在外居住華人通常將需要進行公證和認證的整個程序簡稱為三級認證。三級認證是世界標準，絕大多數國家都需要的程序。
公證英文是，notary，必需本人辦理，不可以代辦。任何一個有執照的notary 都可以辦，郵局，圖書館，UPS，car dealer， estate realtor，boat dealer， auto tag，銀行等等許多機構都有這個服務。很多notary 在自家辦公，網上查詢，很多。這個服務通常免費或者一美元。必需本人出示有照片的ID，當場本人簽字，通常立等可取。如果是中文文件，一些notary 不對非英文文件進行公證，所以最好有英文譯本。這是第一步。
認證的英文是，certification或者 prothonotary，服務機構通常設在縣政府或者縣法院。它的作用是對已經進行公證的（notarized）文件進行審查，查看進行notary 的人是否具有法律資格，是否在法律係統中進行備案，並有記錄，其資格是否過期等等。審查後在原件上加一張有statement 的紙，並在上麵蓋章簽字。 通常費用在2美元到40 美元不等。這是第二步， 這一步可以代辦，不需要代辦委托書。
然後，進行第三步，拿這個經過公證（notarized）和認證（certification/prothonophy)的文件去州務卿進行下一步認證，英文是Apostilles, 州務卿對縣級政府的certification/prothonotary, 進行州一級的認證，檢查縣級認證的真實性。州務卿認證通常是5美元到60美元，各州不同。這一步可以代辦。
華人將這三個步驟稱為三級認證。 之後，這個進行了三級認證的文件需要到中國領事館進行再認證。遞交認證申請時，需要將進行了三級認證（notarized，certification/prothonophy，pastilles）的原件，複印件，護照複印件,以及護照原件交上去。護照原件在驗證後當時退還。還需要提供申請表，此表可以在領事館領取，也可以網上下載。
如果，委托他人代辦，必需填寫委托書。領事館提供該表格，也可以網上下載。
由此可見，notary 不可以代辦，必需本人出麵，而縣級政府，州務卿，以及中國領事館是可以代辦的。
