副件人不超過四個,並提議決策要遵守一、一、二準則,也就是一個決策者,一天決定,兩天 溝通。
為了推廣簡單概念,建議模仿全球暢銷書《傻瓜也能上手係列》( For dummies),扼要說明工作中如何落實簡單。 每個簡單提案都會被主管單位重新檢視,挑出可行方案,而明年一月全球選出的十大最佳簡單提案,更將進入董事會討論。
一個簡單日或許無法一夜之間改變多年的習慣,但能無聲的敲破大組織的盲點。改變,可以由下而上、由小而大,如此一來龐大的組織才能敏捷的轉身,以因應全球化市場的瞬息萬變。