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第三十九章 圖書館采編工作與館藏質量控製

  ⊙康芬

  圖書館的文獻采訪工作和文獻編目是圖書館最基礎的業務工作。采訪、編目工作簡稱采編,相對圖書館整個業務流程來說,采編工作是圖書館信息資源開發、配置的重要環節,是關係到圖書館館藏建設質量及讀者服務效率的基礎,是圖書館的工作根基,在我國圖書館業界已經形成一套相對穩定的工作流程,它的工作是否到位,直接影響著圖書館的館藏質量和服務水平。美國圖書館學家唐斯(Robert B。Downs)曾說:“後人對我們工作如有所褒貶,絕不是因為完備的目錄,精密的分類方法,簡便的出納製度,或是完善的參考服務,而是針對藏書——究竟從我們的手中留下些什麽,或是忽略掉什麽。”可見館藏質量的優劣是圖書館賴以生存和發展的根本。

  采訪工作是根據館藏發展政策和采訪工作計劃,利用各種渠道搜集圖書館所需的各類型文獻資源;編目工作則是對采訪搜集的各類型文獻資源進行整序,依據行業標準如《中國機讀目錄格式手冊》《中國圖書館分類法》《漢語主題詞表》等,或利用國家圖書館聯合采編中心等書目數據中心數據進行分類、著錄和標引,力求全方位多角度提示文獻資源外在特征和內容特征,從而有效揭示館藏。傳統上圖書館基本采編有三種機構設置:一是采訪和編目獨立成兩個部門;二是采訪和編目合二為一成采編部;三是以文種分為中文采編部、外文采編部等。這三種機構設置各有利弊,但不管如何設置,其業務工作內容同屬文獻資源建設的體係範疇,最終的目的都是更好地發揮采、編工作職能,使其效益最大化,提高采編工作質量,為圖書館其他業務的開展打下良好基礎。采編分設可以明確各自分工,職能的範圍清晰,自身業務精湛,但是采訪人員與編目人員之間容易引發工作上的差錯,溝通不暢的話重訂、漏訂的情況比較多,對館藏質量造成一定影響;采編合二為一,把采訪與編目緊密地聯係在一起,便於圖書館工作的部署,有利於工作流程上的溝通與合作,圖書館的人力、物力、財力得以集中起來綜合利用,減少了交叉工作,有利於館藏質量的控製,網絡環境下采用這種方式的圖書館比較多,是為了加強采訪的力量,提高編目的質量,應對時代的變化。

  一、網絡資源環境下的采編工作與館藏質量控製

  傳統的采編對象隻是針對紙製的文獻資料,而新時期圖書館的采編對象擴展到了視聽型、機讀型、光盤型、網絡型的電子數字信息資源,為了滿足用戶需求和圖書館網絡化建設的需要,讓有限經費采購到更多更好的文獻資料,使之利用率更高、服務的人群更廣泛,很多圖書館都調整了采編策略,對各類文獻的入藏比例和經費支出進行比例調整,采購重點開始轉向電子資料。圖書館電子資源采購量在大幅增長的同時,采編方向和采編模式也有了新的改變。這種方向性的轉變,對圖書館的館藏政策與館藏結構提出了新的要求,對館藏質量的控製也提出的新的機遇與挑戰。從全國高校圖書館圖工委提供的數據來看,從2006年開始,高校圖書館采購紙質文獻的經費連年走低,而采購電子資源的經費則連年走高並呈持續增長的勢頭,如北大圖書館館長朱強和中國科學院文獻情報中心主任張曉林等,就曆來主張圖書館應當大力發展電子資源館藏建設,他們認為,將來的館藏發展就是電子資源取代紙質資源成為館藏的主要內容,他們的觀點從一個側麵反映了圖書館館藏建設的未來走向,圖書館采編部門也必須跟上步伐,加快信息檢索自動化、促進網絡化進程,為新的館藏做好質量把控。另一方麵,傳統圖書館的采訪和編目工作是在相對封閉的環境下對印刷型文獻資源進行組織加式,館藏文獻資源基本止於紙質文獻,館藏質量的控製相對簡單,新時期,計算機網絡技術、信息技術的發展,聯機合作編目的廣泛應用、圖書出版發行的市場化運作,給圖書館事業發展帶來巨大影響,使采訪和編目工作的環境、對象、工作模式等都發生了很大變化,麵臨諸多機遇和挑戰,需要圖書采編人員重新審視和研究兩者之間的關係,以適應新形勢、新發展的要求,以高質量的館藏和服務,跟上時代的步伐。

  1.出版發行的載體多樣化。

  網絡時代,出版發行的載體更加多樣,載體類型由傳統的以印刷本出版物為主發展到印刷紙質出版物、電子出版物、數字出版物、網絡出版物等多種載體出版物並存。由於傳播載體的多元化需求變化和出版技術手段的提升,同一作者的同一內容的文獻可以通過多種載體形式的出版物並存出現,一些紙本圖書依據市場傳輸信息按需即時印刷的情況開始出現,一個紙質與電子、印刷與數字多媒體立體出版共生的過渡性局麵開始呈現;此外,網上采訪範圍廣,不受時間和距離遠近的限製,輕點鼠標就能訪遍全世界的網上書店。這同時也意味著網絡時代,圖書館采編工作的難度急劇增大,出版發行部門借助於信息網絡體係、服務商、供貨商進行多元渠道傳輸發布或傳遞,但這些信息的多元傳輸渠道卻缺乏統一的信息整合發布機構,出版商、服務商、供貨商等各自為政,形成信息來源渠道多、格式不規範、大量信息重複發布的繁雜局麵,使圖書館采編人員對其進行有序的整合歸類造成了相當的難度。在總采訪信息量大,有充分選擇餘地的情況下,除了供貨商提供的樣書及書目信息外,廣泛地收集出版發行及書目信息等,整合成規範可使用的信息,就成了采編人員的一項重要工作。

  2.館藏資源的外延得以拓展

  館藏資源從單一的紙質文獻已經拓展到電子資源、數據庫資源和網絡資源,這極大地豐富了圖書館的館藏,同時也為館藏質量控製增加了難度,采編人員不再為過去那樣為找不到信息而擔憂,而是為怎樣能夠方便快捷地找到準確有用的信息而發愁;再者,過於龐雜的網上資源,難以把握內容質量關,這些都造成采編人員查重難度增大,不再像過去單一紙本主導的出版時代,隻需要查看本館是否有收藏即可決定是否采購。在多語種、多載體文獻、多出版模式並存的現狀下,采編人員不僅要考慮館藏的布局,進行紙本圖書的查重,還要兼顧其他電子圖書、數據庫、多媒體數字資源等其他載體的相同內容的文獻是否有藏,這樣多途徑的文獻載體查重,才能有效地保證館藏質量。

  3.發行渠道繁雜,但采購渠道相對單一,增加了文獻采到率的難度

  招標采購使圖書館采編人員采購渠道受到一定製約,任何一兩個供貨商都不可能做到全品種供貨,對於紙本文獻而言,這種招標采訪模式的成功建立在供應商具有相當的實力與較強的責任心的基礎上,否則就勢必造成相當數量的文獻資源缺藏,影響館藏質量。

  4.數據庫建設和網絡信息開發和組織問題不斷湧現

  隨著數字圖書館的發展,數據庫開發商日益增多,其提供的內容和傳統文獻資源多有交叉、重複,采編時與各種資源的重協調等工作加大,對數據庫的使用評估工作難度日益加大。在網絡信息資源的開發和組織方麵,有能力的一些高校或專業館已經進行網絡信息資源的開發和組織,如學科倉儲特色資源庫及開放獲取資源的建設,作為網絡時代館藏的組成部分,數據庫的質量控製也迫在眉睫。

  針對網絡時代的特點,采編部門要做好下麵幾項工作來有效控製館藏質量:

  (1)調整重心,適應采編環境的變化。

  網絡時代,傳統圖書館的館藏資源與服務理念都發生了很大的變化,技術的飛速發展,雖然圖書館的本質沒有發生變化,都是對於讀者的服務,但是服務內容、服務方式、服務的重點都發生了變化,而這種變化對於圖書館來說,也是革命性的。因此,圖書館采編人員也需要更新思想,轉變理念,更好地為用戶服務。把讀者的利益作為第一目標。網絡時代圖書館強調貼近用戶,注重用戶體驗和用戶參與,致力於從傳統圖書館的被動服務向現代圖書館主動服務轉變,加大圖書館的開放性,從以館藏文獻為中心到以用戶為中心,這就要求采編人員要始終把讀者的利益放在第一位,為讀者提供高質量的館藏資源。首先要深入了解讀者的需求。采編人員是連接信息資源與讀者需求的中介,承擔著為大眾、教學或科研等需求開展文獻資源建設的責任,新技術的日新月異為圖書館采編人員提供了更多了解讀者需求的平台,使被動服務變為主動服務成為可能,把讀者的“館藏滿意度”作為評價標準,以此為考核圖書采編質量的最重要標準。在采編過程中,可以通過問卷調查、訪談等方式獲取讀者的閱讀傾向,估計要訂交文獻的潛在利用率,保障館藏文獻的前瞻性。其次,提高網絡化的信息服務技能,具備良好的計算機操作能力和信息收集與處理能力,努力成為網絡專家,同時充分調動讀者的積極性以及參與熱情,借助網絡交流平台,鼓勵讀者參與到館藏質量的控製的工作中來。

  (2)力求多元,適應采編工作渠道的變化。

  網絡時代環境下,隨著社會政治、經濟和科技的發展,圖書數量激增,銷售渠道的多樣化,使圖書館的采編渠道也隨之變化,預定、現采,網上訂購以及招標采購等靈活多樣的訂購方式為圖書館的采編工作注入了新的活力,同時也使館藏質量的控製提高到一個新的高度。以下采編渠道是網絡環境下常用的:①網上訂購。目前,網絡已經深入人們生活的各個方麵,電子商務也風靡全球,網上書店通過人與電子通信方式的結合,依靠計算機網絡,以通信技術為基礎,實現圖書的網上交易。大多數書商、出版社和網絡店都提供了網上訂購業務,圖書館的采編人員可以以網絡為媒介,以交易雙方為主體,根據網上書店設計的購書程序,方便地在網上下訂單,付款。另一方麵,網上書店能提供實體店所不及的海量書源信息,采編人員可以及時掌握最新出版動態,使采編在全麵了解後能做更科學性的決策。②網上薦書平台。很多圖書館已經將讀者直接參與館藏書目選購作為一種策略常規化實務化,比如上海市楊浦區圖書館就推出了“你點我買”的采購計劃,即從其圖書館采購經費中劃撥一部分額度,並用這些額度來購買讀者所推薦的圖書,由讀者點書,圖書館采購,供讀者借閱。這意味著,將來的圖書館采購,很大程度上將取決於讀者的閱讀興趣和價值取向。③其他網上采編途徑。利用特有的信息采集、甄別、分類、整合、加工處理等技術手段,將網上龐雜的各類信息進行去粗存精、擇優淘汰、按照用戶的不同需要分門別類加以組織並建立相關信息庫,從而使用戶可以直接獲取符合其需求的直接有用的知識。采編工作人員要加大“訪”的力度,拓展資源獲取的途徑,注意搜尋豐富的免費網絡資源,將網上的虛擬資源進行整理和鏈接,把它納入館藏的範圍。因此網上資源館藏化,應當成為采編工作的一項重要內容,不但有助於豐富館藏,提升館藏質量,而且能為讀者提供針對性的服務,提升圖書館的文獻服務水平。

  二、招標采購與外包編目下的采編工作與館藏質量控製

  近幾年,業務外包管理方法在我國圖書館界得到了極大的發展,目前圖書館業務外包主要集中在采訪和編目工作的外包。外包形式分為全部外包和部分外包。全部外包就是將采編已有業務工作外包;部分外包就是把采訪中的查重、訂單製作以及圖書加工中的拆包、驗收、粘貼條形碼、加裝磁條、蓋館藏章等;編目工作中的分類、著錄、標引、打印書標、貼書標以及典藏業務中的分館藏地等,外包給圖書供應商或數據公司來完成。利用網絡合作而構建的具有統一標準的聯合目錄數據庫,真正實現了聯機合作編目,各成員館可以上傳或下載編目數據,大大降低了原始編目數量,特別是大量的原始數據被套錄的兩大編目中心的數據所取代,使編目技術難度降低,因而也為編目工作的外包創造了條件,成為業界的一種發展趨勢,這也是圖書館近年來在采編人力不足的條件下的必然選擇。

  1.招標采編的優點

  (1)圖書采編更加規範透明。

  圖書館在招標說明書中對書商資質、圖書質量、服務及采購金額等方麵明確規定,以公開招標的形式,按照一定的規則,經過招標、投標、開標等一係列程序,公開、公平、公正地從多家書商中選取出數家書商作為館藏配商,從而使圖書的采編更加規範、透明。

  (2)圖書采編成本降低。

  跟以往采編圖書不同,現在圖書館的圖書采購是麵向所有書商公開招標,各書商為了多占有圖書采購的市場份額,拿到招標訂單,必然會盡可能地給圖書館提供盡可能多的優惠折扣或增值服務,如此圖書館降低了圖書采編成本,從而可以使有限的經費購買到更多的書,達到豐富館藏、更好地為讀者服務的目的。

  (3)提高采購的質量。

  中標書商在投標時,對圖書館的館藏定位和館藏方向可以有個大致了解,采編人員通過後期的聯係與溝通,書商一般都能夠按照圖書館的要求提供個性化的書目信息,改變了以往采編人員從社科新書目、自科新書目及各個出版社獲取書目信息的狀況,使書目信息在很大程度上得到了整合,采編人員能夠“廣、快、精、準”地獲取書目信息,使訂單的製作在時間上和質量上都得到了保證。此外,書商還為圖書館提供現場采購的大型書市,使圖書采購更加快捷、直觀、有效,減少從訂單購書的失誤,從而更有效地控製館藏的質量。

  (4)提高了編目效率。

  在圖書的編目環節,現在書商不但都能按出版社、出版時間及類別提供包括MARC格式、ISO格式、EXCEL格式等多種形式采編數據,能夠按照各個圖書館的要求給圖書以不同程度的加工作為附加值,一般圖書館要求書商做包括貼磁條、貼條形碼、蓋館藏章的前期加工,而編目數據隨書批量送達,這樣減少了采編部門工作量,拿到數據後可以很快地把圖書加工上架;有些圖書館則基於自身的實際需要,要求書商到館加工,由於有書商介入到圖書館的采編環節,不僅節省了圖書館有限的人力、物力,有效地縮短了圖書采購與編目的周期,加快了圖書上架的速度,而且更加規範,保證了書目數據的質量,采編的質量得以提升,使館藏得以快速揭示,提高了館藏的利用率。

  (5)書目數據的規範化和標準化,便於館際互借與資源共享

  目前,國家圖書館聯合采編中心和“211工程”的高等教育文獻保障體係(CALIS)聯合編中心是我國圖書館界最大的兩個書目中心數據庫,圖書館計算機自動化集成管理係統的使用,使采訪和編目能共用一個平台,聯機編目得到長足發展,書目數據的規範化和標準化使館際互借得以實現,圖書館館藏得以拓展,館藏在數量和質量上都得以彌補。

  (6)提高了采編人員的綜合業務能力和知識結構

  招標采編,讓圖書館采編人員從繁重的勞動強度中解脫出來,使他們有更多的時間來進行深層次的業務訓練,由文獻層麵深入到知識層麵,同時,作為曆史不長的圖書館新業務,處於探索階段的招標采編工作也存在著一些影響館藏質量的弊端。

  2.招標采編的缺點

  (1)圖書質量不盡如人意。圖書館的采編工作是通過招標的方式,依據一定的標準確定合作的書商或數據服務公司,而這些公司麵對的是各種類型的客戶,對各個圖書館的館藏建設缺乏基本的認識和足夠的重視,作為以營利為目的的經營機構,難免為追求更高利潤而隻顧供書數量而不顧供書質量,比如提供一些過時的、利用率低的、質劣而價高的圖書給圖書館;如果驗收的員工對圖書館館藏的結構與發展規劃缺乏了解,在圖書驗書時隻注意書單與價格等問題,而忽略了圖書是否適合本館的收藏方向和圖書的質量問題,那麽不適合本館的圖書就堂而皇之地進入到館藏,長此以往,必將影響到整個館藏的質量。

  (2)附送服務質量不高。現階段編目外包成為很多圖書館的正常業務,雖然減少了圖書館的工作量,彌補了圖書館編目人員不足或業務能力不強的問題,有效地提高了編目效率,新書與讀者見麵的時間大為縮短,文獻的時效性得以提高,但承包商附送的編目數據,有的來自於套錄各類聯合編目中心的數據庫,有的套錄不到,則由本公司的編目員自編,因此數據來源與數據質量並不穩定。外包公司的編目員水平參差不齊,不太重視編目數據的標準化要求,經常是簡單地照搬圖書在版編目數據,其薪酬的計件提成,也必然導致工作時為了趕超任務隻求數量,提供的編目數據質量不高,有的圖書加工不按圖書館規範操作,既影響圖書入藏也影響館藏的流通。

  (3)對采編隊伍的負麵影響。采編業務的外包,使圖書館采編工作的內容和工作方式發生了顯著變化,傳統圖書館采編是圖書館的核心部門,往往高素質的員工都集中在采編部門,隨著采編工作外包,采編部門麵臨弱化和萎縮,造成了采編隊伍的不穩定和流動頻繁,外包出現了失誤,圖書館根本就沒有辦法依靠自身的采編人員來矯正,這給藏書質量控製帶來負麵影響的同時,也給采編人員的心理帶來了一定的衝擊和負麵影響。

  (4)不利於館藏質量後續控製。一方麵,圖書館片麵追求經濟效益最大化,書商或承包公司為獲得準入資格,都不得不以超出合理的折扣範疇來競爭,這嚴重挫傷了他們提供高服務水平的積極性,也導致了那些資質優良、進貨渠道正規、服務完善的公司,因為運營成本相對較高而壓不下折扣,不得不退出市場,如在國內中文圖書市場占有“龍頭”地位的中國教育圖書進出口公司因連年虧損,2011年宣布退出中文圖書市場;另一方麵,圖書館利用其買方市場的優勢地位對承包商提出各種附加服務越來越多,圖書館的日常業務有過分轉嫁的勢頭,這增加了承包商的負擔,使其不能專注於核心業務,無形中就影響了圖書質量,為了降低成本而在供書質量上大打折扣,這對後續館藏質量的控製十分不利。

  針對采編招標中出現的問題,也為了更好地控製館藏質量,在采編工作中圖書館要吸取教訓總結經驗,應對挑戰。

  3.館藏質量控製的應對方式

  (1)選擇優秀的圖書供應商或數據公司。一方麵,在館藏的采購招標中,要及時做好前期準備工作,編製規範、完善的招標合同與條款,對重點工作條款如采訪數據、編目數據、到貨率、圖書加工、退書等必須寫得詳細準確,避免倉促采訪,例如針對承包公司偷換圖書或數據,可以在招標書中明確寫上:在現場采書時,采購數據應當當場提供給圖書館,否則圖書館有權撤銷該次現采。另一方麵,在圖書采購招標中,選擇最低價位的供應商不一定就是最有利於節約購書經費的,往往報價最低的在規模、資信、業績、服務等方麵有欠缺,隻有從公司規模、業績、服務、信譽度等因素與折扣一起加以考量,選出優秀的承包商,並且最好選擇兩三家承包商,引入競爭機製,充分利用他們的供貨特色和服務特色,這樣不同類型的供貨商競爭,就能提高圖書的采購質量,有利於順利完成圖書館的采訪任務,保證館藏質量。

  (2)嚴把圖書驗收關。承包商為了中標一般都壓低了價格,因此加塞價高質次圖書、經常少提供或不提供高折圖書,對像高教、科學、三聯等出版社的訂單,往往供貨率很低,而這些學術性高的書籍又是很多高校或專業圖書館必需的,缺之就勿談館藏質量了。因此,要嚴防供貨方塞書,驗收時要逐種對書商所供圖書和圖書館的訂購數據進行核對,主要核對ISBN號、書名、價格、複本,若非本館訂購的圖書,堅決剔除。

  (3)預留少量自行采購資金。為了使館藏更具科學性,應抽出小部分經費作為自行采購的費用,以補充急需的文獻資料。

  (4)落實圖書采購過程管理與結果評價製度。即使通過嚴格的招標選定了優秀供應商,也並不能保證圖書館就能獲得優質的圖書和良好的服務,如果沒有很好的監督管理製度以及服務質量評價體係,商家的逐利本性會在追求利潤最大化的目的下暴露無遺,他們會毫不顧忌地搭售廉價圖書、延遲供貨、降低加工質量等。因此加強對采訪過程的管理與結果的評價就顯得尤為必要。

  三、采編配合與館藏質量控製

  圖書館的館藏質量如何,離不開采編部門的質量控製,不管是采訪與編目分設部門,還是兩者合二為一成采編部門也罷,其主要的職責還是把控好館藏質量,為讀者提供優質的文獻資源。相對於傳統的紙本書,網絡時代的采訪與編目相互間的關聯更大,因此采訪和編目部門的合作與協調顯得尤其重要。

  (1)采訪作為館藏質量控製的第一道手續,對館藏的質量起著舉足輕重的作用,而作為館藏的“第一讀者”,編目人員在編目過程要有意識地對文獻資源在內容或使用上的不足加以關注,從而及時發現采訪人員無法發現的問題。

  (2)在編目過程中,編目人員有機會了解到更多的信息,比如與此文獻相關的其他更好的文獻或數字資源,這個領域權威的、相關主題的、獲獎情況等信息,這可以補充采訪人員隻接觸到相關的書目和介紹所帶來的信息缺失。

  (3)編目人員在知識麵、專業知識等領域有著和采訪人員不同的視角,例如編目人員可以通過薦書平台,把所碰到的問題和有價值的信息、推薦的圖書及時反映給采訪人員,這有利於采訪人員與供應商溝通,對所收到的出版信息和推薦書目與已有的采訪信息進行查對,如有疏漏可及時改正彌補。

  (4)雖然現在大多數供應商都提供書目數據,但並不能保證數據的質量,這些數據存在著不準確和不完整的問題,因此,采訪人員要與編目人員進行溝通,了解文獻資料著錄所需的基本要素,以便對書商提出相應的要求,而編目人員對書商提供的數據進行再加工,做必要的更正或補充,以期更好地揭示館藏,編目人員在碰到問題時應及時記錄並反映到采訪人員處,由采訪人員與供應商進行溝通,以保證書目數據的更高水準。

  (5)采編配合,以期達到最優化效果,比如組建各種成員可靈活變動的業務團隊,由團隊來履行各業務過程的職責,從而改進工作流程,減少目前存在的知識結構屏障,更加有效地完成不同類型的文獻采編的各項任務,同時也為采編人員提供了一個展現自我能力的機會和平台,充分發揮每個員工的長處與積極性,做到采編齊心協力,把圖書館的館藏質量提高到一個新的高度。

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