西安文物考古研究（下）

二十七、文物庫房藏品數字化管理軟件的開發與應用

　　翟榮

　　隨著計算機的普及應用和計算機技術的迅猛發展，“數字化”這一全新的概念廣泛出現在社會的各個領域，並在文博行業中悄然興起。所謂“數字化”是指運用計算機技術把原先用紙張或化學感光材料記錄存儲的實體形態和抽象涵義等各類具體信息，通過相關技術進行轉化處理，轉變為用計算機可以識別、存儲和處理的信息。“藏品數字化管理”是指運用數字化技術轉換藏品信息載體，並利用計算機處理藏品信息從而實現對藏品實物的管理，提高文物管理工作的效率和質量。西安市文物保護考古所文物庫房在實踐工作中大膽創新，利用藏品數字化技術，結合庫房藏品管理實踐工作開發出了一套實用高效的文物藏品管理軟件。

　　西安市文物保護考古所文物庫房現藏20世紀50年代以來我市出土、征集、接受捐贈和其他單位移交來各類文物共計12萬餘件，包括金銀器、玉器、瓷器、陶塑陶俑、青銅器、鐵器、錢幣、印章、石刻、字畫及珍善本書等。這些文物是西安古代曆史的記載和見證，是古代人民智慧的結晶，因此確保這些數量龐大的珍貴文物安全、高效、科學管理，充分發揮它們的曆史價值，意義重大。

　　庫房的藏品管理工作主要包括兩個方麵：一是對藏品實物的管理，如藏品建賬、建檔、建卡、藏品整理、賬物核對、藏品的修複保護等；二是對藏品資料的管理，主要是管理與文物藏品有關的文字、圖片、聲像資料等，如藏品的總登記賬、分類賬、藏品檔案、修複保護記錄卡、藏品的各種統計資料、展覽資料、文物接收單、文物出入庫等各類登記表單、庫房重大事件記錄資料等。

　　庫房藏品管理一直是傳統的人工（手工）管理方式，這種管理方式在科技不發達時代曾經發揮了積極作用，但隨著計算機技術和網絡技術的出現，卻桎梏著庫房管理工作的步伐。在傳統的藏品管理工作中由於手工操作存在著大量的重複性勞動，效率極其低下：藏品的分類賬經常使用，在定期的賬物核對工作中，工作人員一邊核對文物一邊翻看賬頁，不僅容易在賬頁上留下汙跡，紙張反複翻閱還會造成賬頁破損，分類賬的重新抄寫更需要耗費大量人力和時間；藏品統計傳統的方法是對文物記錄逐條逐行進行核對累計，不僅費時費力，而且難免發生少查或漏查的情況；在文物庫房為各種展覽提供展品時，由於藏品數量龐大內容豐富，滿足同一展覽主題的文物不止一件，為保證提供展品的質量，經常要進入庫房挑選文物，但庫房有一套嚴格的人員、文物出入庫製度，入庫挑選一件文物完成相應的工作程序大約需要10分鍾，挑選的文物越多，耗費時間越長。在實踐工作中庫房管理人員認識到了藏品人工管理中的這些弊端和缺陷，並積極加以研究解決，經過艱辛努力終於開發出藏品數字化管理軟件。

　　我所文物庫房藏品數字化管理軟件的開發，結合文物庫房藏品管理工作的實際，以實用、高效、易操作為原則，確定了以文物分類號為線索，以藏品檔案、文物修複記錄卡、文物保護記錄卡、參展文物登記卡為核心的開發思路，力求利用計算機技術對庫藏文物及其各種資料實施科學化、規範化管理，並為文物的管理、保護和研究工作提供快捷、優質的服務。

　　這套藏品數字化管理軟件具備八項功能：藏品管理、文物統計、文物選展、文物修複、影像管理、數據新建、權限管理和數據維護，並具有賬表生成和打印功能。

　　作為基礎支撐數據的庫房的級別藏品檔案資料在數字化管理發軟件開發之前已經建立，隻需利用計算機及一些輔助設備就可將其存入電腦數據庫中。因此，在這套軟件中首先開發了具備瀏覽、檢索功能的藏品管理模塊。瀏覽是文物管理、研究工作常用的查閱藏品信息的手段。庫房藏品按質地分類，各類藏品又根據曆史、藝術、科學價值等重要性的不同分為級別藏品和一般藏品，並設立級別庫房和一般庫房分別管理，根據庫房藏品分類標準，瀏覽形式為樹狀結構，操作者在瀏覽前通過樹狀結構對庫房藏品有清晰的了解，從而有目的地進行瀏覽。檢索是快速、準確找到藏品信息的重要手段，庫房藏品不僅數量龐大，而且種類豐富，時代跨度大，為適應不同層次的操作者，該軟件開發了適用專業人員的組合檢索和非專業人員的模糊檢索兩種檢索方式。組合檢索方式中提取了分類號、總登記號、時代、文物名稱、入藏日期、級別、質地7個藏品基本信息作為檢索項，操作者可任意組合檢索項進行檢索。模糊檢索操作界麵設置一條檢索項，操作者可以輸入與要查找文物相關的任意信息字段，但必須是藏品數據庫中存在的字段，係統就可以查找出符合檢索條件的藏品信息。當要打印瀏覽或檢索的藏品信息時，操作者選擇“藏品分類賬”、“藏品總登記賬”打印形式，係統會自動將瀏覽或檢索到的藏品信息生成所需要的賬表，並可通過打印機輸出，打印出的賬表格式、尺寸與目前正在使用的賬表完全相同。藏品管理模塊的功能使得藏品管理和研究工作的效率、質量大為提高。

　　統計是藏品管理工作的重要環節，它是掌握庫內藏品情況的重要途徑。文物統計模塊也采用組合檢索機製，提取了分類號、總登記號、類別、質地、級別、時代6個文物基本特征作為統計項，操作者可在這6個中任意組合進行藏品統計，係統執行完統計任務將統計的結果顯示在屏幕上，操作者通過單擊“詳細資料”按鈕還可以查看符合統計條件的藏品資料。藏品統計功能不僅為迅速了解庫藏文物現狀情況提供了快捷途徑，更主要的是解放了人力，使工作人員有更多的精力投入到藏品研究工作中。

　　文物庫房有著豐富的藏品資源，為各種展覽提供展品充分發揮了這一資源的優勢。文物選展模塊正是針對這項工作設計開發的，該模塊具備瀏覽查詢、文物選展和表單生成三項功能。瀏覽查詢用於瀏覽展覽記錄和根據展覽國家、城市、日期、名稱查詢展覽記錄，通過這項功能操作者可全麵掌握庫房文物展覽工作情況。文物選展功能用來完成展品的挑選工作，展品的挑選分3個步驟：首先是文物篩選，文物篩選采用檢索機製查找符合展覽要求的展品；其次是參展初選，在篩選出的文物範圍內初步確定參加展覽的展品；最後是參展選定，通過對初步選定參展的展品進行刪除或增加，最終確定參展的展品。在確定參展文物後，可根據需要選擇生成“展覽文物目錄”或“參展文物登記卡”，係統自動將參展文物信息以選定的表單形式顯示，並可通過打印機輸出。文物選展功能模塊的使用，有效地提高了文物選展工作的效率和準確性。

　　修複保護是庫房藏品管理的又一項重要工作，文物修複主要是采用物理方法對殘損文物進行修補使其恢複原貌，文物保護則是采用化學方法去除文物本體生長的有害鏽蝕。針對文物修複保護工作開發的修複保護模塊具備數據瀏覽、數據錄入、數據修改三項功能。數據瀏覽功能可以使操作者了解庫藏文物修複保護情況。數據錄入功能通過分類號檢索出需要進行修複保護藏品的修複保護記錄卡，操作者如實地按照實際操作填寫修複保護記錄卡的各項記錄，完成藏品的修複保護記錄卡的建立。一件藏品經過一次修複保護，經過一段時間的保存可能會出現新的情況，需要再次進行修複保護，通過數據修改功能可以對二次（或以上）進行修複保護的藏品記錄進行修改，使藏品修複保護記錄更加完善。

　　藏品的影像資料是指藏品的照片、錄像、繪圖等方麵的信息，它的直觀性是文字所無法比擬的，影像資料是藏品信息的重要內容之一，也是數字化管理係統中不可缺少的重要組成部分。針對庫房藏品影像資料開發的影像管理模塊采用了先進的模式識別技術，操作者以文物的基本資料為檢索條件即可檢索到相應的文物影像，使操作者在接觸實物之前就對實物本身有一個全麵、直觀的了解，根據實際情況有選擇、有目的地接觸理想中的藏品，方便了藏品管理、文物選展及修複保護等方麵的工作，尤其是促進了藏品研究工作的進行，同時減少了因頻繁接觸而對藏品造成的損害。

　　目前，庫房的級別藏品建檔工作完成，並已輸入電腦數據庫。數量龐大的一般文物的建檔工作即將展開，同時隨著考古發掘、文物征集工作的進行，庫房各類藏品數量將不斷增加，大量藏品信息將要輸入數據庫。針對這項工作開發的數據新建模塊就是用來實現增加藏品信息記錄的。數據新建模塊的錄入表設置68個字段項，內容涉及藏品入庫時的原始資料，藏品基本情況，藏品鑒定及定級資料，修複、保護等有關保護措施資料，藏品使用研究的動態資料以及有關該藏品的照相、拓片、繪圖等各種技術性記錄等資料，全麵而詳盡地反映了每一件藏品的特征。係統會自動識別新增加的藏品信息分類號，並將其添加到所屬類別的藏品序列中。

　　這套藏品數字化管理軟件在設計時充分考慮到了操作的安全性，開發了權限管理模塊，將係統操作用戶分為瀏覽級、操作級和管理級三個層次。瀏覽級、操作級、管理級用戶擁有各自的名字和密碼。瀏覽級用戶隻能使用藏品管理模塊瀏覽、查詢數據庫中的藏品信息。操作級用戶在管理級的授權下，進行除權限管理模塊外其餘功能模塊的操作。管理級用戶可以操作整套軟件維護信息數據庫中的內容，並可設置操作級和瀏覽級用戶人數和密碼。

　　一個好的係統，不僅要有強大的功能，而且要有完善的係統維護功能。這套軟件的數據維護模塊具備數據備份和數據修改功能。數據備份功能是一種很好的防止數據丟失的安全措施，在數據遭到破壞時可以及時恢複備份，使損失降到最低。數據修改功能是用來修改維護人工輸入數據信息出現錯誤的藏品數據信息，為確保藏品信息安全，數據修改功能必須是在確認數據庫中存在需要糾正的錯誤信息並經主管領導批準的前提下，方可啟用。

　　這套藏品數字化管理軟件的各項功能正在庫房藏品管理工作中發揮著重要作用，把許多複雜、繁重的工作變得簡單化、輕鬆化。日常的人工查詢、檢索已被迅速、準確的計算機檢索所取代，簡捷、精確的統計為管理、研究工作提供了便利的工具，不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且減少了因頻繁接觸藏品而對其造成損害的機會，庫房通過運用藏品數字化管理軟件對藏品資料的管理實現了對藏品實物的管理，極大地提高了庫房管理工作的效率和質量。

　　計算機科技的發展進步日新月異，今天的新技術在明天更加先進的科技麵前就會顯得落後，麵臨更新換代，因此應用軟件的功能需要不斷擴展和提升。庫房藏品數字化管理軟件在設計開發時充分考慮到日後功能拓展和後續升級的必要性，在建立數據庫時采集了109個數據項，這些數據項除包含檔案冊規定的藏品信息描述項目外，還包括未來可能使用而目前尚未頒布的描述項目，較為完善的數據項將會使將來的補充和達標工作變得輕鬆。係統的結構設計分三層，實現了用戶界麵層、業務處理層、數據庫層的完全分離，當需要增加新的功能時，可在業務處理層添加新功能，以保證係統的適用性。將來如果國家頒發了統一的藏品管理軟件，原有的係統已不再適用，要啟用新的係統時，原有的數據能夠平穩地轉換過渡到新的係統，節約成本，提高效率，達到良性循環。